Делопроизводство pdf

21

водственное управление. Названия отделов, входящих в состав главных управлений, пишут со строчной буквы, например: отдел новых машин Технологиче-

ского управления, отдел эксплуатации Главного производственного управления.

В официальных названиях организаций с прописной буквы пишется первое слово, например: Дворец детского творчества ‘‘Яблонька’’. Названия объеди-

нений, комбинатов, шахт, трестов и институтов, если им предшествуют родовые слова типа ‘‘производственное объединение’’, ‘‘комбинат’’, ‘‘трест’’, ‘‘институт’’, ‘‘шахта’’, пишутся в кавычках и не склоняются. Например: производ-

ственное объединение по добыче угля ‘‘Донецкуголь’’ – производственному объединению ‘‘Макеевуголь’’. При отсутствии родовых слов названия необходимо писать без кавычек, и они склоняются, например: Минуглепром - Донугле- машу. Названия организаций, предприятий, съездов, конференций, начинающиеся со слов Государственный, Всеукраинский, Чрезвычайный и др. или с порядковых числительных, выраженных словесно пишутся с прописной буквы,

например: Государственная библиотека имени Т. Г. Шевченко, Государствен- ный МакНИИ по безопасности работ в горной промышленности, III Всеукра-

инский фестиваль. Слово ‘‘совет’’ в единственном и множественном числе всегда пишется с прописной буквы, если входит в полное наименование органа власти; например: Приморский районный Совет народных депутатов г. Одес-

сы. В сокращённых названиях слово ‘‘совет’’ пишется слитно и со строчной буквы, например: горсовет, сельсовет, поссовет. В названиях документов, утверждённых Кабинетом министров Украины, слова ‘‘Постановление’’, ‘‘Положение’’, ‘‘Устав’’, ‘‘Инструкция’’ пишутся с прописной буквы. Слова ‘‘распоряжение’’, ‘‘решение’’, ‘‘акт’’, ‘‘приложение’’, ‘‘перечень’’ – со строчной, на-

пример: ‘‘В соответствии с Инструкцией о проведении выпускных экзаменов в школах Украины’’. Географические названия, если они не входят в состав собственного имени предприятия, пишутся со строчной буквы, донецкая шахта ‘‘Петровская’’, но Кучурганская ГРЭС. В символических условных названиях предприятий или учреждений первое слово пишется с прописной буквы и всё название заключается в кавычки, например: сельскохозяйственное предприятие ‘‘Заря’’. Не пишется в кавычках наименование предприятия, учреждения, если в нём есть слово ‘‘имени’’ или ‘‘памяти’’, например: институт имени Глушкова В. М. Сокращённые названия (аббревиатуры) институтов, читаемые по первым буквам, пишутся прописными и без кавычек, например: ВНИМИ, ОГАСА, ОНЮА, ВНИИУглеобогащение. Во множественном числе слова ‘‘государственные комитеты’’, ‘‘министерства’’, ‘‘главные управления при кабинете Министров Украины’’ пишутся со строчной буквы. При перечислении в тексте нескольких министерств или комитетов следует писать их полное наименование,

например: ‘‘Обязать Министерство образования и Министерство финансов, но не ‘‘обязать Министерства образования и финансов’’. Однако при пере-

числении объединений, комбинатов, трестов и т. п. родовое слово следует пи-

сать один раз: ‘‘…обязать производственные объединения ‘‘Донецкуголь’’, ‘‘Макеевуголь’’, ‘‘Снежнянскантрацит’’, но не ‘‘объединение ‘‘Донецкуголь’’, объединение ‘‘Снежнянскантрацит’’, объединение ‘‘Макеевуголь’’ и т. д.

Написание должностей, званий и фамилий

22

Наименование высших государственных и правительственных должностей пишут с прописной буквы, например: Президент Украины, Председатель ка- бинета министров Украины, заместитель Председателя Верховной Рады Ук-

раины. Названия всех других должностей – со строчной, например: министр образования Украины, член коллегии Министерства здравоохранения Украины, генеральный директор производственного объединения ‘‘Антарктика’’. На-

именования воинских, почётных и учёных званий пишут со строчной буквы,

например: лауреат Государственной премии Украины имени Т. Г. Шевченко, доктор медицинских наук, почётный гражданин г. Одессы, генерал-майор юс-

тиции. В наименованиях орденов все слова, кроме слова ‘‘орден’’, пишутся с прописной буквы, например: орден Богдана Хмельницкого, орден Трудового Красного Знамени, орден Победы. Имеются некоторые особенности написания и склонения имён и фамилий. Не склоняются фамилии, оканчивающиеся на – аго, -яго, -ых, -их, -ово: Живаго, Синяго, Верных, Долгих, Хитрово. Иностран-

ные фамилии, оканчивающиеся на гласный звук (кроме неударяемых –а, -я), не склоняются: роман Гюго, роман Золя, опера Верди и др. Украинские фамилии на –ко также не склоняются: Середенко, Шевченко. Фамилии на неударяемые – а, -я склоняются как славянские, так и иностранные: к Голде, творчество Коля-

ды, фильм с участием Джульетты Мазины, в институте имени Патриса Лу-

мумбы. Русские и иноязычные фамилии с окончанием на согласную склоняются, если относятся к мужскому роду, и не склоняются, если к женскому, напри-

мер, рабочему Дубчеку - рабочей Дубчек, у Франца Штерна – у фрау Штерн.

Однако фамилии, произошедшие от названий животных, неодушевлённых предметов, не склоняются, например, Лебедь, Заяц, Жезл, Бочка. В русских двойных фамилиях склоняются обе части, если они существуют как самостоятельные фамилии: Николаевой – Терешковой, если же первая часть не образует самостоятельной фамилии, то она не склоняется, например, Бонч-Бруевичу, Яр-

Мухамедову и др.

Отклонение от литературных норм Текст, насыщенный словесными излишествами, архаизмами и канцеляриз-

мами, труден для понимания. Также усложняют понимание документа малоизвестные слова иностранного происхождения, профессионализмы, неологизмы. Не украшают документы просторечия, диалектизмы. Архаизмы – это устаревшие слова, выражения и грамматические формы, которые вышли из употребле-

ния. К ним относятся такие слова: благодарственный, благоволите сообщить, вещать, доверительный, начертать, отведать, страж и другие. Канцеляриз-

мы – это сложные, громоздкие слова и фразы с устойчивой архаической структурой и характерными канцелярскими союзами и союзными словами, а также сухие, выспренние казённые слова, например: выполнить плановое задание по линии всех показателей; надлежит разработать мероприятия по устранению имеющихся недостатков…; приветствие в адрес Хитрова (вместо Хитрово) и

др. Очень много канцеляризмов встречается в служебной переписке.

24

Оформление договоров Договор – это письменное соглашение о взаимных обязательствах. Договор

может заключаться между государственными, частными или общественными организациями, фирмами (предприятиями), учреждениями, а также гражданами. Часто используемыми договорами являются:

1.Договор аренды (например, арендодатель предлагает во владение и пользование нежилое помещение).

2.Договор залога (например, об оказании беспроцентной возвратной финансовой помощи).

3.Договор комиссии (например, комитент поручает, а комиссионер обязуется заключить от своего имени за счёт комитента с третьими лицами сделку по приобретению или продажи какого-либо товара или выполнении каких-то услуг).

4.Договор – поручение (например, поверенный обязуется заключить от имени и за счёт доверителя какие-то сделки по поставкам продукции или оказать какие-то услуги).

5.Договор о передаче долга (например, должник передаёт, а предприятие принимает на себя обязательства по погашению долга).

6.Договор подряда (например, заказчик поручает, а подрядчик принимает на себя производство строительных работ по возведению какого-то сооружения).

7.Договор поставки (поставщик обязуется поставить, а покупатель принять и оплатить какой-то товар).

8.Договор перевозки (например, перевозчик обязуется доставить вверенный ему заказчиком (или отправителем) груз до пункта назначения).

9.Договор о совместной деятельности (например, предприятия принимают

на себя обязательства совместно действовать для достижения хозяйственных или коммерческих целей).

10.Трудовой договор (контракт) (когда работник обязуется выполнять ка- кую-то работу, а собственник обязуется выплачивать за это денежное вознаграждение).

11.Договор об уступке требования (например, кредитор уступает новому кредитору право требования задолженности по расчётам за поставленную продукцию).

12.Договор хранения (например, владелец передаёт хранителю на ответственное хранение какие-то товары).

Договор купли-продажи Одним из самых распространённых договоров на данное время является до-

говор купли-продажи, который в коммерческой практике обычно называют

контрактом. Договор (контракт) купли-продажи – это коммерческий право-

вой документ, который закрепляет соглашение сторон на поставку товара и проведение других операций, необходимых для реализации сделки. В контракте должны содержаться следующие данные:

oнаименование товара; оно составляет предмет договора купли-продажи;

oколичество товара; оно составляет размер поставки;

25

oкачество товара; должны быть предусмотрены способы его определения;

oцена товара; должна быть показана как цена единицы товара, так и его общая стоимость;

oбазис поставки;

oобщая сумма контракта;

oусловия платежа; указывается форма оплаты и требуемые для этого документы;

oсрок поставки;

oупаковка и маркировка;

oприёмка-сдача товара; описывается процедура приёмки (сдачи) товара;

oгарантии поставки и санкции (наказания) в случае нарушения её условий;

oрекламации; устанавливается порядок предъявления претензий по поставке;

oпорядок разрешения споров (арбитраж);

oфорс-мажор; устанавливается порядок действия сторон в случае чрезвычайных обстоятельств: пожара, стихийных бедствий (землетрясения, наводнения, извержение вулканов и т. п.), войн и военных действий, блокады и др.;

oусловия транспортировки товара;

oадреса сторон;

oподписи сторон.

Изучая договор купли-продажи (контракт), маркетолог должен обратить особое внимание на так называемые базисные условия поставки. Эти условия определяют обязанности продавца и покупателя по доставке товаров и, что весьма важно, устанавливают момент перехода риска случайной гибели или повреждения товара от продавца к покупателю. Базисные условия устанавливают, кто несёт расходы, связанные с транспортировкой товара, которые в отдельных случаях могут составлять до 40-50% стоимости товара. Эти расходы включают затраты на подготовку товара к отгрузке, оплату погрузки на транспортное средство, оплату перевозки, а также оплату страхования и хранения товара в пути. Предусматривается оплата таможенных пошлин, налогов и сборов в случае необходимости пересечения государственной границы.

Подготавливая контракт в качестве продавца, предприниматель должен взять на себя и отразить в этом документе ряд обязательств:

oтовар должен быть поставлен в строгом соответствии со всеми условиями контракта;

oпокупатель должен быть своевременно уведомлён о готовности товара к отгрузке;

oза свой счёт оплатить расходы по проверке товара должностными лицами;

oза свой счёт оплатить упаковку товара, а также, а также таможенные пошлины и налоги;

oпредоставить покупателю так называемый ‘‘чистый документ’’, удостоверяющий поставку товара на согласованных условиях (‘‘чистый’’ - значит без оговорок относительно дефектов тары и упаковки);

27

oнаименование предприятия (фирмы), ведомства, учреждения (организации), вступающего в договорные отношения;

oнаименование разновидности документа (договор);

oдата заключения договора;

oместо заключения договора;

oпредмет договора;

oюридические адреса сторон;

oподписи представителей;

oпечати.

Содержание договора излагается отдельными пунктами, которые должны иметь сквозную нумерацию. Текст печатается на обеих сторонах листа через один интервал, с пробелами между пунктами в полтора интервала. Слово ДОГОВОР следует печатать прописными буквами. Договор составляется в двух экземплярах (если он двусторонний), которые имеют одинаковую юридическую силу.

Создание базы данных в Microsoft Access для ведения делопроизводства в офисе

Наличие огромного числа документов создаёт значительные трудности при работе с ними (поиск, редактирование и т.д.). Желательно их отсортировать по типу. Ниже представлена таблица в Access, в столбце которой ‘‘Вид документа’’ представлены следующие типы: отчёты, договоры, приказы, распоряжения, кадры. Естественно, что их можно продолжить.

В столбце ‘‘Описание’’ приводится краткое описание документа. Столбец ‘‘Содержание’’ содержит описываемый документ. При поступлении нового документа необходимо при включении его в базу (в таблицу ‘‘Делопроизводство’’) указать его тип, дать описание и подключить документ к базе. Подключение осуществляется из меню Access: Вставка – Объект – Обзор. Документ можно создать из файла и оставить его в базе или установить связь с ним. Если установлена связь, то при редакции документа, база также будет связана с новой его редакцией.

Запросы с параметрами, в которых запрашивается ввод условий отбора

28

Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например, условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле.

Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например, двух дат. Затем Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами. Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным.1 Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При печати данного отчета Access выводит на экран приглашение ввести месяц, доходы за который должны быть приведены в отчете. После ввода месяца Access выполняет печать соответствующего отчета. Запросы с параметрами позволяют создавать пользовательскую форму или диалоговое окно, в котором выводится приглашение ввести параметры запроса с последующим отображением результатов в режиме таблицы. В пользовательское диалоговое окно можно добавить кнопки и другие элементы управления,2 печать условия, введенного в запрос с параметрами, в заголовке отчёта,3 чтобы пользователь отчета видел значения, использованные при его создании.

1 Страница доступа к данным - опубликованная с помощью Microsoft Access веб-страница, имеющая подключение к базе данных. С помощью страницы доступа к данным можно просматривать, добавлять, изменять и обрабатывать данные, хранящиеся в базе. Страницы доступа к данным могут также содержать данные из других источников, таких как Microsoft Excel.

2 Элемент управления - объект графического интерфейса пользователя (такой как поле, флажок, полоса прокрутки или кнопка), позволяющий пользователям управлять приложением. Элементы управления используются для отображения данных или параметров, для выполнения действий, либо для упрощения работы с интерфейсом пользователя.

3 Заголовок отчета - область отчета, используемая для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или введение, которые следует напечатать один раз в начале отчета.

30

Бухгалтерский учёт – язык бизнеса. Слово бухгалтер происходит от немец-

кого Buch – книга и galter – держать. Буквально – ‘‘держатель книг’’ - спе-

циалист, который анализирует первичную информацию, содержащуюся в документах, собирает её, обрабатывает и систематизирует в учётных регистрах с целью управления предприятием. Бухгалтерский учёт нужен для того, чтобы понять, как идут дела на предприятии или в компании, насколько они хороши или, наоборот – плачевны. Он позволяет перевести все действия, предпринимаемые в мире бизнеса, на язык цифр, анализируя которые можно принять взвешенное и компетентное решение, выявить сотни ‘‘подводных’’ препятствий, которые предприятие или компания должна преодолеть, а также корректировать планы на будущее. Короче, он даёт наиболее полную информацию о хозяйственной деятельности и финансовом состоянии любого предприятия.

Основу производственной деятельности предприятия составляют три хозяй- ственных процесса: заготовление, производство и реализация. Процесс заго- товления связан с приобретением товарно-материальных ценностей различного вида, необходимых для производственных и хозяйственных нужд. В процессе производства – основной задачи предприятия – изготовляется продукция, оказываются услуги, выполняется работа. В процессе реализации выполняются договорные обязательства перед покупателем и заказчиками, и учитывается поступление выручки от реализации продукции, услуг, работ; определяется прибыль. Хозяйственные операции, осуществляемые в процессе заготовления, производства и реализации, являются объектами учёта. Для производственной деятельности предприятия необходимы хозяйственные средства. Хозяйствен- ные средства – это средства, которыми обладает предприятие и, которые имеют стоимость: здания, оборудование, патенты, изобретения, право на пользование землёй, запасы материалов и товаров, денежные средства в банке и кассе, а также причитающиеся предприятию выплаты от должников (дебиторов). Хозяйственные средства подразделяются: на основные, оборотные и отвлечённые. Основные средства многократно участвуют в процессе производства, они изнашиваются физически или устаревают морально в течение длительного времени и поэтому предприятие может погашать их стоимость постепенно, включая в себестоимость вновь созданной продукции частями в течение всего срока их службы. К основным средствам относятся здания, оборудование, нематериальные средства – патенты, изобретения, право на пользование землёй и т. п. Оборотные средства используются в течение одного производственного цикла, свою стоимость они сразу переносят на изготовленную из них продукцию. Это сырьё, материалы, полуфабрикаты, топливо тара и др. Отвлечённые сред- ства – это суммы прибылей, подлежащие перечислению в бюджет в виде налогов, и суммы, использованные на образование резервного и специальных фондов предприятия. Хозяйственные средства могут быть образованы и получены за счёт разных источников. Источники указывают, откуда (за счёт чего или кого) берутся хозяйственные средства. Они могут быть собственными и заёмными. Собственными источниками являются уставной капитал, прибыль, неиспользованные суммы специальных и резервного фондов. Заёмные источники - кредиты банка, займы, долги (задолженность) другими предприятиям и госу-