Делопроизводство pdf

31

дарству. Все хозяйственные средства и их источники также являются объекта- ми бухгалтерского учёта. Таким образом, к объектам бухгалтерского учёта относятся как хозяйственные средства и их источники, так и движение средств и источников в ходе хозяйственных процессов. Бухгалтерский учёт ис-

пользует свои специфические способы и приёмы, совокупность которых определяется как методы бухгалтерского учёта. К ним относятся: документирование, инвентаризация, счета и двойная запись, баланс, оценка, калькулирование, отчётность.

Документирование. В бухгалтерском учёте отражаются все без исключения хозяйственные операции, и каждая хозяйственная операция подтверждается документом. Документ – это письменное свидетельство, которое делает бухгалтерскую запись юридически законной.

Инвентаризация. Сверка документов бухгалтерского учёта с фактическим наличием товарно-материальных ценностей, денежных средств и финансовых обязательств. Инвентаризация позволяет проверить сохранность материальных и денежных средств, выявить ошибки бухгалтерского учёта.

Счета и двойная запись. На предприятии ежедневно совершаются хозяйственные различные операции. При этом хозяйственные средства и их источники постоянно движутся и изменяются, что находит своё отражение в счетах. Бухгалтерские счета являются учётными регистраторами. В них отражаются хозяйственные операции. Для каждого вида (группы однородных объектов) хозяйственных средств и их источников открывается отдельная смет – таблица, левая часть которой называется дебет, а правая – кредит. Каждая хозяйственная операция записывается по двум счетам в одной и той же сумме (по дебету одного счёта и по кредиту другого счёта). Такое отражение хозяйственной операции на счетах и носит название двойная запись.

Баланс – это способ обобщения и группировки хозяйственных средств и их источников на определённую дату (подобен фотографии). Он представляет собой таблицу, которая имеет две части: левая – актив и правая – пассив. В активе записываются хозяйственные средства, а в пассиве – их источники. Итог актива равен итогу пассива. Слово ‘‘баланс’’ в переводе с латинского означает ‘‘весы’’, ‘‘две чаши’’. Баланс в обобщённом виде показывает финансовое состояние предприятия.

Оценка. Все хозяйственные средства и их источники, а также хозяйственные операции, вызывающие их изменение, выражаются в едином денежном измерителе.

Калькулирование – это способ учёта затрат, связанных с производством продукции (услуг, работ) и её реализацией. Калькулирование позволяет узнать, во что обходится единица продукции и, следовательно, обоснованно установить цены, а также выявить прибыль от производства продукции (услуг, работ).

Отчётность – это завершающий этап учётного процесса. В ней отражается имущественное и финансовое положение предприятия, результаты хозяйственной деятельности предприятия за отчётный период. Баланс – это одна из форм бухгалтерской отчётности предприятия. Помимо баланса, в бухгалтерскую отчётность включается отчёт о финансовых результатах, отчёт о движении капи-

33

Формы финансовых отчётов на разных предприятиях сильно отличаются друг от друга. Дело в том, что создать единую форму финансового отчёта не-

возможно. Выбор формы отчёта зависит от того, для каких целей создаётся этот документ, а также от того, какое впечатление вы хотите произвести на тех лиц, которым предназначен этот отчёт. Главное, чтобы представлен-

ная в отчёте информация помогала принимать решения. В финансовом отчёте фиксируется движение потока ресурсов за некий период времени. Прибыль или чистый доход, представляет собой величину, которая получается в результате вычитания суммы убытков, образовавшихся в процессе создания прибыли, из суммы доходов, полученных за отчётный период. По размеру чистого дохода судят о том, как много денег заработала компания. В финансовом отчёте движение ресурсов обычно подразделяется на текущую и нетекущую части. В первой из них отражаются ежедневные изменения. Вторая, нетекущая часть представляет активы (фонды), в которые фирма вкладывала деньги, а также доходы, связанные с экстраординарными событиями, например с одноразовой продажей активов компании. Текущая часть финансового отчёта представляет результаты основной, каждодневной деятельности фирмы, а нетекущая часть – результаты второстепенной (вспомогательной) работы компании. Чтобы получить полную картину и иметь все данные для составления планов на будущее, нужно знать обе эти части. Существует два метода ведения бухгалтерского учёта:

1.Метод текущего бухгалтерского учёта.

2.Метод учёта денежных средств (кассовый метод).

Метод текущего бухгалтерского учёта Этот метод по другому называют принципом сбалансированности. В нём

существует два этапа: сравнение доходов за данный период и издержек, связанных с получением этих доходов. При продаже на условиях кредита принцип текущего бухгалтерского учёта состоит в том, что фиксируется прибыль в момент продажи, а не тогда, когда клиент оплатит чек.

Метод учёта денежных средств Данный метод заключается в том, что доход фиксируется в тот момент, ко-

гда получены деньги, а расходы – тогда, когда деньги потрачены. Хотя метод учёта денежных средств является менее точным, поскольку связывает доходы со стоимостью и расходами, в небольших компаниях его иногда предпочитают более точному методу текущего учёта. Финансовые отчёты необходимы руководству компании, чтобы видеть связь между доходами и расходами компании, т. е. видеть рентабельность в данный момент времени. Отчёты о движении (поступлении и расходе) денежных средств позволяют руководству оценить платежеспособность компании: достаточно ли у неё оборотного капитала сейчас (и в будущем), чтобы продолжить финансовые операции. Эти три типа отчётов – финансовый, балансовый и отчёт о движении денежных средств теснейшим образом связаны между собой, хотя они и служат разным целям и обеспечивают разные перспективы общего финансового положения компании.

Увеличение доходов вызывает увеличение прибыли по кредитовой статье балансового отчёта, а увеличение расходов денежных средств - приводит к уменьшению прибыли в дебетовой статье балансового отчёта. Кассовые посту-

34

пления и издержки, отражаемые в отчёте о движении денежных средств, суммируют увеличение и уменьшение доходной и расходной частей в общем объёме оборотного капитала компании. Отчёты о движении денежных средств могут в точности отражать (а могут и не отражать) влияние процесса распределения дохода и расхода за отчётный период.

Бухгалтерская документация Бухгалтерский учёт нужен для того, чтобы контролировать хозяйственную

деятельность и финансовое состояние предприятия или компании, анализировать, принимать взвешенные и компетентные решения, выявлять препятствия, возникающий в процессе работы, и корректировать планы на будущее. Исходя из этого, главные бухгалтерские документы сводятся к следующим итоговым документам за отчётный период (месяц, квартал, год):

oбухгалтерский отчёт (баланс, или балансовый отчёт);

oфинансовый отчёт;

oотчёт о движении денежных средств (отчёт о поступлении и расходе). Всё это и есть бухгалтерская отчётность. Для составления вышеперечисленных итоговых документов, необходимо ежедневно вести учёт различных действий по закупкам и продажам товаров и услуг, движения денежных средств (учёт их перевода и поступлений на счета банков и в кассу фирмы и т. д.) и много других текущих действий.

Для правильного ведения дел предусматривается ежедневная запись хозяйственных операций в Главный журнал (его называют Журнал операций или Журнал регистраций). Такие записи позволяют отслеживать каждую отдельную операцию по каждому счёту, будь то операции с наличными деньгами, операции со счетами дебиторов (продажа) или со счетами, подлежащими оплате (покупка материалов) и т. п. Информация обо всех этих операциях (продажа, покупка, получение или расходование фондов и т. д.) записывается в этот журнал. Обычно он содержит сведения об операциях в хронологическом порядке: первая запись, например, содержит данные о продаже, вторая – данные о покупке, третья – о выплате, затем снова о покупке и т.д.

Информация об операциях копируется (или переносится) из главного журнала в главную книгу. Главная книга организована иначе: по одному разделу для каждого типа счётов, например, для счётов дебиторской задолженности или кредитов. Внутри каждого раздела информация, как правило, записывается в хронологическом порядке. Разница между Главным журналом и Главной кни-

гой состоит в том, что последняя дифференцирует (или разбивает) по опре- делённым счетам информацию, которая содержится в главном журнале. Ин-

формация в главной книге подытоживается, и в конце отчётного периода готов итоговый результат по каждому счёту. Эти итоги используются для подготовки финансовых документов типа финансового отчёта или баланса. Вести только один журнал и только одну главную книгу довольно сложно. Если бы использовался только один журнал, операция по перенесению сведений из него в главную книгу отнимала бы слишком много времени. Более того, поиск информации о той или иной операции по продаже или некой выплате кредитору значительно усложнился бы – даже при использовании функции поиска Excel.

35

Большинство компаний используют специализированные журналы для записи информации о тех или иных типах операций. Самыми распространёнными типами операций являются продажа товара клиентам и выплата кредиторам. Кроме того, многие компании ведут дела с клиентами и поставщиками, как на основе текущих денежных средств, так и на основе кредита. По этой причине обычно ведутся четыре специализированных журнала.

Журнал кассовых поступлений содержит информацию о платежах, которые поступают от клиентов. Платежи могут иметь форму наличных денег (например, когда клиент при покупке какого-либо товара расплачивается денежной купюрой) или чека (платёж за покупку сделанный в кредит). Этот журнал содержит также другую информацию о получаемых компанией денежных средствах (например, о капиталовложениях, которые внесены в фонд компании и др.). Журнал наличных расчётов содержит информацию о выплатах кредиторам и поставщикам. Обычно это платежи представляют собой чеки, которые выписываются, но могут и иметь форму выплат наличными. Кроме того, в этом журнале содержится информация о текущих расходах, которые оплачиваются налич-

ными (например, зарплата сотрудникам или аренда помещения).

Журнал продаж содержит информацию о продажах товара в кредит. Вместе со сведениями о продажах, которые содержатся в журнале кассовых поступлений, журнал продаж учитывает все продажи, которая осуществляет ваша компания.

Журнал покупок содержит информацию о покупках, сделанных в кредит. Вместе со сведениями о покупках, которые фиксируются в журнале наличных расчётов, журнал покупок учитывает все операции компании, связанных с приобретением.

В принципе, нет никаких особых причин придерживаться именно такого набора журналов: подойдёт любая структура, которая предусматривает ис- пользование специализированных журналов для часто встречающихся опера- ций.

Главный журнал в Excel

Для ведения Главного журнала написано немало программ. Некоторые из них предоставляют пользователю план бухгалтерских счетов (например, 1С Бухгалтерия). Поэтому многие бухгалтера предпочитают вести учёт ежедневных операций именно с их помощью, не обращаясь к Excel. Однако Excel

предоставляет мощные, гибкие и наглядные средства ввода, хранения и поиска сведений об отдельных операциях. Единственно, что необходимо - создать собственные категории для всех этих операций. Если ввод и хранение данных об индивидуальных средствах осуществляется с помощью других программ, то может появиться проблема при импортировании файлов в Excel. Хотя большинство программ этого класса снабжено опциями для экспортирования данных в текстовый формат (ASII-формат), структура экспортируемых данных может оказаться не совсем подходящей для внедрения в Excel. Некоторые программы преобразуют каждую часть, записав отдельную строку ASII-файла: первая строка – номер счёта, вторая – название счёта, третья – количество операций т. д. Конечно, такой тип структуры тоже можно импортировать в рабо-

36

чий лист Excel, причём без особого труда с помощью команды Файл – От- крыть, однако потом появится необходимость поместить название счёта и количество операций в ту же строку, в которой находится номер счёта. При большом количестве хозяйственных операций, процедура вырезания – вставки быстро надоест и придётся написать макрос, который будет выполнять перенос данных самостоятельно. В простейшем варианте Главный журнал представлен на рис. 1. На этом листе зафиксированы текущие операции за февраль одной малой фирмы, которая занимается продажей ламп накаливания (обозначьте этот лист Excel – Глав.журнал. Это необходимо будет в дальнейшем, чтобы правильно производить ссылки на этот лист. Для этого дважды щёлкните левой кнопкой мыши по названию ярлыка этого листа и напишите имя ‘‘Глав.журнал’’).

Кроме текущих операций (приобретение сканера, оплата: аренды офиса, телефонных переговоров, рекламы, канцелярских товаров; денежные средства, направленные на заработную плату и т. д.) в Главном журнале представлены три колонки: номер счёта, дебет и кредит. Для большего понимания, рассмотрим классификацию бухгалтерского счёта. Классификация бухгалтерских счё- тов – группировка счётов бухгалтерского учёта по однородным признакам с целью их глубокого изучения и правильного применения при систематизации экономической информации. Наиболее характерными классификационными признаками являются принадлежность счётов к средствам или источникам, учитываемых объект, их регулирующую оценку, материальным или нематериальным объектам.

Рис. 1. Главный журнал малого предприятия по продаже электрических лампочек

Счёт бухгалтерского учёта – это основная единица хранения информации о наличии и движении хозяйственных средств и их источников за определённый период. Счета бухгалтерского учёта выступают в виде способа группировки хозяйственных средств и источников их образования в денежной оценке за определённый период. На счетах бухгалтерского учёта отражается движение объектов учёта в сторону их увеличения или уменьшения, а также их остатки на начало и конец отчётного периода. Как видно (рис. 1) бухгалтерские счета представлены в виде таблицы с двумя колонками, левая сторона которой называется Дебет, а правая – Кредит. Каждый счёт имеет название и код. Номер кода определяется Планом счётов бухгалтерского учёта. Ряд развитых и развивающихся стран для построения своего Плана счётов бухгалтерского учёта используют рекомендации Международных бухгалтерских стандартов. Число счётов бухгалтерского учёта определяется Планом счётов. Счета бухгалтерского учёта бывают активными и пассивными. На активных счетах бухгалтерского учёта учитываются хозяйственные средства, а на пассивных – источники их образования. На активных счетах – остатки хозяйственных средств и их увеличение отражаются по дебету, а уменьшение – по кредиту. На пассивных счетах остатки источников и их увеличение отражаются по кредиту, а их умень-

шение – по дебету. Уточним понятия актив и пассив. Фиксированные активы

обычно включают в себя такие элементы, как земля, производственные по- стройки (по балансовой стоимости) и оборудование. Принципиальное различие между текущими и фиксированными активами состоит в том, что последние можно быстро и легко превратить в денежные средства – обычно в течение года или ещё меньшего срока, не нарушая при этом нормальной финансовой деятельности компании. Точно также и пассивы можно разделить на текущие и долговременные. Текущие пассивы – это долги, которые компания обязана по- гасить в течение того периода времени, на который определяются текущие активы; обычно этот период равен одному году или меньше. Например, бан- ковская ссуда, которая должна быть погашена в течение одного года. Примером долговременной задолженности может служить закладная (вексель) сроком на 5 лет, с помощью которой можно, например, приобрести помещение.

Дебет и кредит Двойная запись – один из основных элементов метода бухгалтерского учёта,

суть которого заключается во взаимосвязанном отражении одной и той же суммы каждой хозяйственной операции на двух корреспондирующих счетах: по дебету одного из них и по кредиту другого. Двойная запись может затрагивать

38

и большее количество счетов. Использование только двух бухгалтерских счетов составляет простую бухгалтерскую проводку; бухгалтерская проводка, затрагивающая более двух счетов, является сложной. Во всех случаях сумма хозяйственной операции, отражённая по дебету и кредиту корреспондирующих счетов, должна быть одинакова. Дебет – левая сторона бухгалтерского счёта, имеющего форму таблицы с двумя колонками. На материальных счетах отражение хозяйственной операции по дебету показывает увеличение хозяйственных средств или их остаток на начало и конец отчётного периода (чаще всего месяца). На счетах, которые используются для регистрации состояния и движения средств по источникам их образования, в дебете отражаются хозяйственные операции, вызывающие уменьшение источника. Дебет счёта используется при отражении хозяйственных операций в одинаковых суммах методом двойной записи в корреспонденции с кредитом другого счёта. Чтобы прояснить сущность дебета и кредита, возьмём в качестве примера Журнал учёта денежных средств (см. рис. 2). Из рисунка видно, что поступление денежных средств на счёт компании будет называться дебет, а изъятие со счёта – кредит. Баланс определяется как сумма предыдущей ячейки баланса и разности между дебетом и кредитом (этой же строки). Например, в ячейке E6 стоит формула =E5+C6-D6, а для ячейки E7 это будет выглядеть так: =E6+C7-D7 и т. д. Создавая счёт в рабочем листе, обычно делаются два столбца: один для записи поступлений на счёт, второй – для записи отчислений со счёта. Для распределения средств в тот или иной столбец, руководствуются следующими правилами:

oесли счёт активный, поступление на него записывается в левый столбец (дебет);

oесли счёт активный, отчисление с него записывается в правый столбец (кредит);

oесли счёт пассивный, увеличение задолженности записывается в правый столбец (кредит);

oесли счёт пассивный, уменьшение задолженности записывается в левый столбец (дебет).

Рис. 2. Журнал учёта денежных средств

Следую этим правилам, поступления на расчётный счёт записываются в левый столбец, или в дебет: денежные средства – это текущий актив, и поступление увеличивает его. Аналогичным образом (поскольку выдача чека уменьшает количество денежных средств) сумма кредита, на которую выписан чек, вносится в правый столбец, т. е. в кредит. Актив – левая часть бухгалтерского баланса, в которой сгруппированы на определённую дату в денежной оценке все хозяйственные средства предприятия. В активе баланса отражены:

oосновные средства по остаточной стоимости;

oнематериальные активы – по остаточной стоимости;

oзапасы и затраты – за минусом регулирующих статей, т. е. по себестоимости;

oденежные средства, расчёты и другие активы.

Строение актива зависит от страны и обстоятельств, регулируемых государством. Поэтому, например, некоторые статьи Плана счетов России и Украины отличаются друг от друга. Пассив – правая часть бухгалтерского баланса, отражающая источники формирования хозяйственных средств предприятия. В пассиве баланса сгруппированы статьи источников собственных средств: уставной фонд, амортизационный фонд, фонды экономического стимулирования и специального назначения, резервы, прибыль и др., а также заёмные средства: долгосрочные и краткосрочные ссуды банков, различные виды кредиторской задолженности (перед поставщиками и подрядчиками, покупателями, финансовыми органами, рабочими и служащими, органами социального страхования и т. д.), долгосрочные и краткосрочные заёмные средства. Общая сумма пассива должна быть равна общей сумме актива баланса.

Главная книга

Главная книга организована совсем не так, как главный журнал. В Главном журнале в – хронологическом порядке (по времени выполнения или поступления) регистрируются разные по своей сущности деловые операции (отсюда и другое название документа – Журнал регистрации). Это могут быть счета на оплату товаров и услуг, и счета, поступившие от кредиторов и т. д. Главная книга берёт информацию из Главного журнала, но не произвольно, а чётко дифференцируя (т. е. разбивая) её по Планам счётов. Это оказывается очень удобно для подведения итогов отчётных периодов (месяца, квартала, года). В Главной книге получается итоговый результат по каждому отдельному счёту (см. рис. 3). Именно эта информация и используется для подготовки финансо-

вых документов типа Финансового отчёта или Балансового отчёта.

40

Рис. 3. Главная книга

Некоторые технические аспекты Excel Сравним две записи:

=ЕСЛИ(МЕСЯЦ(‘Глав.журнал‘!$A$4:$A$27)=МЕСЯЦ(‘Главн.кгига‘$A$4);1;0)

и

=ЕСЛИ(МЕСЯЦ(ДатаЖурнал)=МЕСЯЦ(ДатаКнига);1;0). Расшифровать вторую запись гораздо легче, чем первую, т. к. адреса и местонахождение ячеек пользователем с первого взгляда усваиваются гораздо труднее, чем расшифрованные имена переменных: ‘‘ЕСЛИ МЕСЯЦ в диапазоне Дата из листа ‘Глав.журнал‘ совпадает с МЕСЯЦЕМ в Дате из листа ‘Глав.книга‘, то возвращается значение 1, в противном случае – 0’’. Поэтому, чтобы в дальнейшем формулы были понятными без дополнительных объяснений, рекомендуется присваивать имена ячейкам, диапазонам и константам Excel. Практически это осуществляется следующим образом: выбирают команду Вставка – Имя - Присвоить и набирают нужное имя в поле Имя. Существует и более быстрый способ: выделяют ячейку или диапазон, щелкают в поле имен (оно находится непосредственно над заголовком столбца, слева от кнопки со стрелкой вниз), набирают нужное имя и нажимают кнопку Enter. Чтобы присвоить имя константе, выбирают команду Вставка – Имя – Присвоить и набирают имя константы в поле Имя. Затем в поле Формула набирают значение, которое вы хотите присвоить этой константе. Присвоение имён даёт огромное преимущество при создании формул, т. к. в саму формулу вводятся эти имена. Таким образом, сокращается время набора и сводится к нулю вероятность ошибок при вводе имён. При этом, вся громоздкая информация об именах находится в списке перед глазами, если выполнить команду Вставка – имя – Вставить. При выборе имён старайтесь использовать и прописные и строчные буквы, например НомерСчётаКнига. Такое написание облегчает прочтение имени (сравните Номерсчётакнига), но, в то же время, не злоупотребляйте прописными буквами, т. к. названия стандартных функций в Excel (например, МЕСЯЦ или ЕСЛИ) за-