Делопроизводство pdf

51

НачБалансПроминвестБанк =ПроминвестБанк!$E$4

Ячейка С2 на рис. 9 содержит формулу: = НачБалансПроминвест- Банк+СУММ(ДебетПроминвестБанк)-СУММ(КредитПроминвестБанк). Трёхмерная ссылка ДенежБаланс =БанкАваль:ПроминвестБанк!$C$2 ссылается на ячейку С2, которая находится в двух рабочих листах - БанкАваль и Проминвестбанк.. Таким образом в ячейку С4 рабочего листа рис. 6 можно ввести формулу: =СУММ(ДенежБаланс), которая даёт сумму значений всех ячеек, составляющих трёхмерное имя ДенежБаланс. В этом случае формула прибавляет значение в ячейке С2 рабочего листа БанкАваль (1339 ден. ед.) к значению в ячейке С2 рабочего листа ПроминвестБанк (51959 ден. ед.) и в результате получается значение 53298 ден. ед. Это – итоговое значение текущего актива фирмы по банковским счетам.

Дебиторская задолженность Обычная практика бизнеса – продажа на условиях кредита, но принцип сба-

лансированности требует, чтобы доходы, полученные к концу определённого периода времени, равнялись расходам, необходимым для получения этих дохо-

дов за тот же период. Поскольку при продаже в кредит вы не получаете денег, следует зафиксировать их как будущие доходы: это называется Дебиторской задолженностью. На рис. 10 показан пример дебиторской задолженности той же компании, занимающейся продажей электроламп. Пусть заключительный баланс в феврале составил 26827 ден. ед. В этой таблице текущий Баланс считается как сумма Баланса предыдущей строки и разности между Дебетом и Кредитом текущей строки. Например, для ячейки Е5 Баланс: =Е4+С5-В2. В этом журнале в течение марта в столбце Дебет листа дебиторской задолженности компания по продаже электроламп регистрирует продажи, сделанные на условиях кредита. Это соответствует правилу записи поступлений на счёт акти-

вов: записываются такие поступления в столбец дебета счёта актива. На рис. 10 запись о кредите появляется в ячейке D14 – 12657 ден. ед. Эта запись представляет собой плату, которую компания получила по кредитной карточке той фирмы, услугами которой она пользуется. Это осуществляется путём отчислений в счёт актива: записываются отчисления в столбец Кредита счёта актива. Сумма в 12657 ден. ед. (рис. 10) показывает, что баланс бухгалтерского счёта кассы увеличился на сумму депозита чека в банке. Этот платёж уменьшает дебет счёта Дебиторской задолженности за март и увеличивает Дебет денежных средств за тот же период. Эта сделка совершенно не повлияла на сумму баланса (общая сумма активов) – она осталась прежней. Она просто переместила актив с Дебиторской задолженности в Денежные средства, отражая тот факт, что деньги в конце концов получена за товары, проданные в январе, т. е. в Балансовый отчёт переносится значение конечной ячейки – Е4.

52

Рис. 10. Дебиторская задолженность

Сомнительные счета К сожалению, не все покупки в кредит по разным причинам заканчиваются

фактической выплатой денег. Если есть основания полагать, что какие – то кредиты могут остаться неоплаченными, то необходимо предусмотреть, что кто – то из клиентов не заплатит. Кроме этого, принцип сбалансированности требу-

ет, чтобы некоторое количество продаж, сделанных в кредит, в течение оп- ределённого периода считались как безнадёжные. В соответствие с этим принципом, признание счетов безнадёжными уменьшает доход за период, во время которого совершались продажи. Есть два основных подхода для оценки количества продаж на условиях кредита, превращающегося в неоплачиваемый:

метод списания с учётом сроков и метод списания в зависимости от степени объёма продаж. Оба подхода зависят от существующих тенденций изменения процента продаж на условиях кредита, которые, в конце концов, нужно будет списывать.

Метод списания с учётом сроков Рабочий лист такого метода, показанный на рис. 11, отражает закупки, сде-

ланные по индивидуальным счетам, количество продаж, даты продаж, а также то количество дней, на которое просрочена оплата каждой покупки. Это количество дней определяется формулой (ячейка D3): = ДАТА(2004;3;31) – ДАТА

(ГОД(C3);МЕСЯЦ(C3);ДЕНЬ(C3))-30.

53

Рис. 11. Просроченные дни дебиторской задолженности

Предприятие устанавливает своим клиентам 30 – дневный срок отсрочки платежей, после которого счёт будет считаться просроченным. Эта формула берёт дату последнего срока балансового отчёта (31.03.04), вычитает 30 дней, которые составляют отсрочку платежей, а затем - дату продажи (дата обозначена в ячейке С3). В результате получается количество дней, на которое просрочена оплата продажи. Сумма 18385 в ячейке В4 (рис. 12) представляет собой общий итог всех продаж на условиях кредита в листе Дебиторской задолженности, которые являются текущими. Формула суммирует (=СУММ(ДекДЗДебет)) значения в диапазоне ДекДЗДебет =Дебитор.Задолж.!$C$5:$C$24. Значение в ячейке С4 (5671 ден. ед.) вычисляется по формуле массива:

=СУММ((ПросрочДни!$D$3:$D$26<31)*(ПросрочДни!$B$3:$B$26)).

Процентные значения, показанные в строке 5 рис. 12 можно использовать в качестве оценки кредитной политики фирмы. Если эти значения слишком сильно расходятся с теми, которые администрация считает приемлемыми для данного периода, то необходимо пересмотреть условия кредитования конкретного клиента. Ячейки В10:В14 содержат справочную информацию о проценте счётов, которые превратились в безнадёжные после того, как истёк определённый период времени. Опыт компании по продаже электроламп показывает, что 0,5% всех текущих продаж, совершенных на условиях кредита, не оплачиваются, 2% продаж, совершенных на условиях кредита, просрочены на период от 1 до 30 дней и т. д. Эти проценты умножаются на суммы в ден. ед. по каждой категории просрочки. Результаты этих расчётов состоят из значений, приведенных в

54

ячейках D10:D14. Их сумма (746 ден. ед.) появляется в ячейке D16 (рис. 12) и в ячейке В6 (рис. 6). Это та сумма, которую предприятие считает безнадёжной дебиторской задолженностью на 31.03.04 (т. е. на момент составления балансового отсчёта).

Рис. 12. Отсрочка дебиторской задолженности

Метод списания по степени объёма продаж Это более простой метод оценки безнадёжных дебиторских задолженно-

стей. Он определяется как отношение сумм, потерянных вследствие невыплаты, и доходов от реализации. Если известно о том, что какой – то процент продаж неизбежно не оплачивается, то можно умножить этот процент на суммы продаж за данный период. Метод списания с учётом сроков обычно считается более точным, чем метод списания по степени объёма продаж, поскольку за-

ставляет сосредоточиться на фактическом промежутке времени, на который просрочены конкретные счета. Печальный факт заключается в том, что чем дольше просрочивается платеж, тем меньше вероятность, что он когда – то будет оплачен. Кроме того, процесс выявления определённых периодов просрочки позволяет оценить кредитную политику. По этим причинам метод списания с учётов сроков обычно рекомендуется для оценки допустимой нормы сомнительных счетов.

Товарно – материальные запасы Метод оценки товарно – материальных запасов здесь не рассматривается, т.

к. это достаточно серьёзный вопрос, выходящий за область данного пособия. Размер Товарно – материального запаса оказывает колоссальное влияние на рентабельность компании. Существуют следующие методы его оценки:

oметод точного определения;

oметод средней стоимости;

55

oметод FIFO;

oметод LIFO.

Необходимо знать, что из года в год необходимо пользоваться одним и тем же методом оценки, поэтому важно с самого начала сделать правильный выбор.

В конце отчётного периода, когда готовится финансовый и балансовый отчёты, нужно свести к нулю баланс различных доходных и расходных счётов. Это делается для того, чтобы в следующий раз, когда готовятся новые отчёты, они отражали деятельность, которая будет иметь место в следующем отчётном периоде. Именно начальная нулевая точка отчёта позволит точно определить прибыль, полученную в течение этого периода, а если на приходных и расходных счетах останется из прошлого некая сумма, то получить точную оценку прибыли невозможно.

Фиксированные активы Любая компания или предприятие наверняка владеет имуществом, которое

используется для получения дохода, например земля, где располагаются производственные мощности или здание под офис, производственное оборудование (если это производственная фирма), транспортные средства (легковые. грузовые автомобили и т. д.). Именно это имущество и относится к фиксированным активам, которые в планах бухгалтерских счетов фигурируют в первом разделе как Основные средства и оборудование. Если Текущие активы носят кратко-

срочный характер, то Фиксированные активы, наоборот – долгосрочный характер эксплуатации, и они не предназначены для перепродажи (в определённый период эксплуатации). Фиксированные активы вносят тоже определённый вклад в создание дохода компании в течение всего времени эксплуатации, но т. к. действует принцип сбалансированности доходов и расходов, то он предполагает, что определённая часть расходов, задействованная на приобретение активов, должна быть отнесена к доходу, полученного в течение отчётного периода.

Под понятием амортизация понимается способ, с помощью которого ком-

пания может распределить стоимость активов по всему предполагаемому сроку эксплуатации основных средств. Другими словами, амортизация пред- ставляет собой распределение прошлых затрат по будущим временным пе- риодам с целью сбалансирования доходов и расходов. Методы, которыми можно воспользоваться для расчёта амортизации следующие:

oметод равномерного начисления;

oметод уменьшающего баланса;

oметод двойного уменьшающего баланса;

oметод двойного процента со снижающегося остатка;

oметод учёта целых значений годов службы.

Последние четыре метода относятся к ускоренным методам, согласно которым большие суммы амортизации начисляются в первые периоды эксплуатации, и меньшие – в оставшиеся. Выбор метода начисления значительно влияет на прибыль в данный период.

Пассивы и собственный капитал бухгалтерского отчёта

56

Часть пассивов и собственного капитала состоит из краткосрочных и дол- госрочных обязательств компании. Обычно к этой категории относят креди- торскую задолженность, краткосрочные обязательства и долгосрочные обя-

зательства, а также несколько других статей Пассивов, зависящих от направления деятельности компании. Разница между частями общих активов и пассивов компании равна прибыли собственника: это часть стоимости компании, которая принадлежит его владельцу.

Выше рассматривался механизм создания отчётности по бухгалтерским документам. Суть его состоит в следующем. Информация обо всех этих операци-

ях записывается в Главный журнал, называемый также журналом регистрации,

затем информация об операциях копируется (или переносится) из Главного журнала в главную книгу и, наконец, информация в Главной книге подытоживается, и в конце отчетного периода имеется итоговый результат по каждому счёту. Эти итоги используются для подготовки финансовых документов типа Финансового отчёта или Баланса. В качестве примера используется материал фирмы по закупке и перепродаже электрических лампочек, но теперь рассмотрим в качестве исходного материала не февраль, а март месяц. Главный журнал за март месяц представлен на рис. 13.

Рис. 13. Главный журнал (за март)

В отличие от Главного журнала за февраль (рис. 1), в мартовском представлены лишь те операции, которые не связаны с основной деятельностью фирмы, т. е. покупкой – продажей. Теперь все эти операции будут регистрироваться в специализированных журналах. Это не обязательное условие ведения бухгалтерского делопроизводства, но как показывает практика, так гораздо удобнее. Многие компании ведут дела с клиентами и поставщиками, как на основе кредита, так и на основе текущих денежных расчётов. По этой причине обычно

58

бой Кредит, тогда как сумма продаж – Дебет. Когда покупка вносится в Жур-

нал покупок, она вносится как Кредит на счёт кредиторской задолженности

Рис. 15. Журнал покупок

Главной книги. Оба этих специализированных журнала учитывают все безналичные операции компании по продаже электроламп. Они используются для учёта операций по кассовым поступлениям и наличным платежам. На рис. 16 показан специализированный журнал кассовых поступлений. Структура жур-

нала кассовых поступлений несколько отличается от структуры журналов про- даж и покупок. Операции, отражаемые в Журналах продаж и покупок (т. е. и

счет продаж и счет покупок), направляются на один счёт Главной книги. Однако сделки за наличный расчёт могут переноситься в разные счета. Обычно опера-

ция из Журнала кассовых поступлений переносится в Главную книгу на счёт де-

нежные средства. Итоговая сумма (42284 ден. ед.) по всем операциям, суммы которых появляются в столбце С (рис. 16), будут перенесены в Главную книгу на счёт денежные средства. Например, 1 марта владелец компании вкладывает в компанию дополнительно 25000 ден. ед. (рис. 16, ячейка С5). Это вложение происходит в форме наличного расчёта и, следовательно, будет перенесено (как часть всех кассовых поступлений в столбце С) на счёт денежные средства Глав- ной книги в виде Дебета. Однако, 15 марта эта компания продала свой старенький легковой автомобиль за 4000 ден. ед другой компании. Из этих 4000 ден. ед. компания получила 3000 наличными, а оставшуюся сумму (1000 ден. ед.) оформила покупателю как кредит. Эту сумму (1000 ден. ед.) можно внести в

Главный журнал вместо Журнала кассовых поступлений, однако удобнее запи-

сать обе части сделки вместе в одном журнале. Для этого и существуют столбцы (например, статья Другие счета) D и Е рабочего листа. В столбце D содержится имя счёта Главной книги (вексель), на который будет перенесена эта операция, а в столбце Е – сумма Дебета. Итак, суммы в дебетной части журнала кассовых поступлений переносятся в Главную книгу следующим образом:

oитог поступлений в столбце С переносится как одна сумма на счёт Денежные средства Главной книги;

oотдельные суммы любых поступлений в столбце Е переносятся в Главную книгу, имя которого указано в столбце D.