Делопроизводство pdf

41

писываются прописными буквами. Формулы, которые в дальнейшем будут использоваться, называются формулами массива. Они содержат в себе не просто обычную формулу, а формулу значений массива или ссылку на массив ячеек. Например:

=СУММ(ЕСЛИ(МЕСЯЦ(ДатаВвода)=МЕСЕЦ(ДатаГлав);1;0)*ЕС ЛИ(КнигаСчета=ГКСчет;1;0)*ЖурналДебет (1)

(формула для всего столбца E5:E13 Главной книги).

Чтобы правильно ввести такую формулу, требуется после её набора не просто нажать клавишу Enter, а предварительно нажать Ctrl-Shift, а лишь затем Enter, т. е. проделать комбинацию Ctrl-Shift-Enter. Только после этого формула, представленная выше, будет заключена в фигурные скобки:

{=СУММ(ЕСЛИ(МЕСЯЦ(ДатаВвода)=МЕСЕЦ(ДатаГлав);1;0)*ЕС ЛИ(НомерСчета=ГКСчет;1;0)*ЖурналДебет}.

Заключение в такие скобки и есть признак того, что формула интерпретируется как формула массива. Но самостоятельно такие скобки вводить нельзя, т. к. программа будет интерпретировать формулу как текст.

Рассмотрим Главную книгу, составленную из Главного журнала, представленного на рис. 1. Прежде всего, старайтесь располагать рабочие листы Главной книги и листы Главного журнала на одной рабочей книге в программе Excel (как и в предыдущем случае обозначьте этот лист Excel – Глав.журнал). Это облегчит написание адресов для связи этих двух документов, но Excel не позволит использовать одно и то же локальное имя несколько раз в одной рабочей книге, если всем этим элементам не присвоены имена листов. Для облегчения переноса записей из Главного журнала в Главную книгу в рабочем листе 1 введём четыре имени диапазонов: ДатаВвода (столбец А), НомерСчета (столбец С), ЖурналДебет (столбец D) и ЖурналКредит (столбец Е).

Все эти имена и связанные с ними столбцы можно видеть в Главном журнале на рис. 1. В Главной книге присутствуют два дополнительных имени: ДатаГлав, относящаяся к ячейке $A$4, и ГКСчет, используемое в разных ссылках.

Имя: Формула:

ДатаГлав =Глав.книга!$A$4 ГКСчет =Глав.книга!$D5

В рабочем листе Главной книги в столбце Дебет для сбора соответствующих записей из журнала регистрации используется представленная выше формула

(1). Для выбора соответствующих кредитов служит подобная формула:

42

=СУММ(ЕСЛИ(МЕСЯЦ(ДатаВвода)=МЕСЯЦ(ДатаГлавнига;1;0)*ЕСЛИ(Номе рСчета=ГКСчет;1;0)*ЖурналКредит) (для всего столбца (Кредит) F5:F13 Главной книги).

Эта формула в Excel выполняет следующие действия:

1.Сравнивает каждую запись в диапазоне ДатаВвода главного журнала с датой месяца в Главной книге. При соответствии этих значений возвращает значение 1, в противном случае – значение 0.

2.Оценивает каждую запись в диапазоне НомерСчета главного журнала. Если номер счёта совпадает с номером текущего счёта главной книги, то возвращается значение 1, в противном случае – значении 0.

3.Умножает результат, полученный в п. 1, на результат п. 2, только в том случае, если выполнены оба предыдущих условия, результат будет равен 1, в противном случае – 0.

4.Умножает результат, полученный в п. 3, на записи журнала регистрации в диапазоне ЖурналДебет (или на диапазон ЖурналКредит, если используется вторая из двух приведенных выше формул).

5.Возвращает значение при выполнении п. 4.

Обратите внимание на определение имён ДатаГлав и ГКСчет. ДатаГлав ссылается на ячейку $A$4, поскольку это – абсолютная ссылка (на это указывают два символа доллара). ДатаГлав возвращает одно и тоже значение независимо от расположения ячейки, в которую она введена. ГКСчет ссылается на ячейку $D5. Это смешенная ссылка - зафиксирован только столбец, а строка может изменяться в зависимости от того, куда вводится ссылка на ГКСчет. Поэтому формула: =СУММ(ЕСЛИ(МЕСЯЦ(ДатаВвода)= МЕСЯЦ(ДатаГлав);1;0) *ЕСЛИ(НомерСчета=ГКСчет;1;0)*ЖурналКредит введена в ячейку F5 (рис.3.). Но если формула введена в ячейку F6, она использует значение счёта 22 (ячейка D6). Поскольку имя ГКСчет относится к смешенной ссылке $D5, оно само действует как смешанная ссылка.

С помощью этих формул все отдельные операции переносятся из Главного журнала в Главную книгу в соответствии со счётом, на который они были помешены, и с правильной датой текущей записи в главной книге.

Рассмотрим в Главном журнале статью Денежные средства. Она используется как Кредит в трёх местах, а по Дебету для аренды офиса – 3206,5, заработная плата – 1200 и канцелярские товары – 10,39. Просуммируем эти цифры – 4436.89. Это же значение находится в Главной книге по Кредиту – 4436,89. Это говорит о том, что система переноса значений из Главного журнала в Главную книгу работает верно, т. е. работает принцип сбалансированности (сумма хозяйственной операции, отраженная по дебету и кредиту корреспондирующих счетов, должна быть одинакова). Чтобы убедиться в этом, посмотрим на ячейки E14 и F14 Главной книги. В ячейке E14 стоит формула: =СУММ(Е5:Е13), аналогичная стоит в ячейке F14: =СУММ(F5:F13), а результаты этих сумм по дебету и кредиту одинаковы. Теперь изменим какое-то значение в любой ячейке Главного журнала. Например, в ячейках Главного журнала D21 и E21 заменим значение 1200 на 800 (предположим, двум работникам не выдана заработная плата по 200 ден. ед., в сумме 400 ден. ед.). Главная книга также изменит своё

43

значение в ячейке Е12 на 800, а сумма баланса тоже изменится, но все равно будет такой же, как в Главном журнале: 10641,27. Если же попытаться изменить дату в Главном журнале, например в ячейке А22 дату 10.02.04 заменить на мартовскую – 10.03.04, то, перейдя на лист Главной книги в ячейке F5, обнаружим другую цифру: вместо известного числа 4016,89 появится число – 3216,89, а в ячейках Е14 и F14 будут стоять уже разные суммы: 10641,27 и 9841,27. В

данном случае сумма баланса подсказывает, что где-то допущена ошибка в Главном журнале, принцип сбалансированности – нарушен!

Финансовый отчёт

Финансовый отчёт – отправная точка бизнес - анализа. Он отражает

движение денег и соотношение доходной и расходной частей за определённый период времени. Это мощный инструмент для принятия решений менеджерами и руководителями на предприятии или в компании (для внутренних целей). Если Финансовый отчёт предназначен для организаций или банков, потенциальных инвесторов и кредиторов (внешний финансовый отчёт), то его цель – прежде всего, произвести впечатление, убедить в солидности и стабильности данного предприятия или фирмы. Поэтому понятно, что не существует единого подхода (единой формы) в составлении финансового отчёта. Выбор формы отчёта зависит от того, для каких целей создаётся этот документ, но тем не менее в нём обязательно используются такие понятия, как прибыль (валовая прибыль, чистая прибыль, прибыль от основной деятельности, прибыль от дополнительной деятельности), доходы, расходы, издержки (т. е. минусы). Однако, основные принципы формирования Финансового отчёта едины, но только от бухгалтера зависит, какие именно данные будут внесены. Можно использовать отчёт для определения конкретных цифр или для представления вкладчикам, но главное его назначение – помочь принимать производственные решения. Для этого необходимо строить Финансовый отчёт так, чтобы в нём была представлена вся необходимая информация. Если Финансовый отчёт представляется в различные организации (например, в банк, для получения ссуды), то в него, как правило, не включаются такие параметры, как уровень производства. Предпочтительней включить такие показатели, которые имеют отношение к чистому доходу. Банк мало будут интересовать такие параметры, как соотношение изменяемых издержек и дохода или то, что доход получают на основе бартера. Его, скорее всего, заинтересует объём продаж, валовая прибыль и доходы от операций. Такая форма, например, будет иметь следующие параметры:

Финансовый отчёт (в банк для получения кредита)

За истекший (месяц, квартал, год, т. е. какой – то период): Чистая выручка от продаж - … Стоимость проданных товаров - … Валовая прибыль - …

Общие расходы, расходы на продажу и административные расходы - … Прибыль от основной деятельности (доход до выплаты процентов и налогов) - … Прибыль от не основной деятельности (затраты):

44

Проценты -…. Другие - …

Прибыль до выплаты налогов - … Дивиденды по акциям - …

Чистая прибыль для выплаты держателям акций - …

Если, например, финансовый отчёт необходим для внутренних целей, а фирма занимается оптовой закупкой товаров и их дальнейшей перепродажей, то для принятия решения об улучшении организации торговли Финансовый отчёт будет иметь совершенно другой вид:

Финансовый отчёт (фирмы, занимающейся перепродажей товаров)

За истекший (месяц, квартал, год, т. е. какой – то период): Объём продаж - … Стоимость проданных товаров (минус):

Начальный товарно – материальный запас - … Закупки - … Товары к продаже - …

Конечный товарно – материальный запас - … Стоимость проданных товаров -…

Валовая прибыль - … Расходы по основной деятельность (минус):

Административные расходы - … Расходы на продажу - … Расходы по основной деятельности - …

Прибыль от основной деятельности - …

А если бы предприятие, например, занималось производством товаров, то его заинтересовала бы иная форма Финансового отчёта:

Финансовый отчёт (фирмы – производителя для улучшения планирования своей деятельности)

За истекший (месяц, квартал. год, т. е. какой – то период): Объём продаж - …:

Стоимость проданных товаров (минус):

Начальный товарно – материальный запас готовой продукции - … Стоимость произведённой продукции ( см. приложение) - … Товары к продаже - … Конечный товарно – материальный запас готовой продукции - …

Стоимость проданных товаров - … Валовая прибыль: - … Расходы по основной деятельность (минус):

Административные расходы - … Расходы на продажу - … Расходы по основной деятельности - …

Прибыль от основной деятельности - …

Исходя из имеющегося материала (февральские Главный журнал и Главная книга) составим Финансовый отчёт предприятия по продаже ламп накалива-

45

ния. В соответствии с этим, в ячейке А2 (рис. 4) введём переменную ДатаФинОтчет, используя вызов команды через Вставка – Имя – Присвоить. В поле Строка формул, укажем дату – 28.02.04. Для ячейки А2 через команду Формат - Ячейка – Число – Дата выберем Тип ячейки МММ.ГГ. Сам механизм переноса данных из Главной книги в Финансовый отчёт организуем тривиальным способом, используя обычную адресацию:

Ячейка D12 суммирует значения ячеек в интервале от С8 до С12: D12 = сумм(С8:С12). Чистый доход определяется как разность между объёмом продаж и расходами: D14=D4-D12. Особое внимание следует уделять двум типам записей – счетам, подлежащим оплате, и счетам дебиторам (они оба связаны с текущим бухгалтерским учётом). И те, и другие влияют на определение того момента, в который компания получит фактическую прибыль.

Рис. 4. Кассовый финансовый отчёт

Представленный Финансовый отчёт показывает деятельность компании по продаже электроламп в конце второго месяца. Она заработала на продаже 6000 ден. ед. и оплатила несколько видов текущих расходов: заработная плата, плата за аренду помещения в течение года, телефонные разговоры, офисные принадлежности (канцелярские товары) и покупка сканера. Заплатив за аренду помещения вперёд за год, фирма сэкономила 30% денежных средств (по сравнению с тем, если бы она за это платила помесячно). Записав все эти расходы как рас-

46

ходы текущего периода, в результате она получила за февраль месяц чистый доход, равный 959 ден. ед. Это финансовый отчёт основан на методе учёта де-

нежных средств (кассовый метод бухгалтерского учёта), чаще используют маленькие компании (точнее те, которые принадлежат одному владельцу). Он

состоит в том, что расходы и доходы записываются в тот период, в течение которого они выплачиваются или поступают. Есть другой способ ведения дел,

он носит название текущего бухгалтерского учёта. Он несколько сложнее, чем кассовый и требует больших усилий по его ведению, но позволяет гораздо точнее отслеживать доходы.

Для сравнения покажем пример другого Финансового отчёта, основанного на текущем бухгалтерском учёте (см. рис. 5). Здесь аренда помещения в течение месяца (февраля) равна 1/12 части годовой оплаты, поэтому в ячейке С9 будет стоять формула: =Глав.книга!Е6/12 (иными словами 3207/12). Компания также записывает 1/36 стоимости сканера как амортизацию (предполагается, что сканер рассчитан на три года работы), в ячейке С12: =АПЛ(Глав.книга!E7;0;36) (иными словами 600/36, здесь функция АПЛ возвращает величину амортизации актива за период 36 месяцев, рассчитанную по линейному закону). Тогда чистый доход за февраль месяц будет равен 4482 ден. ед., т. е. – в 4.7 раза больше чистого дохода, записанного при применении кассового метода.

Рис. 5. Текущий финансовый отчёт

Доход 4482 ден. ед. – гораздо более реальная оценка за февраль, нежели 959 ден. ед., ведь и ежемесячная плата за аренду помещения, и сканер будут участвовать в создании дохода не в течение месяца, а гораздо дольше. И наоборот, зарплата, телефонные разговоры и канцелярские товары имеют отношение только к одному месяцу, поэтому лучше записать их полную стоимость в феврале (при условии, если канцтовары куплены в месячной потребности, как у нас). Итак, уровень его детализации делается исходя из тех задач, которые выдвигает жизнь. Например, чтобы повысить эффективность работы менеджера в

48

Рис. 6. Балансовый отчёт

Активы бухгалтерского отчёта В балансовом отчёте на рис. 6 в ячейке С4 стоит формула: = СУММ (Денеж-

Баланс), где ДенежБаланс=БанкАваль:ПроминвестБанк!$C$2. Ячейка B6 определяется по значению ячейки D16 листа Отср.Деб.Задолж. В строке Дебиторская задолженность раздела Текущие активы былв введена следующая формула: =ФеврКонДЗБаланс+СУММ(МартДЗДебет)-СУММ(МартДЗКредит). Имена, используемые в этой формуле, относятся к диапазонам рабочего листа, показанного на рис. 7. На этом листе содержатся три поименованных диапазона:

oФеврКонДЗБаланс ссылается на ячейку Е4 листа Дебитор.Задолж. (рис. 10). Эта сумма представляет собой баланс денежных средств на конец февраля, т. е. предыдущего месяца;

oМартДЗДебет ссылается на ячейки С4:С24 листа Дебитор.Задолж. (рис. 10). Этот диапазон содержит в себе все поступления на корпоративный чековый счёт компании, сделанные в течение марта;

oМартДЗКредит ссылается на ячейки D4:D24 листа Дебитор.Задолж. Этот диапазон содержит все отчисления с корпоративного чекового счёта этой компании, сделанные в течение марта.

49

Рис. 7. Журнал движения денежных средств

Ячейка С8 (см. рис. 6 Итого текущие активы), определяется формулой = СУММ (С4:С7) – СУММ (В4:В7). Так же определяется ячейка С15 (Итого активы) и С22 (Итого пассивы): =СУММ(С11:С12) и СУММ(С18:С21). При создании рабочих листов конечный остаток рассчитывается дважды: один раз – в рабочем листе учёта движения денежных средств (рис. 7), второй – в рабочем листе балансового отчёта (рис. 6). Это делается, с одной стороны, для наглядности, а с другой – для упрощения расчётов.

Денежные средства Выше говорилось, что в Журнал движения денежных средств записываются

все кассовые поступления, платежи дебиторской задолженности, чеки по возврату поставщику (по дебету), счета по приобретению различных товаров и услуг (по кредиту). но мало найдётся компаний, которые имели бы один банковский счёт. Чаще компании пользуются сразу несколькими счетами, причём каждый служит для определённой цели. Введём трёхмерную ссылку, поскольку пользователь обычно хочет иметь отдельный рабочий лист для каждого счёта. Это три листа: Журн.движ.ден.средств (рис. 7), БанкАваль (рис. 8), Проминвестбанк (рис. 9). Трёхмерная ссылка будет использоваться для определения суммы баланса счёта в каждом рабочем листе.

50

Рис. 8. Движение денежных средств по банку ‘‘Аваль’’

Рассматриваемая компания использует счёт в банке ‘‘Аваль’’ для работы со всеми сделками, за исключением денежных расчётов с поставщиком товарно – материальных запасов. На рис. 8 показаны такие сделки за март; они идентичны приведенным на рис. 7. Предположим, что рассматриваемое предприятие использует счёт в Проминвестбанке для расчётов с поставщиком товарно - материальных запасов. На рис. 9 представлены все такие сделки за март.

Рис. 9. Движение денежных средств по Проминвестбанку

В рабочих листах, показанных на рис. 8 и 9, используются локальные имена. Рабочий лист, изображённый на рис. 8, содержит следующие локальные имена:

Тогда ячейка С2 (см. рис. 8) содержит формулу: = НачБалансБанкА- валь+СУММ(ДебетБанкАваль)-СУММ(КредитБанкАваль), которая позволяет определить конечный остаток на счёте в банке ‘‘Аваль’’ на конец марта. В рис. 9 используются следующие локальные имена: