IV. Складання схеми розміщення гостей за столами
Для офіційних прийомів передбачаються певні правила розміщення гостей у відповідності до їх службових посад, рангів або суспільного стану.
Розміщення гостей за столами залежить від багатьох чинників, основними з яких є наступні: подія, з нагоди якої влаштовано прийом, вид і місце проведення прийому, розташування вікон, дверей, кількість гостей, наявність або відсутність гостей тощо.
Якщо прийом проводиться з розміщенням за столами, то кожному гостю відводиться чітко визначене місце в залежності від його рангу чи посади. Для цього складається так звана "картка розміщення гостей за столом". У її складанні дотримуються прийнятих у протоколі правил.
Правила складання схеми розміщення гостей за столами
1. Якщо на прийомі присутні тільки чоловіки та кількість запрошених осіб є невеликою, то перше почесне місце - праворуч від господаря, а друге почесне місце - ліворуч; усі розміщуються обличчям до дверей. У випадку, коли двері знаходяться збоку, найпочесніші місця - напроти вікон, що виходять на вулицю. Іноді з метою безпеки розміщення коригується.
2. Якщо гості запрошені з дружинами, то перше почесне місце праворуч від господині прийому, де розміщується почесний гість, а праворуч від господаря - дружина почесного гостя.
Якщо прийом влаштовується на честь вельми поважного гостя, його можна розмістити напроти господаря (так зване "президентське розсаджування”).
Подружні пари не розташовуються поруч, а жінки - поруч жінок. Жінок не розміщують на кінцях столу, якщо на торцях не сидять чоловіки.
Обов’язковим є дотримання черговості місць госісй і організаторів прийому, співвітчизників та Іноземних гостей, чоловіків і жінок.
Розсаджування орієнтується відносно вікон і дверей приміщення, в якому влаштовується прийом. Найпочесніший гість має місце обличчям до вікна. Господар розташовується обличчям до дверей (за винятком першого варіанта).
Ніхто з гостей не повинен сидіти спиною до почесних гостей.
В аванзалі має бути столик із схемою розміщення гостей за столами. Кожному гостю видається картка розміром із візитку зі схемою столу, в якій зазначено місце гостя.
V. Складання меню для прийомів
У складанні меню враховують вид прийому, годану його влаштування, релігійні та національні традиції гостей, їх смаки та уподобання. Також враховують правила і закони, які існують у державі перебування (якщо прийом влаштовує посол). Наприклад, не подають дичину в періоди заборони полювання, м'ясо - в дні посту, свинину і вино - мусульманам, не змішують подавання страв із м'яса та страв із молока - ортодоксальним іудеям, м'ясо та рибу - індусам, враховують вегетаріанство тощо.
Меню складає заклад харчування дипломатичного представництва, державної установи, приватної установи або ресторан чи інший заклад, який входить до переліку місць, що можуть бути відвіданими першими особами держави, та погоджується з організаторами прийому та протокольним відділом.
У виборі меню прийому завжди враховують смаки та уподобання перших осіб держав, на честь яких влаштовується прийом. До меню прийому-сніданку може бути включено одну закуску холодну чи гарячу серед усіх Інших страв, яка не притаманна українській кухні. У цьому випадку акцент робиться на різноманітті м'ясних та десертних страв, які представляють українську кухню. Інколи до меню, створеного на основі середньоєвропейського, включаються декілька страв української кухні, здебільшого другі гарячі та десертні страви.
До меню прийому-обіду в 90-х рр. XX сторіччя вимагалася тільки одна перша страва, а з 2000 р. - дві на вибір
Кожній особі на прийомах із розсаджуванням на певному місці куверту (зліва над пиріжкового тарілкою) кладеться картка меню (II х 18,5 см) в обкладинці для того, аби гість попередньо міг ознайомитися зі складом меню прийому.
Зверху на бланку меню друкується знак державної символіки, малий герб України - тризуб. Він може друкуватися різними кольорами: синім, жовтим на синьому тлі, золотим, сріблястим, блискучою голограмою кольору насичених відтінків перлини тощо.
Для влаштування прийомів на честь перших осіб держав колишніх республік Радянського Союзу, бланки меню друкують українського та російською мовами, у кількості, відповідній до числа запрошених гостей.
Для вшанування прийомів на честь голів іноземних держав, меню також друкують двома мовами: українською та відповідною іноземною.
Меню прийомів-фуршетів є універсальним, різноманітним і включає майже всі групи страв. Зазвичай в меню включають страви, притаманні національній кухні держави, що влаштовує прийом, а також страви національної кухні держави, на території якої акредитовано її представництво.