Лекція особливості організації дипломатичних прийомів

План лекції

1. Характеристика основних форм відносин за дипломатичним протоколом.

2. Класифікація дипломатичних прийомів та структура підготовчої роботи щодо їх влаштування,

3. Класифікація та характеристика прийомів.

4. Складання схеми розміщення гостей за столами.

5. Складання меню для прийомів.

6. Особливості сервірування бенкетних столів.

7. Організація обслуговування гостей на бенкетах-прийомах.

І. Характеристика основних форм відносин за дипломатичним протоколом

Багатовіковий досвід розвитку міжнародних відносин дозволив затвердити найважливіші основні правила спілкування між представниками різних країн. Ці правила в найбільш сконцентрованому вигляді надані в дипломатичному протоколі та етикеті.

Особлива роль дипломатичного протоколу була пов’язана з тим, що протягом багатьох років міжнародні відносини головним чином розвивалися на міждержавному рівні, де відхилення протоколу могло спричинити серйозні політичні наслідки. Ще сивої давнини укладання угод з іноземцями обставлялося низкою обов'язкових умов, відповідними нормами. Першу спробу систематизації та законодавчого оформлення цих норм було здійснено у 1774 p., а у 1827 р. їх було доповнено та розвинуто у зводі норм та правил Російської Імперії у документі "Высочайше утвержденные этикеты при Императорском российском дворе".

Дипломатичний протокол - це сукупність правил, традицій та умовностей, які визнають і дотримують уряди країн та їх офіційні представники.

На сьогодні Існують загальновизнані протокольні правила та звичаї, якими керуються у всіх країнах, хоча кожна держава має свої особливості, які виходять із її історичних і національних традицій. Базовим документом, що визначає відповідні норми та принципи в умовах сучасності, е Віденська конвенція про дипломатичні відносини.

Найбільш розповсюдженою формою ділового спілкування є прийом. Прийоми є важливим засобом спілкування і встановлення контактів між членами дипломатичного корпуса, представниками міністерства іноземних справ, урядовими, громадськими і діловими колами держави. Вони є також засобами отримання інформації, роз'яснень тощо. Ділові питання вирішуються не лише за столом переговорів або через листування чи телефонний, факсимільний, електронний зв’язки, але й під час прийомів. Дипломатичні прийоми завжди мають політичний характер, тому що на них відбувається контакт різних держав через їх представників

Серед основних форм відносин з іноземним дипломатичним корпусом є ділові зустрічі, прийоми та візити. Організація їх підготовки та обслуговування має певні специфічні риси.

Ділова зустріч - це один з основних видів контактів. Вона організується з ініціативи одного з учасників шляхом особистої домовленості під час зустрічі, по телефону, через листування та ін. Місцем зустрічі може бути приміщення одного чи Іншого учасника зустрічі.

Перед зустріччю належить підготувати приміщення і зробити сухе та вологе прибирання, прибрати документи на столах, зачинити всі шафи та сейфи. Оформлення столу, за яким відбуватиметься зустріч, вимагає наявності наступного: блокнотів, олівців, ручок, сигарет, сірників, попільничок, мінеральної газованої або негазованої води, фужерів для води на лляній серветці або на таці, вкритій лляною серветкою. Цукерки, бутерброди, фрукти на стіл не ставлять, бо ділова зустріч - це відповідальна та офіційна робота. Коли ділова зустріч триває досить довго, то може бути подано бутерброди, каву, чай, мінеральну воду. Обслуговування здійснюють офіціанти або офіціантки. Якщо зустріч влаштовується як гостева (перший або останній візит), то гостям можна запропонувати чай або каву. У виняткових і особливо у святкових випадках, коли сторони дуже добре І давно знають одна одну, можна запропонувати до кави чарку коньяку або лікеру.

П. Класифікація дипломатичних прийомів та структура підготовчої роботи щодо їх влаштування

Традиції проведення прийомів є символами миролюбства, добросердя, гостинності, честі держави та хлібосольства її народу.

У практиці роботи дипломатичних представництв найбільш поширеними є прийоми для вшанування голів та членів уряду, діячів науки, культури, мистецтва, представників бізнес- еліти, а також повсякденні зустрічі дипломатів із метою розширення зв'язків між державами.

В основі всіх протокольних правил є визнання принципу шани, по-перше, до дипломатичного представника тієї чи Іншої держави; по-друге, до офіційних осіб та установ тієї держави, в якій цього дипломатичного представника акредитовано.

Структура підготовчої роботи з організації прийому

4. Визначення виду прийому

5. Складання списку запрошених осіб

6. Розсилання запрошень

7. Складання плану-схеми розміщення гостей за столами

8. Вибір варіанта розсаджування гостей

9. Вибір варіанта підготовки та оформлення приміщень до обслуговування

10. Складання меню, карти вин та аперитиви

11. Вибір варіанта сервірування столів

12. Вибір сценарію обслуговування гостей

13. Підготовка тостів, промов і промов у відповідь

14. Складання порядку проведення прийому

Ш. Класифікація та характеристика прийомів

У залежності від події, з якої треба влаштувати прийом, вибирається вид прийому. Не

рекомендується влаштовувати прийоми в дні. національного трауру в гостей або денний

прийом із запрошенням гостей мусульман у період Рамадану. Прийоми класифікують за

різними ознаками.

Прийом вважається офіційним, якщо запрошені є виключно офіційними посадовими особами. Чоловіки мають бути присутніми на прийомі без дружин, а запрошені жінки - залежно від посади або офіційного стану - без своїх чоловіків.

Сніданок, на який чоловіків запрошено з дружинами, є неофіційним незважаючи на кількість запрошених осіб. Згідно французької офіційної дипломатичної термінології такий змішаний сніданок вважається інтимним незалежно від кількості посадових осіб.

Обіди, на які запрошуються дружини голів дипломатичних представництв, можуть розглядатися ж офіційні, оскільки їх дружили розділяють зі своїми чоловіками офіційний стан (насправді це правило має умовний характер).

На прийоми запрошують, використовуючи спеціальні запрошення. Офіційні запрошення відрізняються від неофіційних за формою. На запрошеннях зазначається титул (ранг) особи, що запрошується, без зазначення її імені та імені дружини. У тексті запрошення використовується форма "має честь запросити".

У дипломатичному протоколі має місце розподіл прийомів на денні та вечірні.

У дипломатичній практиці також трапляються інші види прийомів. Прийом Жур фікс у залежності від обраного часу проведення може бути віднесеним до гурту денних чи вечірніх прийомів.

Прийом Жур фікс (фр. - певний день) зазвичай влаштовується дружиною міністра або іншої офіційної особи (у закордонній дипломатичній практиці) або дружиною Президента (у вітчизняній). Влаштовується регулярно, один раз на тиждень у певний день, об одній і тієї ж годині протягом усього осінньо-зимового періоду. Прийом схожий на Чай. Іноді цей прийом трансформується в літературно-художні вечори, прем'єри вистав, салонів, арт-галерей тощо. Запрошення розсилаються на початку сезону і діють увесь сезон.

Прийом Раут (англ. - святковий званий вечір), часто має політичне значення. Запрошується вітчизняна та іноземна політична, ділова, наукова еліта суспільства. Організатори прийомів раутів можуть бути одягнені в національне вбрання.

У системі Державного протоколу України, який покликаний створити належні умови для діяльності Голови держави у галузі зовнішніх відносин, особливе місце відводиться протоколу дружини Президента як самостійного та повноправного учасника міждержавного спілкування. Схема обов'язкових офіційних заходів від імені дружини Президента є практично незмінною. Зазвичай вона включає також І прийом Чай, на який запрошується дружина Голови держави (уряду), дружина посла країни гостя в Україні, дружина посла України в країні гостя, інші офіційні особи та перекладачі.

Широкого розповсюдження набули наступні види прийомів

Келих шампанського

Влаштовують цей прийом із нагоди національного свята, приїзду делегації, остаточного від’їзду посла тощо. Початок - о 12.00 дня, тривалість - не більше години.

Під час прийому подається лише шампанське, але можна окремо організувати бар або подавати на тацях віскі, джин, горілку, вина, соки, мінеральну воду тощо. Закускою можуть бути канапе, сандвічі, тарталетки, воловани, профітролі з різними наповнювачами тощо, горішки солоні в асортименті, чіпси, птіфури, фрукти, цитрусові тощо.

Келих вина

Прийом головним чином нагадує попередній. Влаштовують його також із нагоди відкриття виставок, фестивалів тощо. Час влаштування о 12.00 год.

Із напоїв подають переважно вина, із закусок - різні види твердого та м'якого сиру, фрукти та закуски з них, маслини, оливки фаршировані, солоні горішки, канапе, сандвічі, тарталетки, воловани, профітролі з різними наповнювачами тощо. На цей та попередній прийоми є можливим запрошення гостей з дружинами. Особливість цих прийомів полягає також у тому, що вони не вимагають складної та тривалої підготовчої роботи, столів і стільців не розставляють, за винятком столів для тютюнових виробів і паління.

Келих вина із сиром

Прийом відрізняється від попередніх простотою і порівняною економічністю його організації та можливістю широкого вибору варіантів еногастрономічних поєднань різних видів і сортів сиру та вина. Обговорення смакових якостей та видів сиру і вин допомагає незнайомим гостям зав’язати жваву бесіду. Крім сиру пропонуються також деякі страви, але головною стравою повинен залишатися сир. Слід класти великі шматки сиру і до кожного подавати відповідний ніж. До меню можуть входити різні хлібці (поруч із ними ставлять масло), паштети, фаршировані яйця, у тому числі перепелині, фрукти. Цей вид прийому проводиться на кшталт прийому-фуршету. Якщо сир - єдина закусочна страва, то його подають із розрахунку 200 г на особу. Час влаштування такий, як у попередніх прийомах.

Сніданок (Lunch)

Прийом влаштовують із нагоди приїзду та від'їзду послів, високих іноземних осіб, а також для підтримання контактів з іноземними дипломатичними представництвами. Починається цей прийом об 12.00 або 13.30 і триває до 15.00. Тривалість прийому -1-1,5 години, із них ЗО хвилин гості проводять за кавою.

Меню враховує національні традиції. Зазвичай на сніданок подають одну або дві холодні закуски (рибна, м’ясна) одну гарячу закуску, одну чи дві другі страви, десерт, каву, чай. Якщо початок прийому ~ о 15.00, то до меню може бути включено суп. Перед лан-чем як аперитив подають соки, прохолодні напої, пиво, квас, воду мінеральну негазовану та газовану, в тому числі з льодом (влітку). До страв подають білі та червоні сухі вина, до десерту - шампанське. Спосіб подавання страв - переважно французький (в обніс).Оскільки сніданок має здебільшого діловий характер (крім офіційних на честь високого гостя), то запрошені приходять без подружжя.

Діловий (робочий) сніданок (Business lunch)

Особливість полягає в тому, що подають одну холодну, одну гарячу закуску та одну гарячу другу страву. Тривалість прийому - не більше 1-1,4 години. На нього запрошується обмежена кількість гостей. Цей вид прийому - дуже поширений в Сполучених Штатах Америки перед засіданнями в Організації Об'єднаних Націй. Він також зазвичай влаштовується з нагоди прибуття делегації з робочим візитом.

Чай, Кава (Tea, Coffee)

Прийом цього виду зазвичай влаштовують тільки жінки і для жінок.

Наприклад, дружина міністра іноземних справ влаштовує Чай для дружин голів дипломатичних представництв; дружина посла - для дружин інших послів. Час влаштування прийому - між 16.00 та 18.00, тривалість - не більше 1-1,5 години. Може бути зосереджене чи розосереджене розміщення гостей, що залежить від чисельності запрошених (зазвичай на прийом запрошується 7-15 осіб).

Меню прийому - обмежене і включає наступне: легкі закуски, коктейль-салати, канале, сандвічі, десерт, кондитерські борошняні та цукрові вироби, пиріжки з різними фаршами (за винятком м'ясного, рибного та з ліверу) у невеликій кількості, цукерки, шоколад в асортименті, східні ласощі, фрукти тощо. Чай або каву подають із різними наповнювачами: цукром або ж його замінниками, з вершками, молоком та з варенням, повидлом, джемом, конфітюром, лимоном, цитрусовими, цукатами тощо. Подають до страв десертні та сухі вина, у деяких випадках - шампанське.

Фуршет (A la Furchette)

Прийом цього виду - дуже поширений, тому що є зручним для контактів: є можливість під час фуршету поспілкуватися з багатьма присутніми особами. Цей прийом влаштовують із нагоди національного свята, презентації послів, ювілейних дат тощо. Особливістю е те, що він відбувається без розсаджування за столами, гості їдять і п'ють стоячи, що дає можливість обслужити на певній площі приміщення велику кількість осіб.

Зазвичай на фуршет запрошують у залежності від події від 80 до 500 осіб, а в деяких випадках - і значно більше (1000 осіб).

Час влаштування прийомів-фуршетів - між 17.00 та 20.00, в окремих особливо урочистих випадках - початок о 20.00 чи навіть пізніше. Тривалість прийому - зазвичай 2 години, але в деяких випадках може бути і більше.

Меню прийому-фуршету - дуже різноманітне, до складу котрого входять майже всі групи страв із різних видів сировини, для приготування яких використовують різноманітні види теплової обробки та форми бенкетного нарізування продуктів. Оформлення страв - бенкетне, але головною особливістю є те, що усі страви - дрібно порціоновані, і їх можна наколоти виделкою і майже не користуватися ножем.

Інколи на цих видах прийомів організують спеціалізовані столи: для подавання аперитиву, рибні, м'ясні, з виробами із твердого та м'якого сиру, з асортиментом холодних страв та закусок, гарячих закусок та гарячих других страв Із гарніром та без нього, десертні, чайні, кавові, для чистого посуду і наборів, для паління, бар чи декілька тощо. У такому випадку потрібно два і більше приміщень. Перед початком прийому зазвичай організують подавання аперитиву: міцних і не дуже алкогольних напоїв, соків, мінеральної газованої та негазованої води, в тому числі з льодом (якщо прийом відбувається під час весняно-літнього періоду).

Одним із різновидів цього прийому є вечірній фуршет, який має досить урочистий характер. Час влаштування - після 20.00 і навіть пізніше.

Коктейль (Cocktail)

Час початку прийому коктейлю - від 17.00 до 20.00, тривалість - від 1,5 до 2 годин. Особливістю організації цього прийому е те, що столів із стравами та закусками взагалі не розставляють. Гості їдять та п’ють стоячи. Влаштовують Інколи лише столи для тютюнових виробів та паління. Усі страви офіціанти подають в обніс та на тацях різної форми. Офіціанти створюють тандем (страви - напої)-

Меню прийому включає: канапе, воловани, тарталетки з різними наповнювачами, закуски на шпажках, коктейльні бутерброди, гарячі закуски в порційному посуді (кокідьниці, кокотниці) та другі гарячі дрібно порціонні страви без гарніру, а також порціонові фрукти, десертні страви, морозиво тощо. Меню не є настільки різноманітним, як на прийомі-фуршеті - воно навіть є обмеженим, але алкогольні напої представлені в дуже широкому асортименті, в тому числі змішані. Подавання гостям аперитиву зазвичай не організується. Наприкінці прийому подають шампанське, морозиво, каву, чай.

Обід (Diimer)

Обід - це найбільш почесний вид прийому. Влаштовується він із розсаджуванням гостей за столами. Час влаштування прийому - 20,00 -20.30, інколи обід починається о 21.00.

Меню прийому-обіду підпорядковується національним традиціям і зазвичай включає наступне: одну-дві холодні закуски, одну гарячу закуску (рибну, м'ясну, з овочів чи грибів), суп, гарячу рибну, м'ясну страву чи страву з птиці, десерт одного чи двох найменувань, каву, чай. Асортимент алкогольних напоїв - наступний: горілки, настоянки, вермут, херес, шампанське, коньяк, лікери, столові білі та червоні вина. Перед початком прийому організують подавання аперитиву, до складу якого входять міцні алкогольні напої, шампанське (переважно "Брют" чи "Сухе"), натуральні соки. Тривалість прийому-обіду - 2-3 години, в окремих випадках - і понад три години. Під час обіду може відбуватися невеликий.концерт класичної або естрадної музики (дод. А).

За столом гості знаходяться одну годину, а решту часу - в гостинній (одній чи у двох), де їм подають чай, каву і відповідні алкогольні напої до них (коньяки, лікери тощо). Лише вельми обмежену кількість гостей запрошують Із подружжям.

У деяких випадках одразу після обіду влаштовують прийом-коктейль, Тоді гості з основної зали по закінченні обіду прямують до Іншого приміщення, де зібрались особи, яких запрошено тільки на коктейль. Як правило це - представники науки, культури, мистецтва, ділових кіл, засобів масової інформації та інших. Такі прийоми звуться змішаними.

Обід-буфет

Відмінність в організації цього прийому від попереднього полягає в тому, що може бути організовано один чи декілька столів, на яких розміщують страви за групами (наприклад, столи з холодними стравами та закусками, гарячими закусками та другими гарячими стравами, десертними стравами, гарячими напоями в асортименті, бар для відпуску алкогольних напоїв). Гості беруть тарілки і набори із загального столу або зі спеціалізованого, підходять до столів із закусками, вибирають страви і влаштовуються за окремими столами.

Існує два різновиди організації цього прийому:

• типу шведського столу;

• обід-буфет в англійському стилі

Прийом типу шведського столу характеризується тим, що після вибору страв гості сідають за окремі столики, попередньо сервіровані. Використовуються квадратні 4-мІсні та круглі чи овальні 5-6-місні столи. На прийомі цього виду може бути присутня значна, кількість гостей: 100 осіб І більше.

Обід-буфет в англійському стилі характеризується тим, що після вибору страв гості сідають за один круглий чи овальний стіл, який попередньо урочисто сервіровано з обов’язковою наявністю окрім квітів рідкісних сортів та композицій з них, канделябрів із запаленими свічками. Цей вид прийому організують пізніше 20.00, і на нього запрошують невелику кількість високоповажних осіб із чоловіками та дружинами. Під час першого і другого прийому алкогольні напої подають офіціанти, які також можуть подаш певні страви на замовлення гостей. На ці прийоми, як правило, запрошуються подружжя.

Вечеря

Цей вид прийому не дуже відрізняється від прийому-обіду. Зазвичай він розпочинається о 21.00, а інколи - і пізніше.

Меню і карта вин прийому-вечері в більшості збігаються з меню і картою вин прийому- обіду, за винятком супів. Прийом влаштовується безпосередньо після завершення будь-якої події, заходу, після відвідування Національної опери, Національної філармонії, театру, концерту тощо. Друга важлива відміна стосується обслуговуючого персоналу. Прийом такого ґатунку повинні обслуговувати тільки оф іціШти-чтюіОві кй у смокінгах чи у фраках, застосовуються також білї бавшщда рукшйж^снй&

Також влаштовується святковий на честь дня народження перших осіб

держави.

У дипломатичній практиці тіакож широко застосовуються неформальні, неофіційні прийоми типу Шашлик (Барбекю) та ГІікнік.

Шашлик Цей неофіційний прийом проводять на свіжому повітрі, на віллі чи на лоні природи. Способи приготування м'яса на відкритому вогні у різних країнах мають свою специфіку. Перед подаванням м'яса, яке готується у присутності гостей, їм пропонують напої: пиво, вино, кока-колу, мінеральну газовану та негазовану воду, солоне печиво, горішки, сирі овочі зі сметанним або з гірчичним соусами. До м’яса подають відварені або печені овочі. Десерт може бути різноманітним, але найчастіше - свіжі фрукти.

Пікнік (Picnic)

Цей неофіційний прийом проводять, як і попередній, на свіжому повітрі за містом, на лоні природи. Страви готують заздалегідь і ретельно упаковують для доставки на місце пікніку, куди також відвозять розкладні столи та стільці, великі парасолі. Інколи роблять настил для підлоги чи оформлюють у вигляді шатра місце для споживання ЇЖІ. Гостям прийому пропонують холодні закуски, холодний або гарячий суп (відповідно до сезону), головну страву - яловичу вирізку або запечену свинину, на десерт - фрукти й тістечка. Гарячі страви перевозять у термосах або у термо-гастроемкостях.

Вибір виду прийому залежить від ступеня урочистості події, з нагоди якої він проводиться, від чисельності гостей, котрих планується запросити, тощо.

Вибір часу влаштування прийому визначається з міркувань зручності, але все підпорядковується загальному правилу: чим пізніше починається прийом, тим він є більш почесним. Найбільш почесними видами прийомів вважаються Обід, Вечеря, Вечірній фуршет.

Складання списку запрошених осіб здійснює протокольна служба. До списку гостей включаються представники офіційних влад, дипломатичного корпусу, представники громадськості. На прийоми у вузькому складі (Сніданок, Обід, Вечеря) не рекомендується запро­шувати осіб із чітко вираженими протилежними політичними точками зору і позиціями.

Запрошення на дипломатичні прийоми надсилають на бланку, віддрукованому друкарським способом і вкладеному в конверт (розмірами 15 х 21 см), на якому є елементи державної символіки. Конверт не заклеюють, і на ньому у давальному відмінку пишуть ім'я та по батькові особи, яку запрошують на прийом. Бланк запрошення має розміри 11 х 18,5 см. Текст друкується курсивом. Особа, що запрошує, називається у третій особі, вказується день тижня, день місяця і рік, година і місце прийому. Для прийому з приводу національного свята чи на честь державного діяча або делегації замовляють спеціальні бланки, у верхній частині яких зазначено привід проведення прийому. На них каліграфічним почерком пишуть або друкують імена, прізвища і звання запрошених, вид прийому, місце, дату і час його проведення, форму одягу

Запрошення розсилаються в залежності від місцевої практики не пізніше, ніж за 2 тижні до прийому. Відправлення за більш короткий термін може призвести до багатьох відмов з причини прийняття запрошень, які було надіслано раніше. Чим вищим є офіційний статус особи, яка влаш­товує прийом, тим раніше слід відповісти на ЇЇ запрошення. Відповідь, як правило, дають через 2-3 дні. Подружжю надсилають одне запрошення на двох: у ньому стоїть ім'я чоловіка і зазначено, що його запрошено з дружиною. Запрошення складають від третьої особи і використовують вираз "має честь запросити". Відвідання прийому після відповіді про згоду є обов'язковим.