34. Синтаксичні засоби досягнення переконливості професійного спілкування

Особливості ділового синтаксису: відсутність питальних та окличних речень, уживання непрямої мови, прямий порядок слів, переважання пасивних конструкцій, нанизування форм родового й орудного відмінків тощо. Аналіз типових помилок: змішування інфі­нітивних і номінативних конструкцій; прямий переклад дієприкметникових зворотів; зловживання дієприслівниковими зворотами; використання спільного додатка при діє­словах, що вимагають неоднакових відмінків; зміна синтаксису стійких словосполу­чень; тавтологічні словосполучення. Способи викладу матеріалу у документах: розпо­відь, опис, міркування. Типи текстів і правила синтаксичного оформлення документів з господарської діяльності і обліково-фінансових документів. Вплив синтаксису на етику ділового спілкування (прямий і зворотний принцип викладу матеріалу; використання активних і пасивних зворотів, відокремлень тощо). Для досягнення позитивного результату в межах ділового стилю треба переконати ділового партнера в необхідності прийняти рішення, сприятли­ве для протилежної сторони. Проблематичність цього надзавдання полягає у тому, що діловий стиль обмежений у виборі мовних засобів і не дозволяє проявів емоційності або суб'єктивності. Так, писемна форма професійного спілкування відрізняється від роз­мовного, публіцистичного або художнього стилів тим, що вона базується на об'єктивності, логічній послідовності, уніфікації й доказовості, і тому будь-яке "втручання" особи у струнку композицію документа розглядаєть­ся як руйнування його юридичних основ. На перший погляд, значно легше досягти позитивного результату при усній формі, бо в цьому випадку вну­трішнє прагнення до об'єктивності скріплюється зовнішньою простотою й емоційністю розмовно-публіцистичних виступів. Але це тільки на перший погляд. Насправді, складним якраз і є визначення міри суб'єктивності за­лежно від форми спілкування, яка повинна спиратися на єдність з аудито­рією або співрозмовником для створення атмосфери неупередженості й об'єктивності. За таких умов в усній і писемній формах професійного спілкування мовні акценти повинні бути різними. Так, у писемній формі хіба що не єдиною можливістю зробити документ "живим" і психологічно впливовим є використання обмеженої кількості способів викладу матеріалу і синтак­сичних засобів службового мовного етикету, а в усній, як правило, пе­реконливість залежить від зовнішньої і внутрішньої культури керівника або промовця, що виявляється передусім у його вимові, лексиці й засобах мовного етикету. Таким чином, про синтаксис речення й тексту слід говорити у межах писемної форми професійного спілкування. Синтаксис писемної форми вимагає обов'язкового дотримання ней­тральності тону ділових повідомлень, чіткої і стрункої композиції тексту, тому для нього характерні такі ознаки:

1. практично повна відсутність питальних і окличних речень;

2. уживання непрямої мови (пряма мова можлива лише при цитуванні певного документа);

3. прямий порядок слів (підмет має, як правило, форму теперішнього часу для створення ефекту позачасовості і ставиться перед присудком, а узгоджене означення - перед означувальним словом; вставні слова вино­сяться на початок речення);

4. переважання пасивних конструкцій (вони акцентують увагу не на провині конкретної особі, а на дії, яка випливає з попередньої ситуації: не розробляє, задовольняє, затверджує, а розробляється, задовольняється, затверджується), інфінітивів (зобов'язати, затвердити, попередити), дієприкметникових і дієприслівникових зворотів;

5. нанизування форм родового й орудного відмінків з великою кількіс­тю віддієслівних іменників (забезпечення - кого? чим?).

Таким чином, у діловому документі все робиться для того, щоб у тексті не було жодного суб'єктивно-оціночного моменту, а головна увага зосереджувалася не на виконавцях чи діях, а на об'єктивних фактах, які їх супроводжують (не Ви не виконуєте план постачання вагонів. , а План щодо постачання вагонів не виконується). З іншого боку, відсутність суб'єктивності, позачасовість і лаконічність обмежують граматичні мож­ливості мови і переконливості документа, що звужує його націленість на максимально позитивний результат. Цю суперечність можна вирішити маніпулюванням різними формами побудови словосполучень, речень і цілого тексту. Так, дієприслівниковим зворотом не можна висловити значення часу, причини й умови, тому в таких випадках слід зберігати підрядні речення. Порівняйте: Познайомившись із справою... і Коли ми познайомилися зі справою.). Крім цього, велика кількість зворотів робить текст занадто канцелярським, що вимагає "розрядити" його підрядними реченнями, се­ред яких переважають з'ясувальні, означальні, мети й умови. Порівняйте: Спираючись на отриману інформації, вони змінили робочі операції, усунувши зайві, непродуктивні рухи і, використовуючи стандартні проце­дури і обладнання, прагнули підвищити ефективність роботи... і Спираючись на отриманій інформації, вони змінили робочі операції, щоб усунути зайві, непродуктивні рухи, і використовували стандартні процедури і обладнання для підвищення ефективності роботи... Підрядні речення у таких випадках мають чіткі правила розташуван­ня: означальні підрядні речення ставляться поряд з іменником, до якого вони належать; з'ясувальні найчастіше стоять після присудка, а обставинні речення мети й причини розміщуються і перед головним словом, і після нього залежно від акценту автора. Громіздким і непереконливим стає текст при зловживанні віддієслів­ними іменниками (Вивчення стану справ з метою поліпшення виробничого процесу. Краще для поліпшення., або Щоб поліпшити виробничий процес, необхідно.). Ось чому іменники бажано "розщеплювати" на допоміжне дієслово і віддієслівний іменник, що робить дію більш широкою й узагаль­неною: давати вказівки, вести пошук, дати доручення, встановити поря­док, провести операцію, надати допомогу тощо. Розщеплений присудок здатний передавати точні термінологічні значення і створювати колорит ділового тексту. Крім цього, багатослівний розщеплений присудок зосере­джує увагу читача на інформації і фіксує її в пам'яті одержувача. Типові помилки в синтаксисі писемної форми виникають найчас­тіше при перенесенні синтаксичних особливостей російської мови на укра­їнську, а також при невмінні реалізувати основні вимоги до мови докумен­тів на практиці, що знижує переконливість тексту. Ось деякі з них:

1.   Змішування у межах одного речення інфінітивних і номінативних конструкцій:

Зобов язання банку:

1. -     еідкрити Клієнтові розрахунковий рахунок за умови подання ним усіх документів, передбачених законодавчими актами України;

2. -   здійснення за дорученням Клієнта розрахункових та касових опера­цій у національній валюті України (треба Здійснюеати за дорученням Клі­єнта розрахункові та касові операції).

2.   Прямий переклад дієприкметникових зворотів теперішнього часу, які в українській мові мають перекладатися як підрядні речення: Основні електротехнічні пристрої за своїм призначенням поділяються на генеру­ючі і еикористоеуючі електричну енергію. Треба: Основні електротехні­чні пристрої за своїм призначенням поділяються на ті, які генерують і які еикористоеують електричну енергію.

3.   Зловживання дієприслівниковими зворотами на початку абзацу або тексту, що ускладнює текст документа: Керуючись Постановою Кабінету Міністрів України від 31 серпня 1996року № 1029 "Про вдосконалення по­рядку здавання в оренду житлових приміщень", наказую.Краще: Відпоеі- дно до Постанови Кабінету Міністрів України. і далі за текстом.

4.   Використання спільного додатка при дієсловах, які вимагають не­однакових відмінків: Ми повинні прагнути до вдосконалення і повного опанування методами (опанування - методами, але вдосконалення - методів).

5.  Заміна слів, відмінків або підміна прийменників під впливом росій­ської мови у стійких словосполученнях (для душі, для відома замість до душі, до відома). Для правильного вживання відмінків слід пам'ятати: багата на що?, але славиться чим?, властивий кому?, але характерний для кого?, дорівнювати чому?, але рівнятися на що?, завідувач чого?, але завідуючий чим?, загроза чого, чому?, але погроза чим, кому? опанувати що?, але оволодівати чим?, оснований на чому?, але заснований ким?, сповнений чого?, але наповнений чим?, торкатися чого?, але доторкатися до чого?

6.  Вибір прийменника або форм керування під впливом російської мо­ви, наприклад: подготовиться к чему - підготуватися до чого; случилось по вине - трапилось через провину, соответственно приказу - відповідно до наказу тощо (див. табл. 26).

7.   Об'єднання у межах одного тексту тавтологічних словосполучень, родових і видових понять, тобто не розуміння суті однорідності. Так, у ре­ченні Було закуплено нову апаратуру, прилади і пристрої значення виді­лених слів збігаються; у реченні Посіяно зерноеих - 300 га, бобоеих - 50 га, ячменю - 35 га поєднані родові й видові поняття (треба Посіяно зерно­вих - 300 га, у тому числі ячменю - 35 га, бобових - 50 га). Способи викладу матеріалу залежать від виду документа, його при­належності до рівнів стандартизації (низького чи високого), поставленої мети, а також ступеня обізнаності укладача з нормами етикету. Документи з високим рівнем стандартизації, у яких передбачений не лише формуляр документа, а й текст (за винятком цілком конкретних ві­домостей), - це прерогатива спеціалістів-документознавців, у яких вибір слів або конструкцій обмежений до мінімуму вимогами Держстандарту й особливостями стандартизованих і уніфікованих бланків. Що стосується документів з низьким рівнем стандартизації, у яких вибір слів, словосполучень і цілого тексту зумовлений змістом, ситуацією або певними обставинами ділового спілкування, то тут результат залежить не тільки від "сухих" цифр, фактів й об'єктивної інформації, але й від того, як їх подати за допомогою більш "вільних" мовних засобів. Існує три типи побудови текстів у документах з низьким рівнем стан­дартизації: розповідь, опис і міркування. При розповіді події, явища й факти викладаються у хронологічній по­слідовності. Класичними формами розповіді є автобіографія, протокол (іноді звіт), де весь текст підпорядкований зовнішній логіці. Тут не може існувати причинно-наслідкового аналізу і не дозволяється переставлення або приховування певної інформації, тому єдиною можливістю формуван­ня позитивного враження стає об'єднання другорядних і не дуже приваб­ливих фактів у межах більш вагомих і суттєвих для укладача документа або підкреслення залежності роз'єднаних у часі, але внутрішньо пов'язаних подій. Проте такі відступи повинні бути вмотивованими й логічно виправданими. Опис, як правило, використовується у звітах, актах, наказах і поста­новах. У ньому характеризується подія або явище через перерахування ознак і властивостей, тобто не в процесі, а в певній часовій точці виміру. Опис включає загальну характеристику явища, а частини, які обгрунтову- ють, доповнюють або конкретизують її, звуться елементами опису. Ось чому переконливість документа, складеного за принципом опису, залежить від вміння правильно підібрати й розташувати його елементи. Найскладнішим способом викладу матеріалу у документах є мірку­вання. У ньому логічно послідовний ряд визначень і висновків розкриває внутрішній зв'язок явищ через причинно-наслідковий аналіз - шляхом зіс­тавлення, порівняння й розкриття змісту цих зв'язків. При такому способі треба чітко уявляти собі головну мету всього документа, щоб втілити в йо­го композицію таку логічну форму висловлення думки, як доказ. Саме від визначеної мети й підбору для її реалізації фактів і доказів залежать висновки ділового партнера щодо подальшої співпраці. Міркування - класична прерогатива службових або пояснювальних записок. Але частіше за все проблему в цих та інших видах документів можна вирішити тільки через взаємодію і доповнення всіх трьох способів викладу матеріалу. При такому об'єднанні домінувати все ж таки буде мір­кування, у межах якого за певних обставин використовуються елементи розповіді або опису. Послідовність викладу матеріалів у такому разі визначається формою побудови конкретного доказу: від узагальнень до фактів (дедуктивний ме­тод) або від фактів до узагальнень (індуктивний метод). Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали його появу, або вказу­ються причини постановки питання саме у такому ракурсі, а наприкінці викладається мета документа, то такий виклад називається прямим. Якщо ж мета викладається на його початку, а потім даються пояснення, наво­дяться факти й розрахунки, то такий виклад зветься зворотним. Проте, який би спосіб не вибрав автор, документ повинен відповідати таким вимогам:

1. видаватися повноважним органом відповідно до його компетенції;

2. не суперечити чинному законодавству і вказівкам вищих органів;

3. бути складеним за встановленою формою;

4. бути достовірним, відповідати завданням і базуватися на фактах;

5. бути бездоганно відредагованим і оформленим.

Для цього появі документа передує копітка підготовча робота, тим більша, чим важливіший документ: виклад повинен вестись за чітко про­думаним планом, продуманою логічною структурою і підпорядковуватися основному композиційному елементу - меті; текст має викладатися у ней­тральному тоні і не припускати двозначних тлумачень. Кожен документ, навіть викладений однією фразою, умовно поділяється на дві частини: об­грунтування і висновки (або пропозиції, рішення, прохання, розпоряджен­ня тощо). Недостатньо чітка композиція, непрозорість структури докумен­та ускладнюють сприймання тексту, роблять слабкими його переконли­вість і дієвість. У цьому плані не можна недооцінювати роль службового мовного етикету, який надає можливість навіть у "сухому" діловому стилі вжи­вати словесні форми ввічливості, прийняті у даному суспільстві (Дяку­ємо Вам за своєчасну відповідь; Увесь колектив нашого заводу схвально зустрів Вашу пропозицію тощо), і торкатися національних уподобань громадськості. Так, лист, адресований окремій людині, доречно починати звертання­ми і вступними компліментами, особливо якщо він містить негативний зміст і сама відмова висловлена в ньому стримано і ввічливо (Шановний (Вельмишановний)., Шановний (Вельмишановний) пане., Шановна па­ні., Шановні панове (колеги), Вельмишановний професоре!, Шановний лі­карю! Ми дуже раді., Нам особливо приємно.), а закінчувати словами З повагою, З глибокою пошаною, Ще раз дякуємо Вам, Хочемо ще раз подя­кувати Вам. Проте надмірна ввічливість справляє негативне враження. Питання мовного етикету набувають особливої актуальності при складанні різних типів листів-відмов і листів-вимог. Так, наприклад, лист- відмову треба розпочинати не з констатації відмови, а з пояснення, чим вона викликана. Це надає можливість продовжувати надалі ділові стосунки і не справляє негативного враження. Адже лист, укладений в різкому тоні, знижує ефективність ділового писемного спілкування і створює нервові, напружені стосунки між діловими партнерами. Щодо листів-прохань, то при їх написанні треба пам'ятати, що очіку­ваний результат може бути у ньому лише підказаний, а не нав'язаний ад­ресатові. У таких випадках доречно просити не Вашого позитивного рі­шення, а просто розгляду питання і винесення певного рішення. У листах-відповідях для підкреслення особливого значення питання треба вказувати номер, дату, тему листа, на який дається відповідь, а кра­ще навіть короткий опис попередньої інформації (Як зазначено у Вашому листі за номером. від., де йшлося про.). Великі можливості для вираження етичної оцінки приховані у викори­станні активних і пасивних зворотів, відокремлень для пом'якшення ка­тегоричності тону й досягнення максимально позитивного результату. Так, пасивна конструкція Моє розпорядження щодо своєчасного пос­тачання вагонів не виконується (тут нема логічного суб'єкта) буде більш дієвим, ніж активний зворот Ви не виконуєте мого розпорядження щодо своєчасного постачання вагонів, бо в першому випадку акцентується не провина конкретної особи, а факт невиконання, що розширює коло тих, на кого впливає документ. Те саме стосується ситуацій, коли факт звершення дії має більше зна­чення, ніж вказівка на особу: Оплата Гарантується. Лист надіслано. та ін. Проте у випадках, коли необхідно вказати на конкретну особу як дже­рело дії, вживається активна форма (тут граматичний і логічний суб'єкти співпадають): Міністерство освіти і науки не заперечує проти того, щоб.; Завод не Гарантує якості після шести місяців експлуатації приладу в умовах підвищеної загазованості. Вдало використані відокремлення виконують у діловій кореспонденції велику кількість функцій: створюють ефект емоційності й людяності (по­рівняйте: Ваше прохання не може бути задоволене і На жаль, Ваше про­хання не може бути задоволене з об'єктивних причин); демонструють обі­знаність компаньйона з викладеною нижче інформацією, що справляє по­зитивне враження (Як Вам уже відомо, ми. ); формулюють причини, які стали підставою для прийняття рішення, за допомогою дієприслівникових зворотів (Познайомившись зі справою,. Зважаючи на обставини,. Беру­чи до уваги,. та ін.). Для того, щоб думка не була висловлена категорично, не образила ді­лового партнера і мала максимальну переконливість, вона повинна випли­вати з самої логіки фактів. Порівняйте впливовість різних ділових зворотів у розпорядженні: Ви поеинні бути на нараді (текст звучить як наказ, висловлений у прямій формі, - впливовість мінімальна); Ваша присутність на нараді обое'язкоеа (текст більш стриманий, значить, більш впливовий, але все ж таки категоричний); Ваша присутність на нараді необхідна (у тексті є завуальована інформація про професійний рівень підлеглого, що створює ефект позити­вної дії); Ваша присутність на цій нараді необхідна (у тексті робиться акцент на важливості цієї наради для самого підлеглого); Ваша присутність на цій нараді просто необхідна (іншими словами, Без Вас не обійтись - впливовість і переконливість максимальна).