36. Особливості приватного ділового спілкування

1. Нарада - це такий вид приватного ділового спілкування, при якому внутрішня культура і культура мовлення виявляються особливо. На нараду збираються, як правило, знайомі відповідальні працівники, які цінують час і можуть ухвалювати колективні рішення, ось чому ефективність їх прове­дення залежить перш за все від того, елементи якого стилю в них будуть переважати: розмовного чи ділового. Існують три види нарад: інформацій­ні (директивні), оперативні (диспетчерські) і дискусійні. Досвідчений керівник інформаційні наради буде зводити до мініму­му, тому що доцільніше познайомити працівників із новою інформацією в письмовій формі (якщо це директивні матеріали) або роздати текст допові­ді, щоб на самій нараді ухвалити рішення. В іншому випадку спонтанне спілкування на непідготовленій нараді перетвориться у найгірший варіант розмовного стилю і буде зводитися до загальних закликів "поліпшувати трудову дисципліну", "підвищувати продуктивність праці", що є непродуктивною витратою робочого часу працівників. Найбільш продуктивною й демократичною формою ділових засідань є дискусійні наради, тому що на них можна вільно висловлювати думку, навіть якщо вона буде розходитися з думкою керівника. Як правило, саме на цих нарадах народжуються справді конструктивні рішення. Ось чому їх проведення - важка справа для керівника, що сповідує волюнтаристські методи управління, тим більше, що такі наради треба серйозно готувати.

2. Прийом відвідувачів - один із видів приватного ділового спілку­вання, при якому треба швидко оцінювати ситуацію, психологічні особ­ливості відвідувача (як правило, незнайомого) і намагатися створити ат­мосферу відвертості, неупередженості, доброзичливості для отримання повної інформації і правильного прийняття рішення. Це не означає, що до прийому відвідувачів не треба готуватися. Ознайомлення із попереднім списком відвідувачів (виділення категорій за їх соціальним статусом і проблемами, які б вони хотіли підняти) дозволить установити найбільш умотивовані параметри черги й оволодіти ситуацією, підбираючи адеква­тні мовні засоби. Проте існують і загальноприйняті правила, які можуть змінюватися лише в обмежених параметрах залежно від особистості від­відувача. Ці правила стосуються як етикету взагалі, так і мовного етикету. Щодо організації прийому, то тут слід пам'ятати про такі послідовні еле­менти цього процесу:

• уся увага прийому, переключення усіх телефонів на секретаря;

• ввічливий початок і закінчення зустрічі при будь-якому результаті або враженні від спілкування;

• уміння слухати й вислуховувати;

• коректне спілкування;

• детальне ознайомлення зі справою;

• вирішення справи або планування шляхів її розв'язання.

Неабияку роль у дотриманні таких вимог відводиться мові спілку­вання - від тону до підбору лексики й граматичних конструкцій. Тон має бути спокійним, ненапруженим, але голос протягом бесіди змінюватися з помітним зниженням до кінця фрази. Неабиякого значення набувають па­узи з пошуком потрібного слова, які інформують про здатність керівника до вислуховування, підкреслюють сказане і створюють атмосферу вдум­ливої бесіди, довірливої і приязної розмови з націленістю на вирішення проблеми. Щоб спілкування було зрозумілим і психологічно відкритим для спів­бесідника, його краще вести мовою, якою розмовляє присутній. При цьому неприпустимі вживання професіоналізмів, діалектизмів і жаргонізмів, зне­важливий тон розмови, образлива іронія, негативні експресивні оцінки то­що. Справляє позитивне враження користування багатствами нейтральної, загальнолітературної лексики, фразеологізмами, афоризмами, літератур­ними цитатами, формулами ввічливості різних типів.

3). Телефонна розмова та інші види ділового спілкування з викорис­танням телефонного зв'язку - найбільш розповсюджений у наш час спо­сіб безпосереднього обміну інформацією, який здійснюється на будь-якій відстані і може мати миттєвий результат. Проте при зовнішній легкості ді­лової розмови за допомогою технічних засобів реакція на репліки не може бути повністю об'єктивною, бо вона не може враховувати всю безмежність і багатогранність безпосереднього контактного спілкування, де, крім слів, неабиякого значення набувають міміка, жести і всі атрибути навколишньої ситуації. Мінімізація мовних засобів у цьому виді приватного ділового спі­лкування доведена до крайньої межі, що ускладнює можливості встанов­лення психологічного контакту. Не завжди адекватною може бути й оцінка уявленого позитивного результату, бо на телефонну розмову юридично не можна посилатися. Протиріччя, які закладені в самій природі ділової телефонної розмови (зовнішня легкість установлення зв'язку будь з ким і будь-коли при внут­рішній складності досягнення дійсно дієвого і Гарантованого позитивного результату), зумовлюють загальні рекомендації до етикету, тону спіл­кування і конкретні вимоги до мови на різних етапах здійснення безпосе­реднього спілкування за допомогою технічних засобів.

4). Ділові контакти "переживають", як правило, етап знайомства або встановлення контакту і припинення або продовження спільної діяльності чи контактування у неофіційній сфері. При цьому головним є етап знайом- ства, бо від форми представлення і конструкцій мовного етикету часто за­лежить, чи будуть подальші ділові контакти між новими партнерами. Ось чому при безпосередньому знайомстві і знайомстві через посередника слід пам'ятати низку обов'язкових правил.

5). Візитна картка як спосіб установлення індивідуального контак­ту. На сьогодні візитні картки стали невід'ємним атрибутом ділового життя. Вони вручаються (пересилаються поштою) під час знайомства чи візиту для встановлення подальших контактів, ось чому користуватися ними треба вибірково. Візитна картка згідно з протокольними вимогами має бути білого кольору (кольоровим може бути лише фірмовий знак), як правило, форматом 5х9 з округлими краями. Здебільшого вона містить такі реквізити:

1. назву підприємства, установи, організації, фірми;

2. прізвище, ім'я та по батькові власника візитної картки;

3. посаду;

4. адресу установи, організації, підприємства, фірми (домашню адресу);

5. номери телефонів, факсу.

Назва фірми, прізвище, ім'я та по батькові друкуються великими літе­рами, а посада, адреса, телефони - малими.  Обмін візитними картками відбувається зразу після того, як співроз­мовники були представлені один одному. Вручається візитна картка так, щоб новий знайомий міг прочитати текст. Візитну картку беруть вказів­ним і великим пальцями лівої або правої руки, ознайомлюються із тек­стом і ховають. Ні в якому разі їх не можна м'яти, згинати, крутити в ру­ках перед власником, робити на них помітки, бо це сприймається як не­повага до візитера. Візитними картками не лише обмінюються, але й надсилають їх після ділового візиту або разом із подарунками, книгами, журналами, квітами тощо. Іноді їх можна надсилати замість листа, зазначивши у лівому ниж­ньому кутку стандартну міжнародну символіку (літери французьких слів): р.г. - висловлення подяки; рХ - привітання;