3.3. Ознаки документа

До відмітних ознак документа відносяться:

1. Наявність смислового семантичного змісту.

Документ – носій сенсу, який передається знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають зміст, зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою.

2. Стабільна матеріальна форма,що забезпечує довгострокову схоронність документа, можливість багаторазового (довготривалого) використання та переміщення інформації в просторі і часі.

3. Призначення для використання в соціальній комунікації.Документний статус мають лише ті джерела, які з самого початку призначені для зберігання і передачі інформації в просторі і часі. Документи – це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації.

4. Завершеність повідомлення.Ця ознака обумовлена галуззю використання документа. Фрагментарне незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Вимога завершеності є відносною, оскільки є ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень (нариси, чернетки, ескізи).

3.4 . Функції документа

Як і всяка система, документ створюється суспільством лише остільки, оскільки він виконує ті чи інші необхідні суспільству функції.

Функція документа– це його суспільна роль, соціальне призначення, мета, завдання.

Весь спектр соціальних функцій документа можна умовно поділити на три групи:

1) Головну; 2) загальні; 3) спеціальні.

Головна, найбільш узагальнююча функція документа – це збереження і передача (поширення) інформації в часі та / або просторі.Документ створюється для забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.

Загальні функції– інформаційна, комунікативна, кумулятивна – характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду.

Інформаційна функція– це здатність документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань. Основним критерієм інформативності документа є його інформаційна ємність, тобто кількість і якість інформації, зафіксованої в документі. Існує правило: більше інформації в можливо меншому обсязі документа (звіт про НДР, стаття – монографія – підручник – енциклопедія: документи розташовані за ступенем збільшення інформаційної ємності). Ця функція визначається такими показниками, як корисність, повнота, достовірність, цінність, новизна інформації та ін.

Комунікативна функція– це здатність документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступності. Документ забезпечує документну комунікацію, яка без нього була б неможлива.

Кумулятивна функція– це здатність документа накопичувати, концентрувати, збирати і упорядковувати інформацію з метою її збереження для нинішнього і прийдешнього поколінь.

Спеціальні функціївластиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються в більшій ступені відповідно до соціальних потреб суспільства. До них відносяться: управлінська, пізнавальна (освітня), правова, загальнокультурна, меморіальна, гедонічна та ін. функції.

Управлінська аборегулятивна функція– виконується документами, які створені для цілей управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, циркуляри, розпорядження, тобто офіційні і ділові документи).

Пізнавальнаабокогнітивна функція– здатність документа служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи і суспільства. Це призначення документа полягає в забезпеченні загального і професійного процесу навчання (підручник, навчальний посібник, практикум, хрестоматія, методичні рекомендації тощо – тобто навчальні документи), а також наукової діяльності (наукова монографія, дисертація, автореферат дисертації, патент, звіт про НДР і ДКР, тобто наукові документи).

Правова функція– це здатність документа служити засобом доказу, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Правовою функцією в першу чергу володіють офіційні видання (конституція, закони, укази), а також історичні джерела, службовці засобом засвідчення.

Загальнокультурна функція– здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві (літературно-художнє, наукове видання, кінофільм, відеофільм, фотографія, листівка, гравюра та ін.).

Меморіальна (пам’яткова) функція– здатність документа служити «зовнішньою пам'яттю» людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам – пам'яткам (артефактів), володіє особливою соціально-культурною та історичною цінністю (рукописна книга, рідкісні, особливо цінні та унікальні за змістом, формою або умовам побутування у зовнішньому середовищі документи).

Гедонічна функція– здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (твори художньої літератури, видання з мистецтва, листівки, кінофільми, діафільми, відеофільми, компакт-диски, грамплатівки, магнітні фонограми і т. п.).

До спеціальних функцій документа можна також віднести статистичну, джерельну, підтвердження авторського авторитетута ін. Кількість спеціальних функцій документа, як і потреб суспільства, незліченно.

Документ завжди поєднує в собі одночасно декілька функцій, які тісно переплетені між собою. Однак поліфункціональність документа не виключає домінуючої ролі однієї його функції (наприклад : підручник – навчальна, указ – правова, афіша – рекламна).

Знання функцій документа дозволяє усвідомити цільове (для чого, з якою метою створений конкретний документ) і читацьке (для кого створений документ – для дітей, дорослих, фахівців, студентів і т. д.) призначення документа, з тим щоб найбільш ефективно використовувати його потенційні можливості. Від цільового і читацького призначення документа залежить характер інформації, що міститься в ньому, тип і вид документа.

Знання функцій документа дозволяє:

♦ визначити справжню цінність документа, соціальну значимість його змісту;

♦ правильно зрозуміти роль документної інформації (на відміну від усної, недокументної ) у задоволенні різноманітних читацьких потреб суспільства;

♦ здійснити наукову класифікацію і типологію документа (розподіл документів за різними ознаками на види і типи);

♦ визначити найбільш оптимальні шляхи і засоби його виготовлення, переробки, розповсюдження, зберігання і використання в бібліотеках, органах НТІ, архівах, книгарнях;

♦ розробити теоретичні основи документознавства, сформувати його понятійний апарат і т. д.