1.2 Жизненный цикл проекта. Этапы. Фазы.
Промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации называется проектным циклом (говорят также —"жизненным циклом проекта»).
Жизненный цикл проекта является исходным понятием для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений.
Каждый проект независимо от его сложности и объема работ, необходимых для его выполнения, проходит в своем развитии определенные состояния: от состояния, когда "проекта еще нет", до состояния, когда "проекта уже нет". Принципиальная структура проектного цикла показана на рис. 1.2.
Для деловых людей начало проекта связано с началом его реализации и началом вложения денежных средств в его выполнение.
Обычно начало проекта – это документально оформленный момент его появления. В большинстве случаев таким документом является приказ о назначении менеджера проекта или контракт на выполнение отдельных работ (проектирование, строительство).
Окончанием существования проекта может быть:
• ввод в действие объектов, начало их эксплуатации и использования результатов выполнения проекта;
• перевод персонала, выполнявшего проект, на другую работу;
• достижение проектом заданных результатов;
• прекращение финансирования проекта;
• начало работ по внесению в проект серьезных изменений, не предусмотренных первоначальным замыслом (модернизация);
• вывод объектов проекта из эксплуатации.
Обычно как факт начала работ над проектом, так и факт его ликвидации оформляются официальными документами.
Состояния, через которые проходит проект, называют фазами (этапами, стадиями).
Универсального подхода к разделению процесса реализации проекта на фазы не существует. Решая для себя такую задачу, участники проекта должны руководствоваться своей ролью в проекте, своим опытом и конкретными условиями выполнения проекта (см. рис. 1.2, 1.3). Поэтому на практике деление проекта на фазы может быть самым разнообразным, лишь бы такое деление выявляло некоторые важные контрольные точки ("вехи"), во время прохождения которых просматривается дополнительная информация и оцениваются возможные направления развития проекта.
Рисунок 1.2 - Принципиальная структура жизненного цикла традиционного инвестиционного проекта
Рисунок 1.3 - Цикл проекта Всемирного банка (по WarenС.Baum"ProjectCycle", издание Всемирного банка, 1993 г.)
Рисунок 1.4 - Жизненный цикл системы/продукта (на примере программного продукта)
В свою очередь каждая выделенная фаза (этап) может делиться на фазы (этапы) следующего уровня (подфазы, подэтапы) и т. д.
Применительно к очень крупным проектам, например строительству метрополитена, освоению нефтегазового месторождения и т. п., количество фаз и этапов их реализации может быть увеличено.
Выделение дополнительных этапов в крупных проектах связано не только с большой продолжительностью строительства этих объектов (10-15 лет), но и необходимостью более тщательного согласования действий организаций — участников проекта.
Вся деятельность по проекту протекает взаимозависимо во времени и пространстве. Однако обеспечить однозначное распределение фаз и этапов выполнения проекта в логической и временной последовательности практически невозможно. Связанные с этим проблемы решаются с помощью опыта, знаний и искусства специалистов, работающих над проектом.
Во Всемирном Банке и подразделении ООН - UNIDO принято деление жизненного цикла проекта на прединвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную фазы, которые представлены на рисунке 1.5.
Примерное содержание фаз жизненного цикла проекта применительно к действующим в государстве нормативным документам приведено в таблице 1.1.
Таблица 1.1 Содержание фаз жизненного цикла проектов
|
Прединвестиционная | |||
|
Прединвестиционные исследования |
Разработка проектно-сметной документации, планирование проекта и подготовка к строительству | ||
|
1. Изучение прогнозов и направлений развития страны (региона, города) 2. Формирование инвестиционного замысла 3. Подготовка ходатайства (декларации) о намерениях 4. Предварительное согласование инвестиционного замысла 5. Составление и регистрация оферт 6. Разработка обоснования инвестиций, оценка жизнеспособности проекта 7. Выбор и предварительное согласование места размещения объекта 8. Экологическое обоснование 9. Экспертиза 10. Предварительное инвестиционное решение 11. Разработка предварительного плана проекта |
1. Разработка плана проектно-изыскательских работ 2. Задание на разработку ТЭО (проекта) строительства и разработка 3. Согласование, экспертиза и утверждение ТЭО (проекта) строительства 4. Выдача задания на проектирование 5. Разработка, согласование и утверждение рабочей документации 6. Принятие окончательного решения об инвестировании 7. Отвод земли под строительство 8. Разрешение на строительство 9. Задание на разработку проекта производства работ 10. Разработка плана проекта | ||
|
Инвестиционная (строительная) | |||
|
Тендеры. Контракты. |
Строительно-монтажные работы |
Завершение строительной фазы проекта | |
|
1. Тендеры на проектно-изыскательские работы и заключение контрактов 2. Тендеры на поставку оборудования и заключение контрактов 3. Тендеры на подрядные работы и заключение контрактов 4. Тендеры на услуги консультантов и заключение контрактов 5. Разработка планов (графиков) поставки ресурсов 6. Подготовительные работы к строительству |
1. Разработка оперативного плана строительства 2. Разработка графиков работы машин 3. Выполнение строительно-монтажных работ 4. Мониторинг и контроль 5. Корректировка плана проекта и оперативного плана строительства (управление изменениями) 6. Оплата выполненных работ и поставок |
1. Пуско-наладочные работы 2. Сдача-приемка объекта 3. Закрытие контракта 4. Демобилизация ресурсов 5. Анализ результатов | |
|
Эксплуатационная | |||
|
| |||
|
1. Эксплуатация 2. Ремонт 3. Развитие производства 4. Закрытие проекта: • вывод из эксплуатации • демонтаж оборудования • модернизация (начало нового проекта) | |||
Прединвестиционная фазапредполагает проведение исследований для определения инвестиционных возможностей проекта, анализ альтернативных вариантов и предварительный выбор, детальную разработку проекта, обоснование выводов по проекту и решения про его инвестирование.
Деление прединвестиционной фазы на стадии не позволяет действовать от идеи проекта до окончательного технико-экономического обоснования непосредственно, без поэтапной проверки идеи или представления альтернативных решений.
Исследование возможностей
Определение инвестиционных возможностей является отправной точкой для деятельности, связанной с инвестированием. Потенциальные инвесторы заинтересованы в получении информации о возникающих инвестиционных возможностях и, чтобы создать такую информацию для идентификации инвестиционного проекта, следует применять подходы: на уровне сектора экономики и на уровне предприятия. На подготовку данной информации не должны привлекаться какие-либо значительные расходы, поскольку она предназначена, главным образом, для выявления принципиальных аспектов возможного предложения по инвестированию промышленного объекта.
Цель таких исследований – быстро и без больших издержек оценить наиболее важные моменты инвестиционных возможностей.
Предварительное технико-экономическое обоснование (ПТЭО)
Основные цели ПТЭО заключаются в определении того, выполняются ли следующие положения:
все возможные альтернативы проекта рассмотрены;
концепция проекта оправдывает проведение детального анализа с помощью технико-экономического обоснования;
все аспекты проекта имеют важное значение с точки зрения его осуществимости и признания необходимости глубокого изучения путём функциональных исследований, или исследований обеспечения, таких как анализ рынка, лабораторные или опытно-промышленные испытания;
идея проекта (на основе имеющейся информации) должна быть определена либо как нежизнеспособная, либо достаточно привлекательная для отдельного инвестора или группы инвесторов;
экологическая ситуация на участке планируемого строительства и потенциальное воздействие на неё предполагаемого производственного процесса соответствуют национальным стандартам.
ПТЭО следует рассматривать как промежуточную стадию между исследованием возможностей проекта и детальным технико-экономическим обоснованием. Различие заключается в степени детализации получаемой информации и глубине рассмотрения вариантов проекта. Структура ПТЭО должна быть такой же, что и структура подробного технико-экономического обоснования.
Исследования обеспечения (функциональные исследования)
Исследования обеспечения охватывают определённые аспекты инвестиционного проекта и нужны в качестве предпосылки для обеспечения проведения ПТЭО и технико-экономического обоснования, особенно в случае крупномасштабных инвестиционных предложений.
Примерами таких исследований могут быть:
исследования рынка предполагаемой продукции, включая прогнозирование спроса на соответствующем рынке при ожидаемом проникновении на него;
исследования сырья, основных и вспомогательных производственных материалов, охватывающие имеющиеся и прогнозируемые запасы сырья и потребляемых ресурсов, нужных для проекта, а также имеющиеся и прогнозируемые тенденции в области изменения цен на такие материалы и ресурсы;
лабораторные и опытно-промышленные испытания, которые выполняются по мере необходимости для определения пригодности конкретных видов сырья, материалов или продукции.
Содержание исследований обеспечения варьируется в зависимости от вида и характера проекта. Однако, поскольку эти исследования относятся к жизненно важным аспектам проекта, их выводы должны быть достаточно ясными, чтобы служить основой для последующей стадии подготовки проекта.
Технико-экономическое обоснование (ТЭО)
ТЭО должно дать всю необходимую информацию для принятия решения об инвестировании. Следовательно, коммерческие, технические, финансовые, экономические и экологические предпосылки для инвестиционного проекта должны быть определены и критически оценены на основе альтернативных вариантов решений, уже рассмотренных на стадии ПТЭО. Результатом этих усилий и является проект, предварительные условия и цели которого были чётко определены исходя из основной цели и возможных вариантов стратегии маркетинга, желаемой и достижимой доли рынка, соответствующих производственных мощностей, месторасположения предприятия, имеющихся сырья и материалов, соответствующей технологии и механического оборудования. Финансовая часть исследований состоит в определении объёма инвестиций, включая чистый оборотный капитал, издержки производства и маркетинга, поступления от продаж и прибыль на инвестированный капитал.
Весь объём проекта должен быть выражен в чертежах и схемах, которые послужат основой дальнейшей работы.
Подготовка оценочного заключения
Когда разработка ТЭО завершается, различные участники дают собственную оценку инвестиционному проекту в соответствии со своими конкретными целями и предполагаемыми рисками, затратами и прибылями. Крупные инвестиционные и финансовые организации владеют формализованными методами оценки проекта и обычно готовят оценочное заключение. Поэтому заключение по проекту должно рассматриваться как самостоятельная стадия прединвестиционной фазы, влияющая на окончательные инвестиционные и финансовые решения, принимаемые пректоустроителями. Чем выше качество ТЭО, тем легче работа по оценке проекта. К этому моменту, со времени возникновения идеи проекта, уже затрачены значительные время и средства.
Оценочное заключение покажет, оправданы ли были эти предпроизводственные затраты.
Инвестиционная фаза предполагает широкий спектр консультационных и проектных работ, главным образом в сфере управления проектом.
На стадии проведения переговоров и заключения контрактов важнейшую роль играет привлечение отечественных поставщиков сырья, материалов, оборудования. Данная стадия связана с правовыми обязательствами, которые возникают при передаче технологии, строительстве домов, закупки и установке оборудования, а также при финансировании. На этой стадии осуществляется подписание договоров между инвестором или предпринимателем, с одной стороны, и финансовыми учреждениями, консультантами, поставщиками сырья и других ресурсов, с другой.
Стадия инженерно-технического проектирования предполагает выбор площади, технологии, осуществление всего диапазона работ по планированию и составлению графиков строительства, а также подготовку маршрутно-технологических карт, масштабных чертежей и разнообразных схем.
Стадия строительства включает подготовку площади для строительства, сооружение зданий и другие строительные работы, а также поставки и монтаж оборудования в соответствии с разработанными программами и графиками.
Предпроизводственный маркетинг непосредственно анализирует готовность рынка к появлению продукта проекта, определяет способы, которые содействуют проведению эффективной сбытовой политики, организации продвижения товара на рынок. На этой стадии определяется критический уровень поставок продукции, а также возможные методы стимулирования продаж, в том числе реклама, ценовое стимулирование покупателей, продавцов и посредников.
Обучение персонала проводится одновременно с этапом строительства и может иметь решающее значение для ожидаемого увеличения продуктивности и эффективности работ предприятия. Особенно важна данная стадия для крупномасштабных проектов, которые связаны с привлечением большого числа работников, к которым предъявляются высокие требования в профессиональной и квалификационной подготовке. Для проектов, которые используют новые технологии и ноу-хау, обучение является неотъемлемой частью инвестиционной фазы проекта.
Сдача проекта в эксплуатацию включает такие виды работ:
предэксплуатационные проверки;
пробные пуски;
эксплуатационные испытания;
принятие проекта.
Стадия сдачи в эксплуатацию и пуск предприятия связывает инвестиционную фазу с эксплуатационной фазой.
Эксплуатационная фаза включает стадию замены и реабилитации и стадию расширения и инновации.
Стадия замены и реабилитации играет значительную роль при реализации крупномасштабных проектов. Процесс подготовки и инвестирования для таких проектов может длиться не один год, поэтому возникает необходимость обновления процесса, включающего техническую и технологическую перепроверку, инвестирование, дополнительное обучение, введение контроля качества, улучшение финансового и организационного управления.
Расширение и инновации, как составные части эксплуатационной фазы, возможны в случаях, когда необходимо увеличение количества основной и побочной продукции без изменения номенклатуры, производственной программы путем добавления новой однотипной продукции. Данное расширение возможно с помощью таких способов:
усовершенствование технологии;
увеличение мощности всего производства;
введение нового сменного графика работы;
повышение производственной мощности слабых участков производства.
Внедрение новой продукции может привести к установке новых производственных линий внутри существующего предприятия или, в зависимости от масштаба производства, - к строительству новых цехов на отдельном участке. Такое расширение необходимо рассматривать как новый проект.
Прохождение проекта через все эти стадии содействует продвижению инвестиций, создает лучшую основу для принятия решения и осуществления проекта. Логика такого членения достаточно проста: вначале надо найти возможность (например, улучшение показателей предприятия с помощью инвестирования), иначе говоря, найти то, во что можно вложить деньги, затем надо тщательно проработать все аспекты реализации инвестиционной идеи и создать адекватный ей бизнес-план.
Если такой план удается разработать, и он представляет интерес для потенциального инвестора, то исследования стоит продолжить. Это предполагает более углубленную проработку бизнес-плана и тщательную оценку экономических и финансовых аспектов намечаемого инвестирования. Наконец, если результаты и такой оценки оказываются благоприятными, наступает стадия принятия окончательного решения о реализации проекта и выборе наилучшей из возможных схем его финансирования.
Достоинство такого постадийного подхода состоит в том, что он обеспечивает возможность постепенного нарастания усилий и затрат, вкладываемых в подготовку проекта. Действительно, неотъемлемым элементом каждой из стадий является оценка полученных результатов и отбор наиболее многообещающих проектов. Только эти отобранные проекты становятся объектом исследования на следующей стадии, работа только над ними получает финансирование. Проекты же, не подтвердившие свою перспективность сразу же отвергаются, что позволяет избежать той крупной траты денег, которая происходила, если бы все инвестиционные концепции доходили до дорогостоящей стадии окончательной формулировки и тщательной оценки.
Важность такой фильтрации проектов будет более понятна, если принять во внимание, что согласно имеющимся оценкам стоимость работ по окончательной формулировке и оценке проекта может достигать для малых проектов 1-3%, а для крупных проектов – 0.2-1% общей суммы инвестиций.
Участники проекта реализуют различные интересы в процессе осуществления проекта, формируют собственные требования соответственно целям и мотивации и влияют на проект, исходя из своих интересов, компетенции и степени вовлеченности в проект.
Состав участников проекта, их роли, разделение функций и ответственность зависят от типа, вида, масштаба и сложности проекта, а также от фаз его жизненного цикла.
Для определения состава участников проекта, построения его функциональной и организационной структур для каждого проекта на стадии разработки концепции необходимо определить:
предметную область – цели, задания, работы и основные результаты, то есть что необходимо сделать, чтобы реализовать проект, а также его масштабы, сложность, допустимые сроки;
отношения собственности, вовлеченной в процесс осуществления проекта (что сколько стоит и кому принадлежит?);
основные идеи реализации проекта (как сделать?);
основных активных участников проекта (кто будет работать?);
основных пассивных участников проекта (кого касается проект?);
каковы мотивации участников проекта (возможная прибыль, убытки, риск).
Ответы на эти вопросы позволяют выявить участников проекта, их цели, определить взаимоотношения и на этой основе принять обоснованные решения, касающиеся организации и управления проектом.
Рассмотрим функции некоторых участников проекта подробнее.
Инвестор– юридическое или физическое лицо, обеспечивающее финансирование инвестиционного проекта и заинтересованное в получении прибыли от его реализации. Очень важно понимать, что иногда это — одно лицо с Заказчиком. Если же Инвестор и Заказчик — не одно и то же лицо, инвестор заключает договор с заказчиком, контролирует выполнение контрактов и осуществляет расчеты с другими участниками проекта. Заказчиком в этом случае является юридическое или физическое лицо, заинтересованное в осуществлении проекта и достижении его результатов. Заказчик, то есть будущий собственник и пользователь результатов проекта определяет основные требования и масштаб проекта, обеспечивает финансирование проекта за счет своих средств и средств инвесторов, заключает контракты с главными исполнителями проекта, несет ответственность по этим контрактам.
Проектно-сметную документацию разрабатывают специализированные проектные организации, обобщенно называемые Проектировщиком. При этом ответственной за выполнение всего комплекса этих работ обычно является одна организация, называемаяГенеральным проектировщиком (Генпроектировщиком).
За рубежом чаще всего их представляют Архитектор и Инженер.
Архитектор- это лицо или организация, имеющие право профессионально, на основе соответствующим образом оформленной лицензии выполнять работу по созданию проектно-сметной документации, спецификаций, требований к проведению торгов и даже общее управление проектом.
Инженер—это лицо или организация, имеющая лицензию на занятие т.н. инжинирингом – то есть, комплексом услуг, связанных с процессом производства и реализации продукции проекта. Инжиниринг включает фазы планирования работ, инженерного проектирования, проведения испытаний, контроля за сдачей в эксплуатацию.
Материально – техническое обеспечение проекта (закупки и поставки) обеспечивают организации – поставщики.
Подрядчик (генеральный подрядчик, субподрядчик) – юридическое лицо, несущее ответственность за выполнение работ в соответствии с контрактом.
Консультантамимогут быть фирмы и специалисты, привлекаемые на контрактных условиях для оказания консультационных услуг другим участникам проекта по всем вопросам его реализации.
Особое место в реализации проекта занимает Руководитель проекта - юридическое лицо, которому заказчик (или, может быть, инвестор или другой участник проекта) делегирует полномочия по руководству работами по проекту: планированию, контролю и координации работ участников проекта. Конкретный состав полномочий руководителя проекта (менеджера проекта) определяется контрактом с заказчиком.
Под руководством Руководителя проекта работает Команда проекта –специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период осуществления проекта с целью эффективного достижения его целей. Состав и функции команды проекта зависят от масштабов, сложности и других характеристик проекта.
Следует упомянуть еще о Лицензиаре– юридическом или физическом лице – обладателе лицензий и «ноу-хау», используемых в проекте. Лицензиар предоставляет (обычно на коммерческих условиях) право использования в проекте необходимых научно-технических достижений.
Отметим важнейшую роль финансово-кредитного учреждения, как правило, банка, - одного из основных инвесторов, обеспечивающих финансирование проекта. В обязанности банка входит непрерывное обеспечение проекта денежными средствами, а также кредитование генподрядчика для расчетов с субподрядчиками, если у заказчика нет необходимых средств.
Органы власти – те участники проекта, которые удовлетворяют свои интересы путем взимания налогов с участников проекта, выдвигает и требует выполнения экологических, социальных и других общественных и государственных требований, связанных с реализацией проекта.
Не стоит забывать о других участниках проекта. На реализацию проекта влияют и другие факторы из окружения проекта, они тоже могут принадлежать к участниками проекта. К таким факторам можно отнести: конкурентов основных участников проекта, население, спонсоры проекта, различные консалтинговые, юридические организации, привлеченные к реализации проекта.