3.2. Программа предполагаемых действий управления по совершенствованию функционирования службы снабжения зао «Челны-Хлеб»

Для обеспечения качества производимой продукции, обеспечения беспрерывного снабжения производства материалами и выполнения заказов в соответствии с запланированными сроками без превышения плановой себестоимости, важной задачей является эффективное управление закупками товароматериальных ценностей.

В связи с этим было разработано ряд предполагаемых действий, которые способствовали бы отделу МТО выполнять свою работу с максимальной эффективностью для предприятия:

1. Автоматизация процессов управления сырьевыми запасами и закупками.

На данном этапе компании необходимо обеспечить службу МТО подсистемой «Снабжение и поставки», которая обеспечивало бы менеджеров, отвечающих за снабжение, информацией, необходимой для своевременного принятия решений о пополнении запасов ТМЦ, для снижения затрат на закупки и четкой организации взаимодействия с поставщиками.

Полное наименование программного обеспечения «Система поддержки принятия решений при управлении товарными запасами и закупками» (СППР)

В числе возможностей, которая предоставляет подсистема:

• оперативное планирование закупок на основании планов продаж, планов производства и неисполненных заказов покупателей;

• оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения;

• регистрация и анализ выполнения дополнительных условий по договорам с фиксированными номенклатурными позициями, объемами и сроками поставок;

• анализ потребностей склада и производства в товарах, готовой продукции и материалах;

• сквозной анализ и установка взаимосвязей между заказами клиентов и заказами поставщикам;

• анализ последствий, к которым может привести невыполнение заказов поставщиками;

• планирование закупок с учетом прогнозируемого уровня складских запасов и зарезервированных ТМЦ на складах;

• подбор оптимальных поставщиков товара по их надежности, истории поставок, критериям срочности исполнения заказов, предполагаемым условиям доставки, территориальному или прочим произвольным признакам и автоматическое формирование заказов для них;

• составление графиков поставок и графиков платежей;

• фиксация закупочных цен и т. д.

Основной задачей СППР является своевременное обеспечение материалами и комплектующими производственных участков. Исходными данными для планирования потребностей является отсутствующие и недостающие позиции в спецификации заказа, прогнозируемые данные по состоянию складов, заявки собственного производства и справочная информация по остаткам ресурсов на складах и их взаимозаменяемости.

Путем группировки потребностей в ресурсах по производству в целом и на основании данных о поставщиках формируется сводная заявка на определенную дату. Причем подобная процедура выполняется каждый раз при регистрации новых или перераспределении предыдущих заказов. При получении счета от поставщика и утверждения его к оплате, спецификация счета регистрируется в Календарно-сетевом графике планируемого поступления и выбытия материальных ценностей, который дает наглядную картину состояния ресурсов.

Данное программное обеспечение создано для использования профессионалами в управлении товарными запасами, потоками и закупками. В этом случае СППР является эффективным и удобным инструментом, позволяющим оптимизировать время профессионалов формировать наиболее точные планы-графики закупок, поставок и повысить точность управления товарными запасами. СППР могут использовать и сотрудники, не имеющие должной профессиональной подготовки в управлении товарными запасами. В этом случае программа выполняет функции «мастера» и подсказывает последовательность принятия решений.

Расчет окупаемости программного обеспечения СППР:

В отделе МТО работают 8 менеджеров. Рабочий день – 8 часов. 70% времени, т. е около 5-6 часов рабочего времени сотрудники отдела в письменной форме собирают заявки от всех структурных подразделений, планируют объем заказа с учетом остатков и планов продаж, оформляют заказ поставщикам и ведут контроль за их исполнением. Имея программное обеспечение СППР это время заметно сократится и работу 8 сотрудников отдела снабжения смогут выполнять 6 менеджеров.

Заработная плата 1 сотрудника – 9000 руб.

Заработная плата 8 сотрудников:

8 * 9000 руб. = 72000 руб.

То есть ежемесячно организация от общего заработного фонда тратит 72000 руб. на службу МТО. Если внедрить программу СППР и количество сотрудников сократить на 2 менеджера, то организации необходимо будет выделять 54000 руб. на заработанную плату. ежемесячно.

Стоимость программного продукта СППР – 31000 руб. (1240 у. е.)

Установка программного продукта – 3000 руб.

Обучение одного сотрудника – 3000 руб.

Обучение 6 сотрудников – 18000 руб.

Таким образом, общая стоимость такой программы составляет 52000 руб.

Если учесть, что организация сократив или переведя двух сотрудников в другое структурное подразделение, будет экономить 18000 руб. на заработанную плату, а общая стоимость затрат на программу СППР будет 52000 руб., то окупаемость такой программы будет через три месяца:

18000 руб. * 3 месяца = 54000 руб.

В дальнейшем, благодаря программе СППР, компания будет ежегодно экономить 216000 руб. на заработанной плате двух сотрудников.

18000 руб. * 12 месяц = 216000 руб.

Безусловно, данное предложение автором в целом не значительно повысит эффективность всей организации, однако позволит в дальнейшем используя новые программные технологии усовершенствовать и другие подразделения организации.

2. Стандартизация работы службы снабжения.

• Разработка и внедрение стандартов работы отдела снабжения.

• Описание процедуры работ для каждого сотрудника отдела.

3. Введение системного подхода в организации закупок.

• Систематический мониторинг коммерческих предложений, цен закупок, разработка системы скидок.

• Внедрение конкурсных способов закупки, методики проведения тендеров.

• Создание бюджета отдела снабжения.

4. Поиск и внедрение новых видов сырья и компонентов, позволяющих заменить существующие, сократив затраты и повысив качество продукции.

5. Изыскание резервов по улучшению условий поставок (работа по системе скидок, отсрочке платежей.)

6. Минимизация краткосрочных опосредственных хозяйственных связей, налаживание длительных.

Производитель – Посредник – Производитель

Производитель – Производитель

Рис 3.2.1 Стратегическое партнерство и совместное решение поставленных задач с поставщиками.

Необходимые меры по совершенствованию работы ОМТО:

- Закупка необходимой оргтехники, определение сроков и проведение планового обучения персонала отдела использованию возможностей внедряемого программного продукта (служба АСУ).

- Определение сроков и реконструкция складских помещений в пос. Сидоровка.

- Разработка системы нормирования складских запасов (планово-экономическая служба).

- Внедрение системы календарного планирования между подразделениями. В идеале: прогноз объем продаж (отдел продаж) – прогноз объем использования по каждому виду сырья (производство) – календарно-сетевое планирование закупки и завоза сырья, согласно разработанных норм складских запасов (ОМТО).