Обратная связь

Вход

Производство

Выход

Предварительный контроль

Сфокусирован

на качестве и количестве приобретаемых организацией ресурсов

Текущий (сопутствующий контроль)

Сфокусирован

на процессах преобразования входящих ресурсов

в продукты

Заключительный контроль

Сфокусирован

на количестве и качестве конечной продукции

и услуг

Рис. 80. Формы производственного контроля

Текущий контрольосуществляется в течение процесса преобразования ресурсов, которые организация имеет на входе в продукты, которые она имеет на выходе.

В процессе контроля должен соблюдаться принцип обратной связи, то есть данные о полученных результатах. Обратная связь позволяет руководству выявить непредвиденные проблемы и скорректировать действия так, чтобы избежать отклонений в работе от поставленных целей.

Все системы обратной связи имеют:

• Цели;

• Используют внешние ресурсы;

• Преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования;

• Следят за значительными отклонениями от намеченных целей;

• Корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.

Заключительный контрольсфокусирован на выходах организации, здесь проверяются результаты деятельности организации после завершения производственного процесса.Заключительный контроль в основном не столь эффективен, как первые две формы контроля, так как осуществляется после того, как получен конечный результат. Однако он обеспечивает менеджеров важной информацией для будущего планирования и создает базу для вознаграждения работников.

Формами организационного контроля являются бюрократический и клановый (децентрализованный) контроль. Большинство организаций сочетает характеристики обеих форм контроля.

Бюрократический контроль характеризуется формальными, жесткими, механическими структурными элементами. К ним относятся предписываемые правила, иерархия власти, письменная документация, инструкции, системы премирования и другие формальные механизмы воздействия на поведение работников организации и оценки достигнутых результатов (табл. 22).³⁵

Таблица 22

Формы организационного контроля

Элементы	Бюрократический контроль	Клановый контроль
Цель контроля	Исполнительность работников, их подчинение указаниям менеджеров	Формирование обязательств и ответственности работников за качественные результаты
Степень формализации	Строгие правила, жесткая иерархия,формальный контроль	Групповые нормы, организационная культура, самоконтроль, социализация
Ожидаемые результаты	Направлен на минимально приемлемый уровень выполнения работы (результатов)	Направлен на достижение повышенных по сравнению с минимально приемлемыми результатами
Организационная структура	Высокая структура, централизация, влияние сверху вниз	Плоская структура, децентрализация, разделение влияния, взаимовлияние
Система вознаграждений	Базируется на индивидуальном вознаграждении за выполнение рабочих заданий	Основана на групповом вознаграждении
Участие в управлении	Ограниченное и формальное	Неформальное и широкое, включая контролькачества, дизайн систем, организационное руководство

Клановый контрольоснован на неформальных, органических структурных элементах. Это социальные ценности, традиции, нормы и доверие, способствующие формированию приверженности организационным целям. Сотрудники пользуются доверием менеджеров, которые уверены, что члены организации осознанно желают выполнять возложенные на них обязанности. Предполагается, что для выполнения рабочих заданий достаточно минимальныхуказаний и стандартов, а сотрудники могут участвовать в установлении нормативных показателей и проектировании системы контроля.

Стратегическая направленность контроля является одним из главным условием его эффективности. Контролироваться должны результаты организации по ее стратегическим, главным направлениям на основе количественных оценок.

Характеристики эффективного контроля:

• Ориентация на результаты – главная цель контроля решение задач, стоящих перед организацией. Информация о результатах контроля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают правами и обязанностями осуществлять на ее основании соответствующие изменения;

• Соответствие делу– чтобы контроль был эффективным он должен соответствовать контролируемому виду деятельности;

• Своевременность контроля;

• Гибкость –необходима, чтобы приспосабливаться к происходящим изменениям;

• Простота – Эффективный контроль это простейший контроль. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны;

• Экономичность контроля – совершенствование контроля, увеличение затрат на его проведение оправдано до тех пор, пока это приводит к увеличению преимуществ и доходов организации, превышающих рост затрат на контроль. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые преимущества, то организации необходимо изменить систему контроля или вести менее тщательный контроль.

Типичные ошибки контроля представлены на рис. 81.

При разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей, так как его отрицательные последствия являются побочным результатом его влияния на их поведение.

Выделяют следующие поведенческие аспекты:

• Поведение, ориентированное на контроль – формируется в связи с тем, что сотрудники знают, что их ошибки и успехи в тех областях, где руководство установило стандарты и последовательно выполняет процедуру контроля, служат основанием для распределения вознаграждений и наказаний. Поэтому подчиненные делают то, что начальство хочет видеть при проверке, то есть они заостряют внимание на тех областях, где проводится контроль и пренебрегают обязанностями, где его нет.

• Получение непригодной информации. Является следствием того, что контроль может побуждать людей выдавать организации непригодную информацию. Проблема состоит в том, что контролеры не знают, сколько и каких ресурсов надо затратить и каких целей организация может достичь на самом деле. Все это может привести к тому, что будут упущены важные возможности для развития организации.

О

Ш

И

Б

К

И

П

Р

О

Ц

Е

С

С

А

К

О

Н

Т

Р

О

Л

Я

Неполнота информации

Контроль по случаю

Контроль вдогонку

Невозможность корректирующих действий

Тотальный контроль

Несамостоятельность персонала

Контроль из недоверия

Ухудшение морально-

психологического климата

Контроль ради наказания

Неинформирование о результатах контроля

Рис. 81. Ошибки процесса контроля

Строгое соблюдение стандартов несколько ограничивает свободу подчиненных и позволяет более точно определять непосредственный вклад каждого, что также воспринимается негативно, особенно работниками с низкой квалификацией. Для предотвращения отрицательных поведенческих аспектов целесообразно чаще привлекать работников к принятию решений и обсуждать их в группах. Тогда исполнители будут четко знать не только стандарты, но и осознавать необходимость их применения, будут считать их выработанными совместно, а не навязанными менеджерами и более охотно будут их придерживаться.

Классический менеджмент предлагает менеджерам следующие рекомендации по эффективному контролю:

• контроль должен рассматриваться как позитивная деятельность, необходимая для сосредоточения людей, времени и средств на выполнение организационных задач;

• поддерживать и осуществлять самоконтроль со стороны подчиненных;

• сосредотачивать контроль на результатах работы, а не на деятельности вообще или внешнем виде и привычках подчиненных;

• внедрять стандарты воспринимаемые сотрудниками;

• устанавливать жесткие, но осуществляемые стандарты;

• вознаграждать за выполнение стандарта;

• регулярно переоценивать и перепроверять отклонения, установленные в ходе контроля для того, чтобы убедиться, что контроль необходим, а результаты соответствуют ситуации;

• привлекать подчиненных для разработки методов осуществления контроля;

• учитывать как позитивные, так и негативные отклонения в работе, помнить, что они неизбежны;

• остерегаться подчиненных, которые сопротивляются контролю, своевременно наблюдать за ними, разъяснять его необходимость, включать их в процесс контроля с целью снижения предконфликтной ситуации.

• избегайте чрезмерного контроля.

Вопросы для самопроверки и для обсуждения

1. Каковы место и цель контроля в процессе управления?

2. Почему контроль является одной из основных функций менеджмента? Как он соотносится с другими его функциями?

3. Какие критерии существуют для определения областей контроля?

4. Назовите виды контроля.

5. Охарактеризуйте взаимосвязи организационного контроля и стратегического планирования.

6. Каковы основные этапы любого процесса контроля? Обратите внимание на схему 78.

7. Каковы формы организационного контроля?

8. Приведите примеры предварительного, текущего и итогового контроля в учебном заведении.

9. Что такое кружок качества? Как бы вы использовали его для улучшения организационного контроля качества?

10. Опишите, используя схему 80, формы производственного (операционного) контроля.

11. Назовите характеристики эффективного контроля, опираясь на табл. 22.

12. Каковы характеристики контроля в централизованных и децентрализованных организациях?

13. Вспомните собственный опыт организационной работы. Какие этапы контроля вы осуществляли?

14. Почему менеджер должен учитывать поведенческие аспекты контроля?

15. Приведите пример ситуации, в которой контроль противоречиво воздействует на поведение людей. Как этого можно избежать?

16. Лозунг всеобщего контроля качества звучит так: «Бремя проверки качества ложится непосредственно на сотрудников». В чем состоит отличие данного подхода от традиционного подхода к контролю качества?

СИТУАЦИЯ ДЛЯ АНАЛИЗА