Желтые страницы для экспертизы

Давайте более подробно рассмотрим системы желтых страниц и способы их использования, начав с варианта, разработанного в компании Texaco.

До слияния с компанией Chevron у Texaco была система корпоративных желтых страниц под названием «PeopleNet». Она показывает, информация какого типа обычно включается в такие системы. Главная страница этой си­стемы содержит следующие функции.

- Люди этого дня. Каждый день на странице отображались два случайно вы­бранных человека. В British Petroleum подобная функция называлась «15 ми­нут славы». Каждый раз сотрудники обновляют свои данные, их домашняя страница отображает их имя и фотографию. 15 минут длятся, пока следую­щий человек, которому нужно обновить информацию о себе, не займет ме­сто. Оба этих подхода дают возможность выделить отдельных людей, что по­зволяет желтым страницам приобрести дополнительный личный оттенок.

- Возможность просмотра и детализированного поиска экспертизы. Была предусмотрена иерархия знаний и навыков, которая могла разворачиваться.

Проблема, возникающая в связи с использованием технологии для поиска людей, состоит в том, что она придает высокотехнологичную окраску тому, что мы хотели бы видеть не столь технологичным (встреча с глазу на глаз). База данных не скажет нам, можем ли мы сотрудничать с теми или иными людьми, можем ли мы доверять им и полагаться на них. Фотографии не заменяют личных встреч, однако они приближают данные в базах к реальным людям. Также базы дан­ных включают информацию о людях, кото­рые могут помочь найти людей, которые, как им известно, знают человека с искомы­ми знаниями. Таким образом, данные из базы данных могут быть превращены в ре­альный контакт.

Если нужный человек уже обнаружен, на его собственной странице можно найти:

- основную контактную информацию.

- область экспертных знаний. Люди мо­гут сами оценивать уровень своих зна­ний, определяя его как углубленные экспертные знания, рабочие знания или же только начальные знания.

- историю работы.

- индикатор типа Майерса-Бриггса данных сотрудников.

- важнейшие внутренние

- интересы и ссылки.

Необязательными элементами являются фотография и информация о членстве в сообществах практики.

Индикатор типа Майерса-Бриггса (Myers-Briggs type indicator) -это тест, предназначенный для оп­ределения того, как вы взаимодей­ствуете с людьми и с ситуациями и как вы принимаете решения. Он оп­ределяет то, как люди обрабатыва­ют информацию (посредством рас­суждения или интуиции), и то, как они принимают решения (посред­ством умозаключений или чувств). Существует много сайтов, посвя­щенных этой теме (например, www.personalitypathways.com).

Законы об охране личной информации могут быть разными в разных странах. Например, в Европе законы запрещают разглашение информации такого рода без разрешения сотрудника. При разработке сайта или издания желтых страниц проконсультируйтесь в своем юридическом отделе, чтобы узнать, какие законы распространяются на вас. Также вместе с юристами организации вы должны составить план устава, который будет управлять ис­пользованием желтых страниц.

Ключи к успеху

Один из ключей к успеху желтых страниц — это добровольное участие в них. Многие компании, например, Hewlett-Packard и British Petroleum, призыва­ют к участию, но не делают его обязательным. Сотрудники сами решают, хо­тят ли они участвовать.

Возможно, у вас будет только один шанс убедить людей в том, что на кор­поративные желтые страницы стоит тратить время. К сожалению, чтобы база данных вообще начала работать, вам нужно набрать критическую массу поданной информации. Эта критическая масса может оказаться не такой большой, как вы думали, что было доказано в работе Hewlett-Packard. Но вам нельзя забывать о том, что в базе данных должно быть достаточное количест­во людей, чтобы пользователи вообще начали подключаться к ней.

Люди предоставляют информацию о себе также и потому, что это их шанс проявить свои творческие способности. Ведь для людей это фактически свои собственные web-страни­цы. Здесь они могут рассказать о том, какими знаниями они владеют, а многие интеллекту­альные работники очень гордятся тем, что они знают. Они могут рассказать о том, что их интересует. Они могут поиграть, выбирая ту или иную собственную фотографию, которая будет размещена. В некоторых компаниях сотрудники даже могут представлять себя под другими именами. Все это пробуждает дух соревнования: «Моя страница лучше вашей». В British Petroleum разыгрывались настоящие дуэли из-за «15 минут славы».

Любая процедура, которая требует слишком много усилий, приведет к тому, что пользователи будут отключаться от системы. В большинстве организаций используется простой шаблон, в котором пользователи могут ввести информа­цию о самих себе. Рассчитывайте систему так, чтобы ввод информации требо­вал не более 30 минут; лучше даже, если он не будет занимать более 10 минут. Создайте для индивидуальных полей контекстную справку. Создайте пере­ключатели и списки вариантов. Чтобы сохранить набранную скорость и под­толкнуть людей к участию, создайте для желтых страниц особый рыночный механизм. В British Petroleum использовались постеры, конкурсы, ярмарки курсов, действующие во время обедов афиши, которые повышали информи­рованность и, следовательно, объем предоставляемых данных. Вы можете по­ощрять участие, выдавая какие-то отличительные знаки за подачу информа­ции. Не исключено, что вам нужно предоставить сотрудникам возможность больше узнать о технологии ввода своих данных, например, о том, как загру­жать фотографии и использовать графику. Так или иначе, главный мотив, за­ставляющий людей прилагать определенные усилия, состоит в том, что интел­лектуальные работники стремятся найти экспертную оценку, которая им нуж­на. Если они будут делиться тем, что они знают, так же поступят и остальные.

Любая система желтых страниц затрагивает вопросы, относящиеся к ведомст­ву отдела кадров. Вам нужно работать совместно с отделом кадров, чтобы пози­ционировать свою систему в качестве дополнения уже существующих систем.

Продвижение вперед

Данные любого типа должны поддерживаться и обновляться. И желтые страницы — не ис­ключение. Быстрее всего устаревает инфор­мация, связанная с личными контактными данными — номерами телефонов, физиче­скими адресами и адресами электронной поч­ты. Вы можете решить эти проблемы, связав желтые страницы с базой данных отдела кад­ров, так что желтые страницы будут обнов­ляться автоматически.

Система должна быть настроена таким об­разом, чтобы автоматически побуждать поль­зователей совершать определенные действия. Система настраивается на рассылку напоми­наний по электронной почте тем пользовате­лям, которые не обновляли свои данные в те­чение какого-то определенного промежутка времени. Промежуток в 6— 12 месяцев наибо­лее подходит для не очень быстро устаревающей информации. Однако, такие напомина­ния могут настроить людей против самой сис­темы — например, потому, что информация, которая от них требуется, еще не успела измениться, или же потому, что они просто не любят, когда их понукают.

Как и в случае сообществ практики, по отношению к желтым страницам руководство должно проявлять де­ликатность. Хотя, как может пока­заться, стоило бы создать процеду­ру подтверждения вводимых сот­рудниками данных путем их про­смотра руководителем, такой ме­тод может навсегда отпугнуть ин­теллектуального работника. Менее тяжеловесным методом может стать просмотр личного профиля во время обзора хода работ.