1.3.4 Информационная система для управления арендными операциями "тектон-аренда"

Система ТЕКТОН-АРЕНДА предназначена для использования в организациях, являющихся владельцами или распорядителями значительного объема площадей объектов недвижимости, которые они предоставляют в аренду и испытывают в связи с этим потребность в повышении эффективности арендных операций. Задачей системы является обеспечение интегрированного учета важнейшей информации по арендным операциям компании-арендодателя, к которой относится:

- информация о составе и важнейших характеристиках имеющихся в наличии объектов недвижимости (зданий и комплексов зданий, этажей и помещений);

3- информация об условиях арендных сделок и реквизиты документов по ним (договоров, дополнительных соглашений к договорам, актов приемки-передачи и сдачи-приемки);

- информация по реквизитам арендаторов и состоянию взаимоотношений с ними (занимаемые арендаторами помещения, заключенные сделки, расчеты по арендной плате);

- информация о финансовых расчетах по арендной плате - текущее состояние расчетов арендаторов с арендодателями, история начислений и платежей.

Подсистемы:

Подсистема ФОНДЫ предназначена для ведения учета состава, важнейших свойств и характеристик объектов недвижимости, а также учета их использования как арендаторами, так и внутренними подразделениями арендодателя. В подсистеме также осуществляется поддержка подбора помещений для аренды и обслуживание запросов по площадям. В подсистеме обеспечивается:

- ведение и учет базовых нормативно-справочных данных об объектах недвижимости и составляющих их элементах (этажах, помещениях);

поддержка подбора помещений для аренды; поиск площадей, удовлетворяющих клиента по ценовым, качественным и количественным характеристикам;

- авторизованное бронирование площадей для арендатора и других целей;

- предоставление средств для начального ввода данных о текущем состоянии при развертывании системы.

Подсистема ДОГОВОРА предназначена для ведения учета и контроля процессов подготовки, заключения, регистрации, исполнения и расторжения договоров, учета состояния договорных отношений и документов по ним - договоров аренды, дополнительных соглашений, актов передачи и возврата помещений. В подсистеме обеспечивается:

- формирование и учет договоров аренды: ввод базовых реквизитов договора аренды, подбор помещений для договора и ввод информации об условиях их аренды, контроль за ходом подготовки, подписания и регистрации договора;

ведение изменений в договорах и оперативный учет их состояния: формирование и учет дополнительных соглашений об изменении сроков действия договоров, изменении состава арендуемых помещений, изменении размера арендной платы;

учет передачи помещений арендаторам и возврата помещений арендаторами: формирование и учет актов передачи и возврата помещений;

автоматическое формирование документов (договоров, дополнительных соглашений и актов) по предварительно настроенным шаблонам.

Подсистема РАСЧЕТЫ предназначена для автономного управленческого учета финансовых расчетов по аренде в разрезе помещений, договоров и арендаторов. В подсистеме обеспечивается:

- проведение операций по начислению арендной платы;

- оформление и выдача на печать платежных документов;

- ввод и обработка данных о платежах арендаторов по арендной плате;

- импорт данных о платежах из бухгалтерских систем ("БЭСТ-4" и др.);

- предоставление средств для начального ввода данных о текущем состоянии расчетов при развертывании системы.

Подсистема АРЕНДАТОРЫ предназначена для регистрации арендаторов и учета взаимодействия с ними, получения данных по арендаторам в различных разрезах. В подсистеме обеспечивается:

- ввод реквизитов и прочих данных по арендаторам;

- просмотр комплексной информации по арендатору: заключенные договора, занимаемые помещения, состояние и динамика расчетов по аренде.

Подсистема ОТЧЕТЫ предназначена для формирования комплексной отчетности по хранящимся в информационной системе данным. В подсистеме обеспечивается:

- подготовка отчетности о наличии и использовании площадей, их функциональной и ценовой структуре;

- подготовка отчетности по договорам и состоянию договорных отношений;

- подготовка отчетности по текущему состоянию и динамике расчетов по арендной плате (отчет о финансовых результатах за период, отчет о структуре старения дебиторской задолженности и т.д.).

- подготовка отчетности по арендаторам (структура арендаторов по размеру занимаемых площадей, структура арендаторов по размеру арендной платы и т.д.).

формирование сводной отчетности по текущему состоянию арендных операций, накопление данных по периодам времени и предоставление средств для комплексного анализа динамики арендной деятельности и ее эффективности.

Подсистема АДМИНИСТРАТОР предназначена для централизованного администрирования как системы в целом, так и подсистем в отдельности. В подсистеме предоставляются средства для:

- ведения общесистемных справочников и системных таблиц;

разграничения прав доступа пользователей к функциям системы;

управления режимами работы и использования системы;

- исправления сложных (содержательных) ошибок пользователей;

восстановления данных после сбоев;

- автоматического создания и модификации отчетов по настраиваемым шаблонам.

В системе поддерживается учет арендных операций в рамках холдинговой компании (единая база данных, единый имущественный комплекс при нескольких арендодателях), различные способы организации и управления арендной деятельностью, она является многопользовательской и реализована с использованием инструмента "Тектон-Дизайнер" компании ИнтелГрупп - средства для визуальной разработки приложений в архитектуре клиент-сервер.