1.3.3 Программа «Учет компьютеров» фирмы «Простой софт»
Программа предназначена для учета компьютеров, оргтехники и других объектов в организации.
Все объекты учета можно закреплять за сотрудниками с разбиением на отделы и филиалы.
Программа позволяет фиксировать производимые ремонты, замены расходных материалов и частей, профилактические работы, установленное программное обеспечение.
Программа необходима системным администраторам, руководителям ИТ - отделов, владельцам компьютерных магазинов, держателям домашних сетей, обладателям большого количества комплектующих и компьютерной техники.
Основные функции программы:
Ведение базы компьютеров и оргтехники. В базе данных содержится информация обо всех компьютерах и оргтехнике Вашей организации. В одном окне вы сразу получаете доступ к полному списку необходимых параметров - Тип устройства, технические характеристики, инвентарный и серийный номера, поставщик, стоимость, дата покупки, срок и дата окончания гарантии, ответственное лицо. Здесь же в подчиненных таблицах показывается программное обеспечение, установленное на устройстве, а также список ремонтов и апгрейдов. Предусмотрены удобные способы сортировки и фильтрации данных. Поддерживается экспорт таблиц в MS Excel, MS Word или текстовый формат CSV, а также импорт из других источников данных.
Фиксация ремонтов и апгрейдов. Контроль гарантийных сроков
"Учет компьютеров" позволяет фиксировать производимые ремонты и апгрейды, замены расходных материалов и частей, профилактические работы. Указывается дата, вид и описание произведенных работ, их стоимость. Удобная фильтрация по полю “дата окончания гарантии” позволяет легко контролировать гарантийные сроки на приобретенное оборудование.
Учет установленного программного обеспечения. Программа позволяет вести учет установленного на компьютерах программного обеспечения. Фиксируется название программного обеспечения, его описание, регистрационный ключ, количество копий, стоимость. Таким образом легко контролировать потребность в установке новых версий программных продуктов, а также в приобретении “новинок” под необходимые задачи. Кроме того, "Учет компьютеров" помогает продемонстрировать легальность используемого программного обеспечения.
Закрепление объектов за ответственными сотрудниками. Все объекты учета можно закреплять за ответственными сотрудниками с разбиением на отделы и филиалы. Данная функция позволяет не только отследить куда “ушло оборудование”, но и составить бюджет отдела (спланировать потребность в необходимом количестве расходных материалов на определённый период, комплектующих для резерва на случай возможных отказов).
Ведение базы поставщиков и прочих партнеров. "Учет компьютеров" позволяет вести базу поставщиков оборудования и прочих партнеров. В базе хранится полная контактная информация по всем партнерам. Используя информацию из базы данных можно проанализировать историю работы с поставщиками, оценить перспективу, составить планы на будущее.
Инвентаризация компьютеров, сканирование локальной сети, аппаратных ресурсов компьютеров.
Достоинства системы :
возможность изменения структуры данных – добавления таблиц, полей, связей. "Учет компьютеров" - это система, настраиваемая под ваш бизнес. Соответственно, структуру данных можно легко изменять согласно Вашим требованиям. Вы можете: Удалять ненужные поля и таблицы, Скрывать/отображать поля и таблицы, Создавать новые поля (как хранимые, так и вычисляемые по формулам типа SELECT) и таблицы. Например, если у фирмы нет филиалов, соответствующее поле таблицы ”Устройства” можно убрать. Если необходимо реализовать новую функцию системы, надо создавать новые поля или таблицы. Например, можно добавить поле "Дата установки" в таблицу “Программное обеспечение”. Или создать отдельную таблицу “Профилактические работы”;
к любым таблицам можно назначать подчиненные таблицы различными типами связей ("один-ко-многим" или "многие-ко-многим"). Легко определять ниспадающие списки и значения в них;
удобные способы сортировки и фильтрации данных. "Учет компьютеров" позволяет с помощью удобного интерфейса построить сложные логические запросы к базе данных. Например, можно получить список ноутбуков с определенными техническими характеристиками, купленных у определенного производителя, срок действия гарантии на которые истекает через два месяца. Для этих целей используются фильтры. Когда необходимо отобрать данные с одинаковыми значениями полей, вместо таблицы с фильтрами удобнее использовать дерево данных, задавая поля для его уровней (веток). Например, первый уровень - отдел, второй уровень – ответственный сотрудник, и т.д.;
отсортировав данные необходимым образом, можно посчитать итоги по любому полю (сумма, среднее... или по формуле);
сортировка и фильтрация данных позволяют быстро проводить поиск необходимого устройства или группы устройств, контролировать гарантийные сроки, анализировать историю работы с поставщиками, а также решать те уникальные задачи, которые необходимы именно Вам. Возможность создания шаблонов отчетов (счетов, актов и других документов);
используется генерация документов Word на основе шаблонов (счетов, актов и других документов). Когда вы первый раз будете выполнять экспорт какой-либо записи Вашей базы в MS Word, "Учет компьютеров" создаст шаблоны для отчетов по всем таблицам. Вы можете открыть шаблон и изменить его. Это может оказаться полезным, например, для формирования сопроводительных документов к устройствам при отправке на очередной ремонт и т.п.;
многопользовательский режим. Права на просмотр и изменение информации в системе настраиваются администратором в зависимости от функциональных обязанностей каждого пользователя.
Пример работы программы представлен на рисунке 1.5.
Рисунок 1.5 – Экранная форма программы «Учет компьютеров»
Недостатки системы:
отсутствие системы разграничения прав доступа к хранимой информации на уровне ролей пользователей (все могут делать всё);
излишняя универсальность программы ведет к избыточности хранимой информации;
отсутствие информации о местоположении объектов учета (все устройства в одном общем списке).