18 Вопрос

Управление – процесс целенаправленного воздействия на систему (механическую, технологическую, биологическую, социальную), в результате которого достигается ее упорядоченность, развитие в соответствии с поставленными целями.

Наличие или отсутствие обратной связи в организационных системах является основным признаком для определения различных видов управления.

С позиции кибернетики выделяют три основные вида управления: управление в замкнутом контуре, управление в разомкнутом контуре и управление изоляцией.

Управление в замкнутом контуре реализуется посредством обратной связи выхода организационной системы с входом.

Наличие обратной связи обеспечивает воздействие на ресурсы входа за счет собственных средств, чем и достигается самоорганизация хозяйственных организаций.

Обязательные условия управления в замкнутом контуре:

• Наличие канала информации о состоянии процесса и выходов(информационное обеспечение управления);

• Наличие возможности сравнения результатов функционирования(нормативное и техническое обеспечение управления);

• Наличие источника управляющего воздействия,(механизмы управления стимулов и рычагов воздействия);

• Наличие условий для организации воздействий на вход и процесс (самостоятельность организаций в использовании механизмов управления).

В рыночных условиях абсолютное большинство процессов управления хозяйственными организациями осуществляется в замкнутом контуре: из средств, полученных от реализации результатов деятельности, выплачивается заработная плата, заменяется изношенное оборудование (за счет средств, отчисляемых в амортизационный фонд), приобретаются сырье и полуфабрикаты для очередного цикла деятельности, проектируются и внедряются инновации (новая продукция, новые технологии и т.д.) за счет инвестирования части получаемой прибыли и.т.д.

Управление в разомкнутом контуре характеризуется отсутствием обратной связи от входа к выходу.

Данная ситуация возможна в тех случаях, когда результаты хозяйственной деятельности не позволяют осуществлять необходимые воздействия на ресурсы входа, т.е. субъект управления неправомерен распоряжаться полученными результатами в силу того, что управление осуществляется из внешней среды, когда система управления не отлажена, а кадры управления не имеют нужной квалификации и не умеют целенаправленно и обосновано использовать имеющиеся ресурсы. Внешнее управление, осуществляемое вышестоящим органом управления или иной внешней управляющей организацией, позволяет компенсировать возможные отклонения от заданной предупредительными методами.

Примером управления в разомкнутом контуре является централизованное управление предприятиями в дореформенный период, когда наиболее существенное воздействие на ресурсы входа и результаты выхода формировались на основе директивного планирования общегосударственного и отраслевого уровня.

В рыночной экономике контур управления организациями размыкается в тех случаях, когда организация является дочерней по отношению к материнской компании (холдинги, концерны), при введении внешнего управления в случаях несостоятельности предприятий, а также при приглашении акционерной компанией внешней управляющей компании в качестве исполнительного органа управления.

Управление изоляцией достигается организацией на входе и выходе системой фильтров, которые не пропускают из внешней среды в организационную систему нежелательные входы и из нее во внешнюю среду - нежелательные выходы.

Примерами такого вида управления являются входной контроль сырья и материалов, контроль готовой продукции на выходе, а также экологический контроль.

В реальных системах управления организациями комбинируются все три схемы управления. Соотношение управления в замкнутом и разомкнутом контурах изменяется в зависимости от организационно-правовых форм предприятия: в основных акционерных обществах (материнских компаниях) управление осуществляется преимущественно в замкнутом контуре; в дочерних предприятиях хозяйственных объединений роль управления в замкнутом контуре снижается по мере усиления зависимости от материнской компании.

В рыночных структурах усиливается управление изоляцией за счет создания собственных систем коммерческой тайны и экономической безопасности. Введение права на коммерческую тайну имеет как положительные, так и негативные последствия.K первым относится усиление конкуренции как весьма эффективного механизма роста и развития производства. Ко вторым — снижение темпов научно-технического развития производства под влиянием закрытости каналов информации.

Виды функций управления

• основные - весь комплекс обязательных работ, который подлежит неукоснительному выполнению в процессе реализации конкретной функции управления в определенной последовательности: прогнозирование; организация; планирование; мотивация; контроль; учет ; анализ; подготовка и принятие управленческих решений

• конкретные . Более обособлены, представляют собой самостоятельные области профессиональной деятельности. Именно на основе анализа конкретных функций формируют структуру управления, осуществляют подбор и расстановку кадров, разрабатывают системы информации, организации делопроизводства. Конкретные функции управления позволят четко определить, что, кому и когда делать. Выполнение конкретных функций в комплексе составляет процесс управления организацией (предприятием). Отсюда можно сделать основной вывод, что выполнение конкретных функций зависит от компетентности, гибкости, оперативности, предприимчивости менеджеров и, как следствие, успешное выполнение производственных заданий, качество работы и продукции, конкурентоспособность выпускаемого продукта.

Учет - процесс получения объективной информации о складывающейся на объекте ситуации путем сбора фактических значений параметров и их обработки по заданным алгоритмам. После доведения планов до исполнителя, часто оказывается, что предприятие отклоняется от плана. Причины могут быть разными: влияние среды, неточность и неверность исполнения, несовершенство самого планирования. Для того, чтобы вывести предприятие на плановую траекторию, нужно регулировать его деятельность. А для этого нужно собрать данные о работе этого предприятия. Сбором данных для формирования, отчетности занимается фаза учета. Учет использования ресурсов, учет выпускаемой продукции, учет выполнения внешних заказов, учет финансов и многие другие.

Данная функция управления предназначена для фиксации состояний объекта управления, получение полной информации об объекте в интересующем аспекте, а также формулировку целей, т.е. чего именно требуется достичь. Четко сформулированные цели играют важную роль в управлении и планировании. Цель – идеальное мысленное предвосхищение результата деятельности; желаемый результат, которого стремится добиться человек или целое предприятие, ставящие перед собой эту цель. Были сформулированы некоторые правила постановки целей: цели должны быть конкретными; реальными; гибкими и способными к корректировке; совместимыми; понимаемыми людьми.

Учет обеспечивает часть системы, управляющую информацией. Это самый трудный этап, т.к. его нельзя формализовать.

Анализ - процесс генерирования альтернатив на основании складывающейся на объекте ситуации и желаемых значений параметров, задаваемых на фазе "Планирование", с одной стороны, и постановка диагноза и выявление причин отклонения движения системы от заданной траектории, с другой стороны. На основе учтенных данных формулируются выводы о различных сторонах работы предприятия.

Планирование любой деятельности начинается с анализа ситуации, т. к. без результатов анализа невозможно определить, какие возможности и ресурсы имеются в наличии, какие материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы понадобятся для реализации плана, сколько времени уйдет на его выполнение, являются ли затраты ресурсов приемлемыми, а также невозможно определить нужно ли планирование вообще и, следовательно, невозможно построить план.

После проведения анализа ситуации выявляются проблемы и свободные ресурсы. При составлении планов проблемы лягут в основу целей, а свободные ресурсы послужат средством к достижению этих целей.

Планирование - это ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений, которое вырабатывается на основе целей, формулируемых вышестоящей организацией, и альтернатив, генерируемых на фазе "Анализ". В понятие "планирование" входит определение целей и путей их достижения. В экономике планирование деятельности предприятий осуществляется по таким важным направлениям, как сбыт, финансы производство и закупки. При этом, конечно, все частные планы тесно взаимосвязаны между собой. По мнению многих авторов, планирование – одна из важнейших функций управления.

Процесс планирования проходит в 4 этапа.

Этапы процесса планирования

• разработка общих целей;

• определение конкретных, детализированных целей на заданный,

• сравнительно короткий период времени;

• определение задач и средств их решения;

• контроль за достижением поставленных целей путем сопоставления плановых показателей с фактическими.

Планирование всегда ориентируется на данные прошлого, но стремится определить и контролировать развитие предприятия в перспективе, поэтому надежность планирования зависит от точности фактических показателей прошлого.

Технология планирования хорошо разработана и постоянно используется. Исходя из назначения и основных принципов предприятия, формулируются стратегические цели, указывающие, что делать в целом. Затем они конкретизируются до задач, а те - до конкретных заданий. Далее подсчитываются необходимые ресурсы: материальные, финансовые, кадровые, временные - и при необходимости пересматриваются задания, задачи и цели. В результате получают реально осуществимый план. Очень важно, что необходимы резервы на случай непредвиденных обстоятельств. Иногда отождествляют стратегическое и долгосрочное, тактическое и краткосрочное управление, но это не всегда верно.

Регулирование - формирование корректирующих управляющих воздействий, приводящих объект управления в желаемое состояние для реализации выбранного на фазе "Планирование" решения. Также, это подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей. Анри Файоль считает, что управление, как регулирование, включает в себя и составление перечня необходимых действий, т.е. что конкретно нужно сделать, чтобы осуществить выбранный на предыдущем этапе вариант достижения поставленных целей.

Контроль – это сравнение фактического состояния объекта с желаемым. На предприятии могут применяться следующие типы контроля.

Типы контроля

• организационные решения – связаны с реорганизацией предприятия, бизнес процесса . характерны тем, что происходят в течение долгого времени, достаточного для привлечения собственных экспертов и результаты обуславливают эффективность деятельности предприятия в целом.

• решение по планированию – эти решения принимаются чаще, чем организационные. Должны учитывать сложившуюся организацию бизнес процессов на предприятии. И во многом определяют те решения, которые будут приниматься на следующих уровнях.

• оперативные управленческие – в основном применяются для воздействия на объект управления с целью удерживания плановых показателей. Эти решения принимаются чаще.

Сколь бы хорошо ни были разработаны планы, они, как правило, не могут быть выполнены так, как были задуманы. Будущее нельзя абсолютно точно предсказать. Неблагоприятные погодные условия, аварии на производстве и на транспорте, болезни и увольнения сотрудников и многие другие причины нарушают планы. Эти нарушения, прежде всего, надо обнаружить с помощью системы контроля. Например, надо регулярно - раз в день, неделю или месяц - возвращаться к плану и выявлять нежелательные отклонения от запланированного. Есть два основных подхода к отклонениям:

Подходы к отклонениям

• решения, обусловленные технологией и планом работ - возврату на плановую траекторию развития. Для этого понадобятся дополнительные ресурсы - материальные, кадровые, финансовые. Иногда такие ресурсы создают согласно плану, заранее предвидя возможность осложнений. Но приходится мириться с тем, что в благоприятной обстановке такие ресурсы будут "простаивать"

• решения при появлении нештатных ситуаций (аварии, конфликты) - изменение плана. Намеченные рубежи заменяются на другие, реально достижимые в создавшейся обстановке. Возможность такого подхода зависит от того, насколько для предприятия важен план - является ли он "законом" или же только "руководством к действию", задающим желательное направление движения.

Контроллинг

Современным этапом последней функции является контроллинг. Контроллинг (control - руководство, регулирование, управление, контроль) - новая концепция управления, порожденная практикой современного управления предприятием. Согласно Файолю, "одной из основных причин возникновения и внедрения концепции контроллинга стала необходимость в системной интеграции различных аспектов управления бизнес-процессами в организационной системе (предприятии, фирме, банке, органе государственного управления и др.)". Контроллинг обеспечивает методическую и инструментальную базу для поддержки" (в том числе компьютерной) основных функций управления: планирования, контроля, учета и анализа, а также оценки ситуации для принятия управленческих решений"