3. Документооборот

Документооборот– это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив.

Отвечает за организацию документооборота главный бухгалтер предприятия. В его обязанности входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленного в виде графика документооборота. В графике документооборота необходимо предусматривать:

1) наименование отчетов или первичных документов;

2) время составления;

3) лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в документах;

4) сроки и ответственного за предоставление документа в бухгалтерию;

5) лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, контролирует, как он используется в бухгалтерии и в каком деле хранится в текущем архиве.

Документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия, передаются в бухгалтерию. До записи в учетные регистры они проверяются бухгалтерской обработке, которая проводится в 3 этапа:

1) на первом этапедокументы проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций (по существу), а также сумма данной операции. Здесь может быть использован метод встречной проверки документов;

2) второй этап– проводитсяформальная проверкадокумента на соблюдение формы документов и наличия в них обязательных реквизитов, проверяется правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документов;

3) третий этап– проверенные и принятые документы подвергаютсягруппировке,арифметической проверке, таксировке, контировке.

Группировка– это подборка документов в однородные группы не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что позволяет облегчить учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.

Арифметическая проверкадокументов позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Таксировка документов– это выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет сумм.

Контировка документов– это уточнение счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции.

Информация с документов переносится или в компьютер или в учетные регистры.

4. Хранение документов

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их сохранность и удобство хранения; документы переплетаются в папки последовательно в порядке нумерации помесячно. На обложке папки указывается наименование организации, название и порядковый номер, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел.

Таблица 1 – Регистрационный журнал архивных дел

Дата принятия на хранение	Номер полки хранения	Наименование и номер дела	Год и месяц	С какого по какой номер статьи	Количество листов в деле	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или иное должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Перечень и сроки хранения документов в организации, а также порядок и передачи в государственные архивы утверждается Главным архивным управлением. Минимальные сроки хранения документов 5 лет.