Тема 6. Документация

1. Документы и их значение

2. Реквизиты документов

3. Документооборот

4. Хранение документов

1. Документы и их значение

Каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учетным документом.

Документация– это способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами.

Бухгалтерский документ– это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которого возложено ведение бухгалтерского учета. Предприятия могут использовать первичные учетные документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготовить на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

В первичном учетном документе допускаются исправления, за исключением кассовых и банковских документов Исправление в бухгалтерском документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.

Значение документов:

1) служат средством сохранности собственности предприятия;

2) служат средством сплошного и непрерывного учета всех операций;

3) при помощи документации производится ежедневный контроль за движением материальных и денежных средств;

4) при помощи документов определяется законность и целесообразность хозяйственных операций;

5) документы используются для оперативного руководства предприятием;

6) используется для анализа хозяйственной деятельности и для проведения документальных ревизий.

2. Реквизиты документов

Любой документ должен содержать ряд показателей, которые в бухгалтерском учете называют реквизитами.Реквизиты подразделяются наобязательныеидополнительные.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц с указанием их фамилий и инициалов.

Если в документе нет какого-либо реквизита, то он теряет свою юридическую силу.

Дополнительные реквизитыопределяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных,в первичные документы могут быть включены:

1) номер документа;

2) расчетные счета организации;

3) основание для совершения хозяйственной операции.