Тема 1.6. Группы в организации: сущность, классификации, факторы эффективного функционирования.

Понятие группы.

Для эффективного управления организацией менеджеру необходимо понимать социальную структуру организации и особенности различных видов групп, в которые объединяются люди.

Группа (Марвин Шоу) – это два лица или более, которые взаимодействуют друг с другом таким образом, что каждое лицо оказывает влияние на других и одновременно находится под влиянием других лиц.

Исходя из определения Шоу, можно считать, что организация любого размера состоит из нескольких малых групп. Большая часть жизни человека протекает в малых группах: в семье, игровых компаниях сверстников, учебных и трудовых коллективах, соседских, приятельских и дружеских общностях. Именно в малых группах происходит формирование личности, проявляются ее качества, поэтому личность нельзя изучать вне группы. Через малые группы осуществляются связи личности с обществом: группа трансформирует воздействие общества на личность, личность воздействует на общество сильнее, если за ней стоит группа. Проблемы формирования и развития малых групп, групповых методов обучения, тренинга, совместной трудовой деятельности и руководства деятельностью малых групп традиционно являются одним из главных направлений приложения теории и методов социальной психологии в практике.

Выделение малых групп как специфических человеческих общностей (в отличие от больших групп) предполагает решение вопроса о количественных границах малой группы. Количественные признаки малой группы - ее нижние и верхние границы определяются качественными признаками малой группы, основными из которых являются:

• контактность — возможность каждого члена группы регулярно общаться друг с другом, воспринимать и оценивать друг друга, обмениваться информацией, взаимными оценками и воздействиями;

• целостность — социальная и психологическая общность индивидов, входящих в группу, позволяющая воспринимать их как единое целое.

За нижнюю границу размеров малой группы большинство специалистов принимает три человека, поскольку в группе из двух человек — диаде — групповые социально-психологические феномены протекают особым образом. Верхняя граница малой группы определяется ее качественными признаками и обычно не превышает 20-30 человек. Оптимальный размер малой группы зависит от характера выполняемой совместной деятельности и находится в пределах 5—12 человек. В меньших по размеру группах скорее возникает эффект пресыщения, группы большего размера легче распадаются на более мелкие микрогруппы, в рамках которых индивиды связаны более тесными контактами. В этой связи принято выделять группы первичные, то есть наименьшие по размеру и далее не делимые общности, и вторичные группы, формально представляющие собой единые общности, но включающие в себя несколько первичных групп.

Виды групп в организации: формальные и неформальные, функциональные, целевые, референтные, номинальные.

Классификация групп осуществляется по нескольким основаниям:

а) по признаку ведущей совместной

деятельности: производственные, управленческие, учебные, спортивные, семейные и т. п.;

б) По времени существования выделяются группы временные, в рамках которых объединение индивидов ограничено во времени (например, участники групповой дискуссии или соседи по купе в поезде), и стабильные, относительное постоянство существования которых определяется их предназначением и долговременными целями функционирования (семья, трудовые и учебные группы).;

в) В зависимости от степени произвольности решения индивидом вопроса о вхождении в ту или иную группу, участии в ее жизнедеятельности и уходе из нее группы делятся на открытые и закрытые;

г) по признаку цели существования:

• целевые группы. Они созданы для достижения определенной цели. Например, группа, работающая над общим проектом, может распасться после его завершения или приступить к работе над новым;

• функциональные группы могут быть многоцелевыми, они ориентированы на долговременное выполнение определенной функции;

• группы по интересам могут возникать не только на основе общих хобби и увлечений, например группы альпинистов или коллекционеров, но и на основе стремления к усовершенствованию методов и средств производства, к саморазвитию, повышению качества профессиональной деятельности;

• дружеские группы объединяют приятных, симпатичных, интересных друг другу людей;

• референтные группы - это реальные или идеальные группы, которые являются носителями эталонного поведения. С их помощью человек сравнивает свое поведение с поведением других и оценивает его.

Среди естественных малых групп наиболее важным представляется выделение групп формальных и неформальных, предложенное Э.Мэйо. Формальные группы — группы, членство и взаимоотношения в которых, носят преимущественно формальный характер, то есть определяются формальными предписаниями и договоренностями. Формальными малыми группами являются, прежде всего, первичные коллективы подразделений социальных организаций и институтов. Организационные и институциональные малые группы представляют собой элементы социальной структуры общества и создаются для удовлетворения общественных потребностей. Ведущей сферой активности и основным психологическим механизмом объединения индивидов в рамках организационных и институциональных, малых групп является совместная деятельность.

Выделяют 3 типа формальных групп:

• группа руководителя (командная) – руководитель и его непосредственные подчиненные, которые, в свою очередь, также могут быть руководителями. Непосредственное подчинение. Ген. директор, финансовый директор, производственный директор, коммерческий директор, директор по персоналу и т. д. Финансовый директор – начальник ПЭО, начальник ФО, главный бухгалтер.

• рабочая (целевая) группа – состоит из лиц, вместе работающих над одним и тем же заданием. Хотя у них есть общий руководитель, эти группы отличаются от командной группы тем, что у них значительно больше самостоятельности в планировании и осуществлении своего труда. В «Тексас Инструментс» руководство считает, что целевые группы ломают барьеры недоверия между руководителями и рабочими. Кроме того, предоставляя рабочим возможность самим думать о своих производственных проблемах и решать их, они могут удовлетворять потребности рабочих более высокого уровня.

• комитет – группа внутри организации, которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания или комплекса заданий. Специальный – временная группа, сформированная для выполнения определенной цели; постоянный – перманентно действующая группа внутри организации, имеющая конкретную цель – совет директоров, ревизионная комиссия.

Неформальные группы — объединения людей, возникающие на основе внутренних, присущих индивидам потребностей в общении, принадлежности, понимании, симпатии и любви. Примерами неформальных малых групп являются дружеские и приятельские компании, пары любящих друг друга людей, неформальные объединения людей, связанных общими интересами, увлечениями. Формальные и неформальные группы различаются, прежде всего, по механизмам их образования и по характеру межличностных взаимоотношений. Однако, как и любая классификация, деление групп на формальные и неформальные является достаточно условным. Неформальные группы могут возникать и функционировать в рамках формальных организаций, а группы, возникшие как неформальные, на определенном этапе могут приобретать признаки формальных групп.

Начало исследованию неформальных групп было положено знаменитой серией экспериментов, проведенных Элтоном Мэйо. Ноябрь 1924 г., завод Хоторна компании «Вестерн Электрик», город Чичеро, штат Иллинойс. Первоначальная цель – определение зависимости между физическими условиями работы и производительностью труда – развитие теории «научного управления» (Тейлор, Гилбрет, Гантт), впоследствии привело к возникновению теории «человеческих отношений». Эксперимент проходил в 4 этапа:

1. Выявление влияния интенсивности освещения на производительность труда. Были выделены две группы рабочих: контрольная и экспериментальная. Когда увеличили освещение для эксперементальной группы, производительность труда обеих групп возросла. То же самое произошло и тогда, когда освещение было уменьшено. Вывод: освещение на производительность труда оказывало незначительное влияние, эксперимент не удался из-за факторов, находящихся вне их контроля.

2. К эксперименту присоединился Э. Мэйо. Был проведен лабораторный эксперимент со сборщицами реле. Малая группа, состоящая из шести добровольцев, была изолирована от остального персонала и получала за свой труд льготную оплату. Работницам также была предоставлена большая свобода общения, чем обычно было принято на заводе. В результате этого между ними возникли более тесные взаимоотношения. Сначала результаты подтверждали исходную гипотезу. Когда, например, были введены дополнительные перерывы в работе, производительность труда выросла. Ученые объяснили это меньшей степенью утомления. Поэтому рабочая группа продолжала вносить аналогичные изменения в условия работы, сокращая рабочий день и рабочую неделю, а производительность труда продолжала расти. Когда же вернули первоначальные условия работы, производительность труда и тут продолжала оставаться на прежнем высоком уровне. Согласно теории управления того периода, такого не должно было происходить. Был проведен опрос участниц. В дальнейшем ученые выяснили, что некий человеческий элемент имеет большее влияние на производительность труда, чем изменение технических и физических условий.

3. Третий этап первоначально включал в себя план совершенствования непосредственного руководства людьми и тем самым – улучшения отношения сотрудников к своей работе. Впоследствии план перерос в огромную программу, которая состояла из бесед с более чем 20 тыс. сотрудников. Был собран гигантский объем информации об отношении сотрудников к выполняемой ими работе. В результате исследователи выявили, что производительность труда и статус каждого работника зависели как от самого работника, так и от трудового коллектива.

4. Цель - изучение влияние коллег на производительность труда сотрудника. Эксперимент был проведен на участке по производству банковской сигнализации, предполагалось, что этот этап определит степень воздействия программы материального стимулирования, построенной на групповой производительности труда. Исходя из предпосылок научного управления, ученые выдвинули гипотезу, что те работники, которые работают быстрее других и мотивированы желанием больше зарабатывать, будут подстегивать более медлительных, чтобы те увеличивали выработку. На самом деле сноровистые работники имели тенденцию замедлять свой темп работы, чтобы не выходить за рамки, установленные группой. Однако, те, кто работал медленнее других, фактически все же попытались повысить свою производительность труда.

Вывод Хоторнского эксперимента: важность поведенческих факторов, взаимоотношений с руководителями и то, что теперь называют Хоторнским эффектом.

Хоторнский эффект – условия, в которых новизна, интерес к эксперименту или повышенное внимание к данному вопросу приводили к искаженному, зачастую слишком благоприятному, результату.

Еще один важный фактор повышения производительности труда – форма контроля, во время проведения эксперимента очень часто мастера контролировали рабочих меньше, чем обычно.

Великое открытие Мэйо, связанное с Хоторнским экспериментом, заключалось в том, что социальные и психологические факторы оказывают на производительность труда более сильное влияние, чем физические, при условии, что сама организация работ уже достаточно эффективна. Выявились новые виды социального взаимодействия, именно непланируемая и неконтролируемая руководством перестройка социальных отношений явилась главной причиной роста производительности труда. Теоретики и практики управления поняли, что организация является также и социальной системой, где взаимодействуют отдельные личности, формальные и неформальные группы.

Таким образом, неформальная организация – это спонтанно образовавшаяся группа людей (эмерджентная), которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели. Формальная организация создана по заранее продуманному плану, неформальная же организация скорее является реакцией на неудовлетворенные индивидуальные потребности.

Причины вступления в группы (формирования групп) опираются на неудовлетворенные потребности в принадлежности, помощи, защиты, общения. Их можно сгруппировать следующим образом:

1. Общие потребности в еде, безопасности, самоутверждении, автономии, творчестве и т. д.

2. Общие интересы.

3. Общие цели. Совет директоров сформирован, чтобы эффективно управлять компанией.

4. Территориальная близость.

5. Схожесть культур.

Основные характеристики неформальных организаций:

• Социальный контроль. Неформальные организации осуществляют социальный контроль за своими членами. Первым шагом к этому является установление и укрепление норм – групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения. Чтобы быть принятым группой и сохранить в ней свое положение, личность должна соблюдать эти нормы. Вполне естественно, например, что у неформальной организации имеются свои четко сформулированные правила относительно характера одежды, поведения, приемлемых видов работы и протокола. Социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией, может оказать влияние и направить к достижению целей формальной организации. Он также может повлиять на мнение о руководителях и справедливости их решений. Нормы могут не вполне соответствовать системе ценностей формальной организации, так что человек может оказаться в ситуации, когда к нему предъявляются взаимоисключающие требования.

• Сопротивление переменам. Люди могут использовать неформальную организацию для обсуждения предполагающихся или фактических перемен, которые могут произойти в их отделе или организации. В неформальных организациях наблюдается тенденция к сопротивлению переменам. Частично это объясняется тем, что перемены могут нести в себе угрозу дальнейшему существованию неформальной организации. Реорганизация, внедрение новой технологии, расширение производства и, следовательно, появление большой группы новых сотрудников и т. п. может привести к распаду неформальной группы или организации, либо к сокращению возможностей взаимодействия и удовлетворения социальных нужд. Сопротивление будет возникать всякий раз, когда члены группы будут усматривать в переменах угрозу дальнейшему существованию своей группы как таковой, их общему опыту, удовлетворению социальных нужд, общим интересам или положительным эмоциям. Руководство может ослабить это сопротивление, разрешая и поощряя подчиненных участвовать в программах реорганизации.

• Неформальные лидеры. Неформальный лидер приобретает свое положение, добиваясь власти и применяя ее по отношению к членам группы, аналогично тому, как это делает лидер формальной организации. По существу нет никаких серьезных различий в средствах, применяемых лидерами формальных и неформальных организаций, для оказания воздействия. Лидер формальной организации имеет поддержку в виде делегированных ему официальных полномочий и обычно действует в отведенной ему конкретной функциональной области. Опора неформального лидера – признание его группой. В своих действиях он делает ставку на людей и их взаимоотношения. Факторы, определяющие возможность стать лидером неформальной организации: возраст, должностное положение, профессиональная компетентность, расположение рабочего места, свобода передвижения по рабочей зоне и отзывчивость. Точные характеристики определяются принятой в группе системой ценностей. Неформальный лидер имеет 2 первостепенные функции: помогать группе в достижении ее целей и поддерживать и укреплять ее существование. В неформальной группе могут возникнуть 2 лидера: один для выполнения целей группы, другой – для социального взаимодействия.

• Наличие неформальных каналов передачи информации (слухи).

Модель Хоманса показывает, что неформальные организации динамично взаимодействуют с формальными, влияют на качество выполнения работы и на отношение людей к труду и к начальству (деятельность, взаимодействия, эмоции (чувства)). В процессе выполнения задач (видов деятельности) люди вступают во взаимодействие, которое, в свою очередь, способствует появлению чувств и эмоций в отношении друг друга и начальства. Эти эмоции влияют на то, как люди будут осуществлять свою деятельность и взаимодействовать в будущем.

Неформальная организация может помочь формальной организации в достижении ее целей. Для этого необходимо по мнению Скотта и Дэвиса:

• признать существование неформальной организации;

• выслушать мнения членов и лидеров неформальных групп;

• перед тем, как предпринимать какие-либо действия, просчитайте их возможное воздействие на неформальную организацию;

• чтобы ослабить сопротивление переменам со стороны неформальной организации, разрешите группе участвовать в принятии решений;

• быстро выдавайте точную информацию, тем самым препятствуя распространению слухов.

Факторы, влияющие на эффективность работы группы.

Специалисты выделяют ряд факторов влияющих на эффективность функционирования групп.

• Размер: 5-11человек. По мере увеличения размера группы, общение между ее членами усложняется, и становится более трудным достижение согласия по вопросам, связанным с деятельностью группы и выполнением ее задач. Увеличение размера группы также усиливает тенденцию к неформальному разделению групп на подгруппы, что может привести к появлению несогласующихся целей и к образованию клик.

• Состав: в группу лучше включать непохожие личности, способные привносить разные идеи и выполнять разные роли.

• Групповые нормы. Нормы группы представляют собой совокупность неписаных правил, определяющих, что правильно, или что неправильно, что допустимо, а что недопустимо в данной конкретной группе. Если нормы проговорены, а лучше, записаны, они называются правилами группы. Существует ряд наиболее распространённых правил группы: активности, конфиденциальности, закрытости группы (постоянство состава), уважения, персонального обращения друг к другу, обратной связи и др. Правила могут предлагаться ведущим или участниками группы. Важно, чтобы они были обсуждены и приняты всеми участниками без исключения. Обычно для этого в начале группы проводится процедура принятия правил. "Свод правил" даёт участникам группы возможность определить границы взаимодействия, актуальные и приемлемые для себя. Принимая правила группы, участник с одной стороны, берет на себя часть ответственности за происходящее в группе, а с другой стороны, получает возможность отчасти контролировать групповой процесс. Такая возможность влиять на происходящее способствует ощущению безопасности у участников. Безопасная атмосфера является условием свободного самовыражения и личностного раскрытия участников в группе.

• Сплоченность группы – мера тяготения членов группы друг к другу и к группе. Сплоченность выражается в стремлении остаться в группе и любой ценой сохранить ее. Именно взаимная зависимость членов группы, объединенных стремлением к общей цели, обусловливает их готовность разделять трудности и опасности на этом пути и сглаживать личностные расхождения. Важно согласование целей группы и организации. Потенциальное отрицательное последствие сплоченности – групповое единомыслие – тенденция подавления отдельной личностью своих действительных взглядов на какое-нибудь явление с тем, чтобы не нарушать гармонию группы.

• Статус членов группы. Члены группы, чей статус достаточно высок, способны оказывать большее влияние на решения группы, однако это не всегда ведет к повышению эффективности. Человек, поработавший на компанию непродолжительное время, может иметь более ценные идеи и лучший опыт в отношении какого-нибудь проекта, чем человек с высоким статусом, приобретенным благодаря многолетней работе в руководстве данной компании.

• Структура группы и проблема лидерства. Понятие структуры группы включает в себя разделение группы на подгруппы и обозначение групповых ролей участников. Структура группы проявляется в процессе и может изменяться. Типичные групповые роли описаны у многих исследователей, например, Р.Шиндлер в 1957 г.: лидер, который импонирует группе, побуждает ее к действиям; эксперт, который имеет специальные знания, навыки и способности, которые требуются группе и которые вызывают уважение группы; пассивный, легко приспосабливающийся член группы; отвергаемый, «крайний» член группы; оппозиционер, противник, выступающий против лидера. Через определенную роль участник предъявляет себя другим людям. Он может выбрать роль агрессора, шутника, моралиста, рационалиста, скептика, педанта, мученика, спасателя и т.п. Задачей многих групп является расширение репертуара ролей, формирование личностной гибкости, дающей возможность принимать на себя различные роли, или, наоборот, отказываться от их использования, в зависимости от ситуации.

• Фазы развития группы. Исследователями групповой динамики было замечено, что независимо от особенностей данной конкретной группы, в своем развитии во времени она будет подчиняться неким общим закономерностям, тенденциям, которые повторяются и в других группах. Эти закономерности будут описаны далее.