Составитель канд. техн. наук, доцент А.В. Питолин

Методические указания к контрольным работам по курсу «Информационные системы и технологии в экономике» для студентов специальности 080100 «Экономика» заочной формы обучения / ГБОУВПО «Воронежский государственный технический университет»; сост. А.В. Питолин. Воронеж, 2012. 46 с.

Методические указания содержат теоретические и практические сведения по подготовке и выполнению контрольных работ по дисциплине «Информационные системы и технологии».

Предназначены для студентов 1 курса.

Ил. 30. Библиогр.: 9 назв.

Рецензент д-р техн. наук, проф. О.Н. Чопоров Ответственный за выпуск зав. кафедрой д-р техн. наук, проф. Я.Е. Львович

Печатается по решению редакционно-издательского совета Воронежского государственного технического университета

© ГБОУВПО «Воронежский государственный технический университет», 2012

2

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Целью изучения дисциплины «Информационные системы и технологии» является получение студентами знаний и развитие практических навыков решения практических задач обработки экономической информации с использованием системы управления базой данных (СУБД) Access.

Одним из эффективных средств контроля знаний студентов заочной формы обучения является контрольная работа, в которой студент должен показать усвоенные им теоретические знания и практические навыки.

Контрольную работу рекомендуется распечатывать на листах формата А4 (с одной стороны листа). Каждая страница работы должна иметь поля для замечаний рецензента. Стиль оформления всех частей работы должен быть единым. Размер шрифта для основной части текста – 12 или 14 пунктов. Нумерация страниц – сквозная. В конце работы следует зарезервировать 1-2 чистых листа для рецензии проверяющего и последующих исправлений ошибок, учета замечаний рецензента и дополнений. Общий объем контрольной работы должен составлять примерно 30 страниц.

На титульном листе работы следует указать:

•Федеральное агентство по образованию и науке Российской Федерации;

•Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования;

•Воронежский государственный технический университет;

•Кафедра систем автоматизированного проектирования и информационных систем;

•контрольная работа по дисциплине «Информационные системы и технологии»;

•факультет, специальность, курс и номер учебной группы;

•фамилия и инициалы студента автора работы;

•номер зачетной книжки студента

•Воронеж и текущий год.

Листы работы должны быть надежно сшиты. Отдельные листы и работу в целом не следует вкладывать в пластиковые обложки, папки. Приложения в виде сменных носителей – не принимаются. Ими можно воспользоваться непосредственно на практических занятиях.

В начале каждого раздела контрольной работы следует привести полную формулировку соответствующего задания, как общую его часть, так и текст индивидуального варианта задания. В конце работы помещают библиографический список использованных при выполнении работы литературных и прочих источников. В конце выполненной контрольной работы ставится дата и подпись автора.

Излагать материал работы следует с исчерпывающей полнотой в соответствии с полученными вариантами заданий. При этом следует соблюдать требования всех действующих стандартов по оформлению текстовых документов, схем, рисунков, таблиц и библиографического списка литературных источников и пр.

Контрольная работа предусматривает выполнение студентом четырех заданий, посвященных проектированию и разработке базы данных в СУБД Aсceess. Вариант задания выбирается по последней цифре зачетной книжки

Полученные в результате выполнения заданий изображения экранных форм, выбираемых пунктов меню, диалоговых окон должны быть включены в контрольную работу. При сдаче контрольной работы необходимо продемонстрировать правильность функционирования СУБД-приложения на компьютере. Учебным планом занятий предусматриваются консультации по выполнению контрольной работы с преподавателем.

Во время сдачи контрольной работы студент должен продемонстрировать полное владение материалом своей контрольной работы, дать исчерпывающие и точные ответы на все вопросы, касающиеся тематики контрольной работы.

3

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ

Основные понятия баз данных

База данных (БД) – это упорядоченная информационная система, в которой информация хранится в виде таблиц и управляется специально созданной системой управления базой данных (СУБД), состоящей из таблиц, запросов, форм, макросов и отчетов.

Понятие БД можно применить к любой информации, в которой имеются связанные по определенному признаку элементы, хранимой и организованной особым образом - как правило, в виде таблиц. По сути, БД - это некоторое подобие электронной картотеки, электронного хранилища данных, которое хранится в компьютере в виде одного или нескольких файлов. При этом возникает необходимость в выполнении ряда операций с БД, в частности:

•добавление новой информации в существующие файлы БД;

•добавление новых пустых файлов в БД;

•изменение (модификация) информации в существующих файлах БД;

•поиск информации в БД;

•удаление информации из существующих файлов БД;

•удаление файлов из БД.

Компьютеризированная информационная система представляет собой программный комплекс, задачи которого состоят в поддержке надежного хранения БД в компьютере, выполнении преобразований информации и соответствующих вычислений, предоставлении пользователям удобного и легко осваиваемого интерфейса. Традиционно объемы информации, с которыми приходится иметь дело таким системам, довольно велики, а сами БД имеют достаточно сложную структуру. Примерами информационных систем являются системы заказа железнодорожных или авиационных билетов, банковские системы и многие другие.

Основным назначением БД в первую очередь является быстрый поиск содержащейся в ней информации. При значительном размере БД ручной поиск, а также модификация содержащейся информации занимает значительное время. Использование компьютера для обработки БД устраняет перечисленные выше проблемы при поиске и выборке информации. В этом случае ее модификация осуществляются достаточно быстро и эффективно, а сама БД, состоящая из тысяч записей, может легко уместиться на дискете.

Обработка информации с помощью СУБД

Существует большое количество программ, которые предназначены для структурирования информации, размещения ее в таблицах и манипулирования имеющимися данными - такие программы и получили название СУБД. Основная особенность СУБД – это наличие средств для ввода и хранения не только самих данных, но и описаний их структуры. Если говорить более детально, то к функциям СУБД относят следующие:

•управление данными непосредственно БД - функция, обеспечивающая хранение данных, непосредственно входящих в БД, и служебной информации, обеспечивающей работу СУБД;

•управление данными в памяти компьютера - функция, связанная в первую очередь с тем, что СУБД работают с БД большого размера. В целях ускорения работы СУБД используется буферизация данных в оперативной памяти компьютера. При этом пользователь СУБД использует только необходимую для его конкретной задачи часть БД, а при необходимости получает новую "порцию" данных;

•управление транзакциями - функция СУБД, которая производит ряд операций над БД, как над единым целым. Как правило, такие операции производятся в памяти компьютера.

4

В первую очередь транзакции необходимы для поддержания логической целостности БД в многопользовательских системах. Если транзакция (манипуляция над данными) успешно выполняется, то СУБД вносит соответствующие изменения в БД. В обратном случае ни одно из сделанных изменений никак не влияет на состояние БД;

• поддержка языков БД - для работы с БД используются специальные языки, в целом называемые языками баз данных. В СУБД обычно поддерживается единый язык, содержащий все необходимые средства - от создания БД до обеспечения пользовательского интерфейса при работе с данными. Наиболее распространенным в настоящее время языком

СУБД является язык SQL (Structured Query Language).

Реляционная модель базы данных.

В последние годы в большинстве БД используются реляционные модели данных, и практически все современные СУБД ориентированны именно на такое представление информации. Реляционную модель можно представить как особый метод рассмотрения данных, который включает как собственно данные (в виде таблиц), так и способы работы и манипуляции с ними (в виде связей). Другими словами, в реляционной БД используется несколько таблиц, между которыми устанавливаются связи. Таким образом, информация, введенная в одну таблицу, может быть связана с одной или несколькими записями из другой таблицы.

Между записями двух таблиц (например, таблиц А и В) могут существовать следующие основные виды связей:

•"один к одному" (каждой записи из А соответствует одна определенная запись из В, например, работник получает зарплату, и только одну);

•"один ко многим" (каждой записи из А соответствует несколько записей из В, например, в доме проживает много жильцов);

•"многие к одному" (множеству записей из А соответствует одна определенная запись из В, например, несколько студентов учатся в одной группе);

•"многие ко многим" (множеству записей из А соответствует множество записей из В, например, у нескольких студентов занятия ведут разные преподаватели).

Важным понятием в теории реляционных БД является нормализация, принципы которой можно сформулировать в виде следующих основных правил, используемых при разработке структуры БД:

1. В каждом поле таблицы должен находиться уникальный вид информации, т.е. в одной и той же таблице не должны находиться повторяющиеся поля.

2. В каждой таблице должен быть первичный ключ или уникальный идентификатор, который однозначно определяет данную запись среди множества записей таблицы.

3. Каждому значению первичного ключа должна соответствовать исчерпывающая информация об объекте таблицы.

4. Изменение значения любого поля таблицы, не входящего в состав первичного ключа, не должно влиять на информацию в других ее полях.

Microsoft Access является СУБД реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет грамотному пользователю (не программисту) не только создавать собственные базы данных, но и разрабатывать приложения различной степени сложности. СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима. Примером может служить задача ведения складского учета.

5

Работа с базой данных

Работа с БД делится на три этапа:

1.Проектирование

2.Программная реализация

3.Эксплуатация

На этапе проектирования закладываются основы будущей БД. Проектирование проводится на бумаге и требует очень тщательного подхода, так как именно здесь разрабатывается БД. Необходимо проделать следующие действия:

•собрать информацию о будущей работе, о ее структуре и движении документов, изучить задачи автоматизации, определить объекты системы и связи между ними;

•для каждого объекта выявить свойства и характеристики, по которым создаются поля таблиц;

•для каждого объекта назначить ключевые поля (первичные ключи), провести нормализацию исходных таблиц, установить связи.

Этап реализации выполняется на компьютере в следующем порядке:

•составляются структуры таблиц и вводятся в компьютер;

•разрабатываются запросы для отбора данных, отчеты для печати, создаются макросы и экранные формы для работы с данными;

•планируется порядок ведения и поддержания БД в рабочем состоянии.

Этап эксплуатации начинается с внесения в БД реальной информации, после чего происходит ее использование.

Рассмотрим этапы создания БД на примере фирмы, которая покупает товары, хранит их, а затем продает с некоторой наценкой.

Представление фирмы в таблицах

Задача состоит в том, чтобы всю деятельность фирмы представить в таблицах. Фирма закупает товар у определенного предприятия в определенном количестве и по определенной цене. Затем этот же товар продается, но уже другому предприятию, в другом количестве и по другой цене.

Работа с такой таблицей вызывает множество проблем:

•в каждую новую запись необходимо вводить повторяющиеся значения, что очень трудоемко и может вызвать ошибки при вводе информации;

•невозможно упорядочить записи, например, по поступающим товарам;

•в большой таблице не виден список всех имеющихся на фирме товаров с указанием

их цены;

•нет возможности рассчитать сумму на закупки и продажу товара, получение дохода

ит.п.

Для устранения этих недостатков служит БД. Необходимо переписать большую таблицу в виде нескольких таблиц, которые связаны между собой и подчиняются следующим правилам:

•каждая таблица содержит данные об одном предмете (например, таблица Товар включает только сведения о товаре, а не о менеджере, который его купил);

•в таблице каждое поле содержит единственный элемент данных (например, фамилия, имя и отчество менеджера должны размещаться в трех столбцах);

•столбцы в таблице не должны повторяться;

6

• каждая таблица должна содержать дополнительное поле «Код», которое должно быть ключевым.

После разбивки большой таблицы, получаем две основные таблицы (Поставка товара, Продажа товара) и три вспомогательных таблицы (Товар, Поставщики, Клиенты).

Таблица 1 Поставка товара

Таблица 2. Продажа товара

Таблица 3. Товар

Таблица 4. Поставщики

Таблица 5. Клиенты

При этом основные таблицы связаны со вспомогательными с помощью кодов (ключевых полей)

Постановка задачи

Вся информация, с которой работает фирма, разнесена по таблицам. После этого необходимо изучить деятельность фирмы. То есть необходимо установить, что происходит с информацией внутри фирмы; какая документация ведется на фирме. Таким образом,

7