4. Содержание системы менеджмента и характеристика ее подсистем

Любая организация имеет свою внутреннюю среду и среду внешнюю, в которой осуществляются ее операции. Внутренние переменные — это цели, структура, задачи, технология, люди. Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие.

Организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей, что обуславливает необходимость анализа внешней среды. К внешней среде (рис. 5) организации относят поставщиков, конкурентов, покупателей, партнеров по бизнесу, государство и его структуры, культуру, мораль, традиции, экономические и политические факторы, международное окружение.

Выделяют внешнюю среду прямого воздействия (поставщики, конкуренты, покупатели, партнеры по бизнесу, государство и его структуры) и внешнюю среду косвенного воздействия (культура, мораль, традиции, экономические и политические факторы, международное окружение).

Э

Внешняя

среда

КОНОМИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ

ОРГАНИЗАЦИЯ КОНКУРЕНТЫ

ПОСТАВЩИКИ

ПОТРЕБИТЕЛИ

Рис.5. Внешняя среда организации

Из внешней среды организация получает ресурсы, в нее сбывают произведенные блага или оказывают услуги.

Внешняя среда по отношению к организации представляет собой множество взаимосвязанных факторов, которые оказывают влияние на все, что происходит внутри организации.

Процесс деятельности в организации осуществляется под влиянием внешних и внутренних ситуационных факторов, которые принято называть переменными.

Под внутренними переменными понимают ситуационные факторы внутри организации. Они являются в основном контролируемыми и регулируемыми. Это внутренняя среда организации (рис. 6). Главными переменными внутренней среды организации, которые постоянно находятся в поле зрения менеджеров, являются:

- цели,

- структура,

- задачи,

- технология,

- люди и

- организационная культура.

Рис.6. Внутренняя среда организации

Организация рассматривается как группа людей с общими целями. Цель - первый переменный фактор, - это конкретное конечное состояние или желаемый результат группы людей, организованной определенным образом.

Цели ставятся в процессе планирования и сообщаются членам организации с тем, чтобы они знали, к чему нужно стремиться. Для различных типов организации характерно установление разнообразных целей. Основной целью коммерческих организаций является получение прибыли.

Крупные организации - многоцелевые. Для получения прибыли они определяют цели в различных направлениях: разработка новой продукции, качество услуг, подготовка кадров, определение рынка сбыта и т.д.

Для достижения конечной цели в организации устанавливаются цели для ее подразделений. Они контролируются менеджерами в рамках общей цели.

Второй внутренней переменной является структура организации.

Под структурой организации понимают количество и состав ее подразделений, ступеней управления в единой взаимосвязанной системе.

Любые задачи организации не могут быть выполнены без использования конкретной технологии.

Технология влияет на эффективность изготовления продукции, на скорость ее устаревания, на эффективность обработки информации, на возможности выпуска новых видов продукции или оказания услуг.

Основным назначением структуры является обеспечение эффективного достижения целей организации. Структура включает каналы и коммуникации между различными подразделениями аппарата управления, а также информацию, которая передается по этим каналам.

Структура обеспечивает координацию и контроль членов организации. Она создает иерархию управленческих уровней. Одновременно с созданием иерархии в структуре осуществляется специализированное разделение труда, т.е. закрепление конкретной работы за специалистами.

Третьей внутренней переменной в организации является задача. Под задачей понимается работа, которая должна быть выполнена в заранее установленным способом и в установленные сроки.

Четвертая внутренняя переменная - технология. Технология определяется как принятый порядок связей между отдельными видами работ или способ преобразования входов организации в выходы.

Самой важной внутренней переменной являются люди - это пятая переменная.

Цели организации достигаются через труд людей, они создают продукт организации, от них зависят и другие внутренние переменные.

Члены организации отличаются друг от друга по многим параметрам. Эти отличия могут оказать влияние на характеристики работы, их действия и поведение, на результаты труда.

Поэтому от решения задач управления трудовыми ресурсами в значительной степени зависит успех функционирования организации.

И, наконец, шестая внутренняя переменная - организационная культура, или культура организации.

Культура организации - это система коллективно разделяемых ценностей, убеждений, традиций и норм поведения, оказывающая влияние на поведение отдельных работников и групп в организации, а также на результаты совместной работы.

Организация как открытая система может выжить только во взаимосвязи с внешней средой.

Под внешней средой понимают все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной организации, но которые оказывают или могут оказать воздействие на функционирование организации.

Практически все факторы внешней среды относятся к неконтролируемым со стороны организации и ее служб. Вместе с тем организации могут приспосабливаться к меняющейся внешней среде, а также в определенной мере влиять на нее.

Связь и взаимодействие внешней среды с процессом преобразования в организациях показана на рис.7.

Внешняя среда

Рис.7. Организация и внешняя среда

Внешняя среда организации образуется ее окружением, которое можно представить в виде двух сфер (рис.8):

Рис.8. Внешняя среда организации

Первая сфера - это общее внешнее окружение организации, ее называют фоновой средой или средой косвенного воздействия. Эта среда отражает состояние общества, его экономики, природной среды и не связана непосредственно с конкретной организацией. Она является более или менее одинаковой для большинства организаций.

К фоновому окружению организация может только приспосабливаться, но целенаправленно влиять на него она не в состоянии.

Вторая среда - это непосредственное окружение организации - ее деловая среда, ее еще называют средой прямого воздействия.

Деловое окружение образует те явления, процессы и институты среды, на которые организация может оказывать непосредственное влияние. С факторами этой среды организация находится в состоянии двустороннего взаимодействия, т.е. сама влияет и в свою очередь испытывает на себе их влияние.

Внешняя среда характеризуется сложностью, подвижностью и неопределенностью.

Деловая среда или среда прямого воздействия.

К факторам прямого воздействия относят те, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организаций.

Она включает следующие факторы:

- поставщики,

- потребители,

- конкуренты,

- органы государственного регулирования,

- собственники.

Набор факторов этой среды называют СТЭП-факторами. СТЭП – это аббревиатура, которая помогает запомнить состав факторов:

социально-культурные;

технологические;

экономические;

политические.

В составе внешней среды косвенного воздействия можно отметить и такой фактор, как природно-климатические условия региона, в котором функционирует организация.

Сюда относятся климатические сезонные условия, доступность сырья, энергоресурсов, наличие автомобильных магистралей, путей сообщения.

Факторы этой среды оказывают влияние на расходы по доставке материалов, распределению продукции и применению рабочей силы.

И, наконец, если организация ведет дело за пределами внутреннего рынка, то она должна учитывать особенности внешней среды той страны, в какой она осуществляет свою деятельность.

В каждой стране внешние факторы будут уникальными. Они затрагивают не только потребности, но и культуру, привычки и обычаи другой нации. Поэтому организации должны учитывать все это при ведении дел, тщательно изучать законы и государственное регулирование этих стран.

Кроме того, международные факторы могут оказывать косвенное влияние и на организации, действующие внутри страны.