Пособие Office 2007 ч

Далее;

установите сортировку по полю Цех, затем по полю

Месяц;

подведите промежуточные итоги: щелкните по кнопке Итоги и установите флажок для поля Сумма

– ОК;

Далее;

Макет: ступенчатый – Далее;

выберите стиль отчета по Вашему усмотрению;

Далее;

Задайте имя отчета: Планируемый фонд заработной платы;

Готово.

конструирование отчета:

откройте отчет в режиме Конструктор.

область Верхний колонтитул

выделите все поля в области Верхний колонтитул

– щелкните по ним правой кнопкой мыши и выберите Свойства – вкладка Макет – для строки Тип фона установите: прозрачный;

выполните форматирование текста: шрифт: Times New Roman, размер: 14, полужирный, курсив;

область Заголовок группы “Квартал”

добавьте Надпись: квартал (см. образец);

выполните форматирование полей: шрифт: Arial,

размер: 12, полужирный;

область Область данных

выполните форматирование полей: шрифт: Arial, размер: 12;

41

для поля Сумма необходимо изменить формат поля: вызовите контекстное меню – Свойства – вкладка Макет – строка Формат поля – установить: Фикси-

рованный;

область Примечание группы “Квартал”

удалите поле: =”Итоги для ”& “’Квартал’…

в поле надписи вместо Sum напечатайте Всего за квартал;

для поля =Sum([Сумма]) установите Фиксированный формат;

область Примечание отчета

откорректируйте поле надписи в соответствии с образцом;

для поля =Sum([Сумма]) установите Фиксированный формат;

для шрифта установите формат: шрифт: Calibri,

размер: 14, полужирный, курсив;

Рис. 18. Конструктор отчетов

42

Тема 1.4

СУБД Access: логические функции, графики

Цель работы: приобретение основных навыков работы по созданию расчетов с использованием логической функции ЕСЛИ, построению отчетов-графиков, созданию кнопочного интерфейса.

Задание

Для анализа успеваемости учащихся необходимо создать БД Успеваемость. В состав БД входит таблица Список, содержащая сведения годовых и экзаменационных оценках учеников. Для анализа успеваемости создается система запросов. Возможны три варианта успеваемости:

1)если годовые оценки совпали с экзаменационными, то ученики подтвердили результат;

2)если хотя бы одна годовая оценка ниже экзаменационной, то ученики ухудшили результат;

3)если хотя бы одна годовая оценка выше экзаменаци-

онной, а остальные не ниже, то ученики улучшили результат.

По результатам расчетов создаются три отчета: Список учеников, улучшивших результат, Список учеников, подтвердивших результат, Список учеников, не подтвердивших результат – и отчет-график Успеваемость.

Для эффективной работы создаются две формы: Управляющая – кнопочный интерфейс и Список – для ввода данных.

Порядок выполнения работ

1.Создание БД Успеваемость.

2.Создание таблицы Список.

2.1.Структура таблицы Список.

44

поле Код сделайте ключевым: щелкните по первой строке правой кнопкой мыши и установите флажок

Ключевое поле;

закройте окно;

присвойте таблице имя Список.

3.Заполните таблицу Список данными.

Таблица Список

Окончание таблицы Список

4.Создание запросов.

4.1.Запрос-расчет общего количества учеников Колич:

запустите Конструктор запросов;

добавьте таблицу Список;

вставьте поле ФИО;

установите групповые операции: в группе Показать или скрыть щелкните по кнопке Итоги;

в поле Групповая операция вместо Группировка

вставьте Count;

закройте окно конструктора, присвойте запросу имя

Колич.

4.2.Запрос-анализ оценок учащихся Анализ:

запустите Конструктор запросов, добавьте таблицу

Список;

вставьте все доступные поля;

сформируйте расчетное поле Признак:

Признак: iif(ГодМат = ЭкзМат And ГодРус = ЭкзРус And ГодФиз = ЭкзФиз And ГодБиол = ЭкзБиол And ГодХим = ЭкзХим;1;iif(ГодМат > ЭкзМат Or ГодРус > ЭкзРус Or ГодФиз > ЭкзФиз Or ГодБиол> ЭкзБиол Or ГодХим > ЭкзХим;2;3))

Примечание. Поле Признак может принимать три значения: 1- подтвердили результат (экзаменационные оценки такие же, как годовые), 2 - не подтвердили результат (хотя бы одна экзаменационная оценка хуже годовой), 3 – улучшили результаты (хотя бы одна экзаменационная оценка выше годовой, а остальные – не ниже).

4.3.Запрос-расчет количества учеников для каждого значения признака Признак:

запустите Конструктор запросов;

47

добавьте запрос Анализ;

вставьте поле Признак;

установите групповые операции: в группе Показать или скрыть щелкните по кнопке Итоги;

в новое поле запроса вставить еще раз поле Признак, таким образом, в структуре запроса будут два поля с одинаковыми именами;

для этого поля в строке Групповые операции выбе-

рите Count;

добавьте новое поле Итог:

Итог: iif(Признак=1;"подтвердили"; iif(Признак=2;"не подтвердили";"улучшили"))

закройте окно конструктора, имя запроса: Признак.

4.4.Запрос-расчет в процентах количества учеников по видам успеваемости Процент:

добавьте запросы Колич и Признак;

из запроса Колич добавьте поле Результат;

вставьте новое поле:

Проц: [Count-Признак]*100/[Count-ФИО]

имя запроса: Процент.

4.5.Запрос с объединением данных Успеваемость:

добавьте таблицу Список и запрос Анализ;

добавьте поля: из таблицы Список – Код ученика и ФИО, из запроса Колич добавьте поле Результат;

для поля ФИО установите сортировку по возраста-

нию;

имя запроса: Успеваемость.

48

4.6. Запрос-выборка учеников, подтвердивших результат

Список-1:

добавьте запрос Успеваемость;

добавьте все поля;

для столбца Признак в поле Условие отбора напечатайте: 1;

имя запроса: Список-1.

4.7.Аналогично создайте запросы Список-2 (условие отбора 2) и Список-3 (условие отбора 3).

5.Создание отчетов.

5.1.Отчет Список учеников, подтвердивших результат:

запустите Мастер отчетов;

в поле Таблицы и запросы: из списка выберите За-

прос: Список-1;

выберите поля: Код ученика, ФИО;

уровни группировки добавлять не надо – Далее;

сортировка - по полю ФИО;

Макет: Табличный – Далее.

выберите стиль отчета по желанию – Далее;

имя отчета: Список учеников, подтвердивших результат.

5.2.Аналогичным образом простройте отчеты Список уче-

ников, не подтвердивших оценку (в качестве исход-

ной таблицы взять запрос Список-2) и Список учени-

ков, улучшивших результат (запрос Список-3). 5.3. Отчет – график Успеваемость:

запустите Конструктор отчетов;

уберите, если нужно, области верхнего и нижнего колонтитулов;

установите размеры отчета: высота – 7см, ширина –

15см;

49

в группе Элементы управления щелкните по пикто-

грамме Диаграмма;

появится окно Создание Диаграмм (рис.20);

Рис. 20. Окно Создание диаграмм

включите флажок Запросы, из списка выберите За-

прос: Процент – Далее;

доступные поля: Итог, Процент – Далее;

выберите тип диаграммы – Объемная гистограмма – Далее;

поле Процент перенесите в область Ряды – Далее;

название диаграммы: Годовой итог – Готово;

растяните объект на всю область отчета, закройте окно;

имя отчета: Годовой итог (рис.21);

5.4. Конструирование отчетов:

с помощью правой кнопки мыши откройте отчет

Список учеников, улучшивших результат в режиме Конструктора;

50