Пособие Office 2007 ч

Тема 1.3

СУБД Access: формы

Цель работы: приобретение основных навыков работы по созданию форм для ввода данных.

Задание

Для определения плановой величины фонда заработной платы работников, занятых в производстве, необходимо создать БД Расчет зарплаты, в состав которой входят справоч-

ники: Справочник деталей, Справочник цехов, Справоч-

ник месяцев – и таблица с исходными данными План, форма для ввода данных в таблицу Ввод, запрос-расчет по заданным формулам, отчет с подведением итогов, создаваемый на основе построенного запроса.

Порядок выполнения работ

1.Создайте БД Расчет зарплаты.

2.Создание таблиц.

2.1.Создание таблицы Справочник деталей.

Структура таблицы Справочник деталей:

поле Код сделайте ключевым: щелкните по первой строке правой кнопкой мыши и установите флажок

Ключевое поле;

закройте окно;

33

Сохранить изменение макета структуры таблицы

- ОК;

Имя таблицы: Справочник деталей – ОК.

2.2.Аналогичным образом создайте остальные таблицы.

Справочник цехов

Для таблицы План ключевые поля создавать не надо.

3. Создание Схемы данных.

Схема данных создается для обеспечения целостности и непротиворечивости данных в базе.

34

Последовательность действий:

Работа с базами данных – Схема данных;

добавьте все четыре таблицы и закройте окно Добавле-

ние таблицы;

затем установите связь ключевого поля Код таблицы Справочник деталей с полем Код таблицы данных

План:

от поля Код таблицы Справочник деталей протяните линию к полю Код таблицы План:

в появившемся окне Изменение связей установите флажок Обеспечение целостности данных;

ОК;

аналогично установите связи ключевых полей НомЦех и НомМес справочников с соответствующими полями таблицы План. В результате у Вас получатся линии связи, как показано на рисунке 15;

Рис.15. Окно Схема данных

35

4.Создание формы для ввода данных Ввод:

Создание – Другие формы – Мастер форм;

откройте список и выберите таблицу План, на основе которой будет создана форма;

Доступные поля, выберите все поля – Далее;

Выберите внешний вид формы: ленточный - Далее;

Выберите требуемый стиль: по желанию - Далее;

Готово.

5.Конструирование формы План:

с помощью правой кнопки мыши откройте форму в ре-

жиме Конструктора;

установите размер области Заголовка формы: длина – 13см, высота – 1,5см;

Рис. 16. Конструктор форм

выполните форматирование Области данных:

отформатируйте поля базы данных: шрифт: Times New Roman, высота: 14пт;

для того чтобы поля Код, НомМес и НомЦех заполнялись из справочников необходимо их преобразовать в поля со списком (рис.17):

36

поле Код:

выделите поле Код, правой кнопкой мыши откройте меню и выполните команду Преобразовать эле-

мент в - Поле со списком;

укажите источник данных (таблицу, из которой будут выбираться сведения): щелкните по полю пра-

вой кнопкой мыши – Свойства поля – Данные – Источник строк: Справочник деталей;

перейдите на вкладку Все – Число столбцов: 2;

Ширина столбцов: 0см;5см (эта команда скрывает первый столбец таблицы Справочник деталей, т.к.

ширина его равна 0 и при открытии поля со списком в нем появляется только наименование);

поле НомЦех:

аналогично преобразуйте поле НомЦех в поле со списком, в качестве источника строк выберите таб-

лицу Справочник цехов.

поле НомМес:

в качестве источника данных выберите таблицу

Справочник месяцев.

Рис. 17. Форма Ввод

37

Заполните таблицу План данными.

Продолжение таблицы План

Окончание таблицы План

6.Формирование запроса Расчет для итогового отчета:

выполните создание запроса в режиме конструктора, в окне Добавление таблицы выберите и добавьте все четыре таблицы. Они будут связаны по ключевым полям.

сформируйте структуру запроса:

добавьте поля в следующем порядке: поле Квартал

(таб. План) – поле Месяц (таб. Справочник месяцев) – поле Цех (таб. Справочник цехов) – Деталь (таб. Справочник деталей) – поле Кол (таб. План)

– поле Цена (таб. Справочник деталей);

в первом свободном столбце сформируйте расчетное поле Сумма, для этого напечатайте формулу:

Сумма: Кол * Цена

закройте окно, сохраните запрос с именем Расчет.

7.Формирование отчета Планируемый фонд заработной платы:

создание отчета выполняется с помощью Мастера от-

четов:

из запроса Расчет выберите все поля;

Далее;

Добавить уровни группировки? – добавьте Квартал;

40