До мероприятия

Удостоверьтесь, что у Вас есть план. Каковы Ваши цели? Что Вы хотите сказать? Есть ли у Вас ракурс, заслуживающий освещения в печати? Какой визуальный материал Вы можете предложить газетным фотографам и телевидению?

Выберите хорошего докладчика, который должен огласить готовое заявление, но также должен быть готов участвовать в открытом диалоге с прессой.

Планируя время своего мероприятия, учитывайте время выхода новостей. Лучше его проводить в первой половине дня ближе к обеду и в середине недели, это повышает вероятность того, что журналисты не уйдут на другое, более интересное для них событие, которое проходит одновременно с Вашим.

Объявите о пресс-конференции в пресс-релизе, но придержите важную информацию для самого мероприятия.

Раздайте журналистам копии выступлений заранее.

Посылайте приглашения в СМИ не ранее, чем за неделю. Приглашение должно включать несколько параграфов о мероприятии плюс все детали о времени, дате и месте проведения. Целесообразно упомянуть о потенциальных визуальных материалах, чтобы заинтересовать телевизионные станции.

За день до мероприятия позвоните по телефону, чтобы уточнить, получили ли СМИ Ваше приглашение и не нужна ли им дополнительная информация. Спрашивайте редактора новостей или соответствующего отдела.

Обсудите пресс-конференцию с Вашими ораторами и просмотрите некоторые из вопросов, которые могут задать журналисты.

Подготовьте набор материалов для журналистов. Он должен включить пресс-релиз, относящуюся к делу сопутствующую информацию, биографии и другой полезный материал. Также неплохо иметь специальный листок для записи координат пришедших журналистов.

Подготовьте таблички с именами и должностями выступающих.

Сделайте место проведения красочным для телевидения и съемки на цветную фотокамеру (с помощью плакатов и т.п.).

Помните, что журналисты всегда спешат! Говорите коротко и лаконично.

Не забывайте о СМИ, которые не зациклены на важных политических новостях, таких как утренние телепрограммы, ток-шоу, журналы, различные отделы газет. Их заинтересуют иные аспекты с большим количеством подробностей.

Если Ваш материал интересен, будьте готовы предоставить его журналистам. Если нет, не пытайтесь протолкнуть его, иначе Вы рискуете испортить отношения со СМИ.

Представьте себя журналистам, быть дружелюбным, заботьтесь о них, удостоверьтесь, что они получают набор материалов для СМИ.

Зарезервируйте для журналистов места спереди и, по возможности, недалеко от входа.

Предоставьте возможность звонить по телефону.

Если пришел только фотограф, дайте ему или ей набор материалов для СМИ.

Помогайте журналистам брать интервью и получать ответы на вопросы.