4.3. Совершенствование управленческого документооборота

Документооборот является главным оружием организации системы информационных потоков на предприятии. При наличии хорошо разработанного и действующего документооборота на предприятии улучшается система учета и контроля, убыстряется процесс передачи информации и, соответственно, принятие управленческих решений. График документооборота является:

• важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим создание оптималь­ной организации бухгалтерского учета;

• средством обслуживания рабочего места,

• средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности.

Отсутствие документооборота нарушает режим работы службы бухгалтерского учета, размывает границы ответственности некоторых руководителей, делает трудным, а иногда и невозможным контроль над движением первичных документов.

От четкости составления графика документооборота зависит своевременность получения информации для нужд управления. Проблема еще в том, что нет определенной методики по введению документооборота на предприятии.

Принципы организации документооборота в общих чертах изложены в Положении «О документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Таким образом, введение документооборота должно выполняться по следующим этапам:

1. Исследование информационных потоков,

2. Составление графика документооборота,

3. Определение ответственности работников предприятия за составление документов и отчетов, и корректировка их должностных инструкций,

4. Утверждение графика документооборота руководством предприятия,

5. Составление графика выполнения учетных работ.

6. Подготовка извещений ответственным за выполнение графика документооборота.

Наиболее сложным и запутанным является первый этап - исследование информационных потоков. Разработана методика по изучению информа­ционных потоков для введения документооборота. Разработка данной методики строилась на следующих принципах:

• построение графика документооборота должно проводиться в наиболее сжатые сроки,

• документооборот должен быть действующим, а не существовать только на бумаге.

Для исследования информационных потоков можно использовать специальные формы.. Формы заполняются самостоятельно работниками бухгалтерии и планово-экономического отдела. При помощи такого подхода решаются многие проблемы при составлении графика документооборота, так как работник, обрабатывающий документ, самостоятельно определяет сроки предоставлении и обработки, это в его интересах, и заполнение предложенной формы не отнимет у него мною времени. Тем самым за короткий про­межуток времени, при помощи разработанных таблиц мы получаем максимальный объем информации для составления графика документооборота.

Следующим этапом остается откорректировать и согласовать полученные дан­ные и свести их в единую таблицу. Таким образом, мы получили приблизительный график документооборота, так как нельзя сказать, что это идеаль­ный график. Далее приблизительный график документооборота утверждается прика­зом руководителя по предприятию. Из приблизительного графика делаются выписки {извещения) и вручаются каждому исполнителю, а также составляется график выполнения учетных работ, который включает наименования регистров, документов на основании которых заполняются регистры, сроки исполнение и фамилию (должность) составителя.

В течение трех-шести месяцев приблизительный график документооборота согласовывается и корректируется. На данном этапе определяются обязанности каж­дого работника по заполнению, составлению и обработке документов и заносятся в их должностную инструкцию. После всех согласований откорректированный график документооборота утверждается новым приказом, вновь делаются выписки (извещения) и корректируется график выполнения учетных работ. Для того, чтобы график документооборота был действующим, нужно постоянно корректировать его и делать соответствующие изменения в нем, и в начале отчетного года отдельным приказом утверждать новый график документооборота.