Глава 4. Совершенствование управленческого учета

4.1. Совершенствование организации управленческого учета

В состав годовой бухгалтерской отчетности сельскохозяйственной организации наряду с типовыми формами отчетности включаются специализированные, которые утверждаются Минсельхозпродом РФ.

Среди специализированных форм отчетности имеются формы, которые заполняются по данным управленческого учета:

• реализация сельскохозяйственной продукции (форма №7-АПК);

• затраты на основное производство (форма №8-АПК)

Информационные потоки обеспечивают прямую и обратную связь, однако учетная информация разбросана между различными службами, формируется с опозданием, например, анализ экономической деятельности производится, когда основные финансовые показатели уже сформированы и повлиять на них уже нельзя. Эффективность работы отдельных подраз­делений организации практически не анализируется.

Планово-экономическая служба Армавирского совхоза «Декоративные культуры» нуждается в информации, которая поможет ему в принятии решений, контроле и регулировании управленческой деятельности. Это: продажные цены, затраты на производство, спрос, рентабельность продукции, конкурентоспособность и т.д. Для управляющего важна любая информация, независимо от того, яв­ляется она объектом учета или нет. Такую информацию призван предоста­вить управленческий учет.

Таким образом, действующая информационная система Армавирского совхоза «Декоративные культуры» нуждается в корректировке и должна быть построена на следующих принципах:

- адресности, внутрипроизводственная информация должна предоставляться конкретным управляющим;

- оперативности, информацию следует предоставлять в сжатые сроки, сразу же после запроса управленцев, чтобы своевременно принять правильное решение. В противном случае она окажется малоэффективной для целей управления;

• достаточности, информацию следует предоставлять в объеме, необходимом для принятия управленческого решения;

• аналитичности, в составе управленческого учета информация соби­рается, группируется, изучается в целях наиболее четкого и достоверного отражения результатов деятельности структурных подразделений и опре­деления доли участия в получении прибыли предприятия;

• гибкости и инициативности, информация должна обеспечивать вес информационные интересы в условиях изменения хозяйственных ситуаций. При этом следует учитывать предложения центров ответственности по ее использованию;

- полезности, информация должна привлекать внимание управлен­цев к сферам потенциального риска и содержать объективную оценку ра­боты управляющих;

- достаточной экономичности, предлагаемые изменения в действую­щей информационной системе будут целесообразными, если ценность ее данных для управления выше стоимости их получения.

4.2. Совершенствование управленческих документов

Предоставление учетной информации для внутренних пользователей с целью принятия управленческих решений является одной из главнейших задач бухгалтерского учета. Основные критерии, по которым должна формироваться учетная информация для системы управления формируются на отдельных этапах учетного процесса. Рассмотрим эти этапы:

1. Документирование операций или текущее наблюдение (измерение и регистрация хозяйственных операций) – на данном этапе происходит полный сбор информации о финансово-хозяйственной деятельности организации,

2. Систематизация и группировка учетной информации – на данном этапе происходит техническая обработка и систематизация учетной информации. Наиболее важный этап для формирования управленческой информации. Основой для обработки и систематизации учетной информации выступает типовой план счетов бухгалтерского учета,

3. Составление установленных форм бухгалтерской отчетности. Формирование внутренней отчетности организации,

4. Использование учетной и отчетной информации в анализе финансово-хозяйственной деятельности организации.

Основной формой представления информации руководству выступает управленческий документ. Управленческие документы, как и первичные документы, должны содержать обязательные реквизиты, такие как: наименование документа, его код (может быть разработан самостоятельно организацией), дату составления, наименование организации, список показателей, поле для выводов и разъяснений, наименование должностных лиц, ответственных за предоставленную информацию и проведенные расчеты, их личные подписи.

Создание управленческого документа следует проводить последующим этапам:

• Требуется постановка цели, т. е. какие цели преследует тот или иной руководитель, запрашивая информацию.

• Определить для какого подразделения формируется документ.

• Составить список показателей, которые должны быть наиболее объективны и полностью удовлетворять требования руководителя.

• Произвести соответствующие расчеты и включить эти показатели в управленческий документ.

Итак, были разработаны следующие управленческие документы:

1. Управленческие данные по основным средствам на основе проведения инвентаризации;

2. Частичный бюджет;

3. Движение денежных средств

4. Схема формирования себестоимости продукции и расчета показателей для отражения в финансовой отчетности предприятия

Разработанная форма документа предназначена для подготовки управленческих решений по основным средствам. Показатели могут быть дополнены и изменены, в зависимости от цели принимаемого решения. Форма заполняется одновременно с проведением инвентаризации одним из членов комиссии. Выводы, сделанные на основе этой формы оформляются в виде отчета в конце месяца (квартала) и предоставляется руководству организации.

Данный документ позволяет создать объективную картину о состоянии объектов основных средств, тем самым повысить точность принимаемых решений.

Разработанный документ «Частичный бюджет» можно использовать для принятия решения при определении наиболее выгодной покупке одного из двух объектов, замене старого объекта на новый.

Для полного контроля над управленческой документацией рекомендуется вести журнал регистрацией.