10. Формуляр управленческого документа: история и современное состояние.

Формуляр и бланк управленческого документа

Главной проблемой создания управленческих документов является обеспечение правильности оформления его формуляра

Формуляр документа - совокупность реквизитов документа и схема их размещения на документе

Состав реквизитов документа и конкретная конфигурация их размещения зависят от вида документа и класса унифицированной системы документации, к которой он принадлежит Соблюдение формуляра документа € главным й предпосылкой вступления юридического сили.

Нормативные требования относительно этого содержатся главным образом в ДСТУ 4163-2003 \"Государственная унифицированная система документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению доку энтовментів".

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к содержанию и расположению реквизитов документов, требования к бланкам и оформлению документов Согласно стандарту, его требования распространяются не есть только на органдзалцйно-распорядительную документацию, а все классы унифицированных систем документацииї.

ДСТУ 4163-2003 устанавливает 32 Основные реквизиты для управленческого документа:

01 - изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым

02 - изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания)

03 - изображение наград

04 - код организации

05 - код формы документа

06 - наименование вышестоящей организации

07 - организации

08 - наименование структурного подразделения организации,

09 - справочные данные об организации

10 - название вида документа

11 - дата документа

12 - регистрационный номер документа

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дают ответ

14 - место составления или издания документа

15 - гриф ограничения доступа к документу

16 - адресат

17 - гриф утверждения документа

18 - отметка

19 - заголовок к тексту документа

20 - отметка о

21 - текст документа

22 - отметка о наличии приложений

23 - подпись

24 - гриф согласования документа

25 - визы документа

26 - оттиск печати

27 - отметка о заверении копии

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

30 - отметка о наличии документа в

31 - отметка о поступлении документа в организацию

32 - запись о государственной регистрации

Документы, создаваемые в организации, должны иметь на бланках следующие обязательные реквизиты: название организации (07), название вида документа (10), дата (11), регистрационный номер документа (12), заго оловок тексту документа (19), текст документа (21), подпись (23) На служебных письмах название вида документа не указывають.

Размещение в определенной последовательности реквизитов документа, которые составляют его формуляр, происходит на бланке документа

Устанавливают следующие виды бланков документов:

o общий бланк для различных видов документов (без обозначения в бланке названия вида документа);

o бланк письма;

o бланк конкретного вида документа (с указанием в бланке названия вида документа), кроме письма

На основе общего бланка организации можно разрабатывать бланки структурного подразделения организации или бланки должностного лица в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право в дписуваты документ.

Организации, ведут переписку с постоянными зарубежными корреспондентами, могут изготавливать бланки двух языках: слева - украинские, справа - на иностранном

можете использовать два варианта расположения реквизитов - угловой и продольный

Бланки документов являются документами строгой отчетности Порядковые номера проставляют печатным или иным способом, желательно на нижнем поле оборотной стороны бланка

Как правило, бланки документов изготавливаются на бумаге формата A4, они должны иметь такие поля, мм: ЗО - левый, 10 - правый, 20 - верхний и нижний

По отдельными исключениями (заявления, объяснительные записки), управленческие документы изготавливают с помощью компьютерной техники шрифтом размером в 12-14 печатных пунктов через 1,5 межстрочных интервала Реквизиты документа (кроме текста, реквизитов \"Адресант\", \"Гриф утверждения\", \"Гриф согласования\"), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал Реквизиты документа отделят юють друг от друга 1,5-3 межстрочных интервала Номера страниц ставят посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова \"страница\" и знаков препинанияа "сторінка" та розділових знаків.

Оформляя документы, нужно придерживаться таких отступлений от границы левого поля документа:

o 12,5 мм - для начала абзацев в тексте;

o 92 мм - для реквизита \"Адресат\";

o 104 мм - для реквизитов \"Гриф утверждения\" и \"Гриф ограничения доступа к документу\";

o 125 мм - для расшифровки подписи в реквизите \"Подпись\"

не делают отступление от границы левого поля для реквизитов \"Дата документа\", \"Заголовок к тексту документа\", \"Текст\" (без абзацев), \"Отметка о наличии приложения\", \"Фамилия исполнителя и номер его тел лефону \",\" Отметка об исполнении документа и направлении его в дело \", наименования должности в реквизитах\" Подпись \"и\" Гриф согласования \", заверительной надписи\" Согласно оригиналом \", а также слов СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, предлагаетз оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

Название вида документа печатают большими буквами

Расшифровка подписи в реквизите \"Подпись\" печатают на уровне последней строки наименования должности