21.Реквизиты «гриф согласования документа» и «визы согласования документа», требования к оформлению.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.¹

Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.²

Например:

СОГЛАСОВАНО

коммерческий директор ЗАО "Термика" Личная подпись      Е.Н. Ярославцева

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:³

СОГЛАСОВАНО

Письмо ЗАО "Термика"  от 06.04.2009 № 430

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол общего собрания  акционеров ЗАО "Термика"

от 06.04.2009 № 10

Информация доступна только для зарегистрированных пользователей.

Рис. 1. Пример оформления реквизита "Гриф согласования документа"

Схема расположения реквизита "Гриф согласования документа" приведена на рисунке 2.

 

Рис. 2.  Расположение реквизита "Гриф согласования документа"  20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;  23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;  26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;  28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;  29 - отметка о поступлении документа в организацию;  30 - идентификатор электронной копии документа

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.⁴

Лист согласования может оформляться следующим образом:⁵

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ  проекта Положения об общих принципах сотрудничества   СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Генеральный директор  ЗАО "Термика" Генеральный директор  ЗАО Торговый дом "Амур" Личная подпись                 А.Г. Цицин Личная подпись                   В.Е. Афанасьев Дата Дата   СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления  Банка "Прогресс" Личная подпись                Н.М.Титов Личная подпись                  А.С. Лунев Дата Дата

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа.⁶

При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.⁷

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

• с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

• с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

• с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области.⁸

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.⁹ 

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.¹

Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).

Согласование документа оформляют визой согласования (реквизит 24) документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.²

Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись     А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:³

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись      А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.⁴

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.⁵

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.⁶

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.⁷ Лист согласования может иметь различную форму.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.⁸

Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.⁹

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.¹⁰

Схема расположения реквизита "Визы согласования документа" приведена на рисунке 1.

 

Рис. 1.  Расположение реквизита "Визы согласования документа"  20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;  23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;  26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;  28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;  29 - отметка о поступлении документа в организацию;  30 - идентификатор электронной копии документа