5 Общие положения

5.1 Настоящий стандарт разработан с целью:

- оказания практической и методической помощи работникам общества при заключении договоров;

- выработки единых приемлемых для общества подходов и требований к заключению договоров;

- обеспечения единого порядка подготовки, заключения, регистрации и исполнения договоров;

- предотвращения нарушений законодательства при осуществлении обществом хозяйственной деятельности.

5.2 При заключении и исполнении договоров необходимо руководствоваться актами законодательства Республики Беларусь, настоящим стандартом и иными локальными нормативными актами общества.

5.3 Договора, заключаемые по результатам проведенных торгов (аукционов и конкурсов) или иных процедур, а также дилерские договора заключаются в порядке и на условиях настоящего стандарта с учетом особенностей, установленных нормативными правовыми актами.

5.4 Основанием для заключения договоров являются:

- постановления, распоряжения, решения вышестоящих органов; поручения руководства общества;

- коммерческие заявки и предложения субъектов хозяйствования;

- письменное согласие субъектов хозяйствования на предложение общества о заключении договора;

- утвержденные решения конкурсно-ценовых комиссий, конкурсных комиссий по проведению подрядных торгов в строительстве, комиссии по организации и проведению торгов по продаже продукции и др.

5.5 При заключении договора, относящегося в соответствии с Законом Республики Беларусь «О мерах по предотвращению доходов, полученных незаконным путем» к финансовым операциям, подлежащим особому контролю, ответственный исполнитель заполняет специальный формуляр и обеспечивает его рассылку по принадлежности.

Форма специального формуляра установлена Постановлением Совета Министров Республики Беларусь № 367 от 16.03.2006 г.

Перечень финансовых операций, подлежащих особому контролю, приведен в Приложении В.

5.6 Прежде всего следует широко использовать уже сложившиеся связи с контрагентами, которые в предшествующие годы выступали в качестве надежных и дисциплинированных партнеров. В адрес последних направляются заявки и предложения о заключении договоров.

5.7 Отдел АСУ осуществляет обработку предоставляемой ответственными исполнителями информации о заключенных договорах, а также ее систематизацию и хранение.

6 Преддоговорная работа

6.1 Коммерческие заявки и иные материалы, поступающие в общество и содержащие предложения о заключении, изменении и дополнении договоров подлежат регистрации в канцелярии протокольного отдела в день их поступления и в тот же день непосредственно или через секретаря передаются на рассмотрение генеральному директору или заместителю генерального директора по принадлежности.

Регистрация производится в журнале учета входящей корреспонденции. Журнал нумеруется, прошнуровывается и скрепляется печатью.

6.2 Коммерческие заявки и предложения с резолюцией генерального директора передаются руководителю соответствующей службы для организации исполнения согласно наложенной резолюции.

Руководитель подразделения-исполнителя направляет полученные материалы для исполнения ответственному исполнителю с письменным указанием о необходимых действиях и сроках исполнения.

6.3 Перед заключением договора ответственный исполнитель (подразделение–исполнитель) проводит преддоговорную работу по заключению договора, которая включает:

- организацию и ведение переговоров, формирование преддоговорных обязательств;

- определение возможных (потенциальных) внешних и внутренних партнеров;

- проведение маркетинговых исследований;

- анализ сложившихся договорно-хозяйственных отношений с целью определения экономически целесообразной структуры договорных связей;

- анализ имеющихся заявок и предложений о заключении договоров;

- определение материально-технической потребности;

- анализ действующих договоров;

- проверку экономической состоятельности и деловой надежности партнеров;

- определение процедуры закупки (продажи);

- оформление документации для проведения процедуры закупки (продажи);

- присвоение шифра плательщика.

6.4 При приобретении обществом товаров (работ, услуг) до заключения договора в случаях установленных законодательством, подразделением исполнителем оформляется задание на закупку. Форма задания на закупку установлена Постановлением Советом Министров Республики Беларусь «об утверждении примерных форм документов, оформляемых при проведении процедур в конкурсной системе закупок».

6.5 В случаях, когда задание на закупку не оформляется, ответственный исполнитель оформляет ТЭО. В ТЭО отражается результаты маркетинговых исследований.

Форма ТЭО выбора поставщика товаров (работ, услуг) приведена в Приложении Г.

6.6 К заданию на закупку и ТЭО прикладываются документы, подтверждающие проведение работы по маркетинговому исследованию рынка.