zadania_na_sessiyu_s_12_maya_2014g / Документацион.обеспечение / Конспект лекций

—организовать учет личного состава;

—обеспечить выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников предприятия;

—обеспечить ведение и хранение трудовых книжек работников;

—оформить необходимые документы по пенсионному страхованию, документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представить их в орган социального обеспечения;

—обеспечить соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им льгот и компенсаций, установленных действующим законодательством, отраслевыми соглашениями и коллективным договором;

—обеспечить сбор, регистрацию и хранение информации по кадрам для ведения статистики по персоналу;

—организовать разработку, утверждение и контроль исполнения документов по кадрам и т. д.

При документировании кадровых процедур необходимо помнить, что запись информации на бумаге или ином носителе строго регламентирована (табл. 2).

Таблица 2

Нормы права, регламентирующие различные аспекты работы с кадровыми документами

21

22

Тема 4 Состав документации,

используемой в управлении персоналом

План:

1.Понятие «кадровая документация».

2.Классификация кадровой документации.

3.Перечень обязательной кадровой документации.

Кадровая документация — совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

Состав документации, используемой в управлении персо-

налом:

—организационно-правовая и организационно-кадровая документация;

—организационно-распорядительная документация;

—информационно-справочная документация;

—плановая документация;

—отчетно-статистическая документация;

—документация по личному составу;

—документация по социальному обеспечению.

Организационно-правовая и организационно-кадровая документация:

—учредительный договор, учредительные документы, устав организации;

—структура и штатная численность персонала;

—правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале);

—штатное расписание;

—положения о подразделениях;

—трудовые договоры;

—должностные инструкции;

—инструкции по охране труда и др.

Организационно-распорядительная документация:

—приказы;

—распоряжения;

23

—постановления;

—решения;

—положения;

—акты;

—протоколы и др.

Информационно-справочная документация:

—письма;

—факсы;

—телефонограммы;

—докладные и объяснительные записки;

—справки и т. д.

Плановая документация:

—плановые задания по кадровым вопросам;

—заявки на молодых специалистов;

—наряды;

—расчеты по численности, оплате труда и т. п.

Отчетно-статистическая документация — по численности, балансу рабочего времени, учету труда, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т. п.

Документация по личному составу:

—анкеты;

—заявления;

—автобиографии;

—рекомендации;

—личные карточки;

—удостоверения;

—трудовые книжки;

—копии документов об образовании;

—аттестационные листы;

—личные дела.

Документация по социальному обеспечению — по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т. д.

Перечень обязательной кадровой документации:

1. Правила внутреннего трудового распорядка. 2. Положение об охране труда.

3. Положение о защите персональных данных работников. 4. Штатное расписание.

5. График отпусков.

24

Тема 5 Документирование отбора персонала

План:

1.Понятие «отбор персонала».

2.Документы, устанавливающие первичные контакты между претендентами и работодателями (резюме, анкета, автобиография, характеристика и рекомендательное письмо).

Отбор персонала — процесс, посредством которого предприятие выбирает из списка претендентов того человека или людей, которые наилучшим образом соответствуют вакант­

ному месту и условиям труда.

Резюме — (лат. curriculum vitae) означает «краткое жизнеописание, или биография». Это часть жизнеописания соискателя, касающаяся сферы образования и опыта работы.

Типовая структура резюме:

1)контактная и личная информация;

2)цель;

3)образование;

4)опыт работы;

5)профессиональные навыки;

6)основные достижения;

7)знание иностранных языков;

8)знание персонального компьютера;

9)причины поиска новой работы;

10)рекомендации;

11)пожелания к зарплате;

12)перспективные планы;

13)дополнительная информация;

14)личностные данные.

Правила составления резюме

Оформление резюме должно быть строгим, деловым. Недопустимы картинки, рамочки. Резюме должно уместиться на листе бумаги формата А4, заполненном с одной стороны.

25

Обязательно надо указывать, на какую должность Вы претендуете. В тексте резюме необходимо указать: личную информацию, данные об образовании, об опыте работы (начинать надо с последнего места работы). Обязательно надо указывать, на какую заработную плату Вы рассчитываете. Желательно отметить, какими дополнительными навыками и умениями Вы обладаете.

Необходимо продумать несколько вариантов резюме: для отправления по электронной почте, по факсу, для вручения при личной встрече.

Анкета заполняется собственноручно при оформлении на работу. Она представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, благодаря анкете можно получить ряд дополнительных сведений по сравнению с резюме.

Автобиография — документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме приводит краткое содержание своей жизни и трудовой деятельности.

Обязательные реквизиты автобиографии:

—название вида документа;

—текст (сведения о себе);

—подпись;

—дата.

Характеристика — официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. Характеристика подготавливается по запросу той организации, куда поступает на работу претендент. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника. Подписывается характеристика руководителем организации и заверяется гербовой печатью.

Рекомендательное письмо — письменное заявление, часто предъявляемое лично, иногда безадресное, содержащее рекомендацию определенного лица со стороны рекомендующих его организаций, лиц.

26

Тема 6 Документирование приема на работу

План:

1.Последовательность документирования при приеме на работу.

2.Состав документов, предъявляемых при поступлении на работу.

3.Заявление о приеме на работу.

4.Персональные данные: понятие и документы, устанавливающие порядок их обработки.

5.Документы по организации защиты коммерческой тайны.

6.Трудовой договор: понятие, содержание, виды и стороны.

7.Приказ о приеме на работу: правила заполнения.

8.Личная карточка и личное дело сотрудника: особенности оформления и ведения.

Последовательность документирования при приеме на работу представлена на рис. 2.

Состав документов, предъявляемых при поступлении на работу (ст. 65 ТК РФ):

1)паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

2)трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключен впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3)страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

4)документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

5)документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Прием сотрудника на работу производят на основе его заявления. Хотя личное заявление о приеме на работу как обязательный документ ТК РФ не предусмотрен, однако традиция подачи заявления при

27

Рис. 2. Последовательность документирования при приеме на работу

приеме на работу настолько укоренилась, что ее продолжают соблюдать повсеместно.

Заявление — документ, отражающий просьбу или предложение, адресованное должностному лицу или предприятию.

Заявление о принятии на работу представляется соискателем

вписьменной форме. Заявление о приеме на работу составляется произвольно, так как форма заявления о приеме на работу не имеет строгой формы, установленной законом.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Согласно ст. 85 ТК РФ, персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152 ФЗ «О персональных данных» дает более развернутое определение: персональные данные — это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных),

втом числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

28

Персональные данные отнесены Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента РФ от 06.03.1997 № 188 к категории конфиденциальной информации, т. е. работодатель обязан обеспечивать конфиденциальность таких данных — соблюдение лицом, получившим доступ к персональным данным, требования о недопустимости их распространения без согласия субъекта персональных данных или иного законного основания.

К организационным мерам защиты относится разработка локальных нормативных актов, регламентирующих обработку и использование персональных данных работников.

Документы, устанавливающие порядок обработки и защиты персональных данных работников:

1)положение об обработке и защите персональных данных работников (утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации);

2)обязательство о неразглашении персональных данных работников (подписывается теми, кто имеет доступ к таким документам).

Правовой базой охраны внутренних секретов организаций является Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г.

№98 ФЗ (далее по тексту — Закон).

Информация составляет служебную или коммерческую (предпри-

нимательскую) тайну в случае, когда информация имеет реальную или потенциальную коммерческую ценность для организации в силу известности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа и обладатель предпринял для ее защиты меры, предусмотренные Законом (ввел режим «коммерческой тайны»).

К коммерческой тайне можно отнести научно-техническую, конс- трукторско-технологическую, производственную, финансово экономическую и некоторую другую информацию. Перечень сведений, которые не могут считаться коммерческой тайной, установлен Законом.

Документы по организации защиты коммерческой тайны:

1)договор передачи конфиденциальной информации;

2)обязательство о неразглашении коммерческой тайны;

3)памятка работнику (служащему) о сохранении коммерческой тайны предприятия;

4)перечень сведений, составляющих коммерческую тайну;

5)положение о конфиденциальной информации.

Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить

29

работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ч. 1 ст. 56 ТК РФ).

Сторонами трудового договора являются работодатель и работник (ч. 2 ст. 56 ТК РФ).

Работник — физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем.

Работодатель — юридическое или физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником.

Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются:

—фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;

—сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;

—идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

—сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

—место и дата заключения трудового договора.

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

—место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

—трудовая функция (работа в должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специ-

30