zadania_na_sessiyu_s_12_maya_2014g / Документацион.обеспечение / Конспект лекций

—по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением;

—неоднократное неисполнение или однократное грубое нарушение без уважительных причин трудовых обязанностей;

—совершение виновных действий при обслуживании денежных или товарных ценностей, с утратой доверия со стороны работодателя;

—совершение работником, выполняющим воспитательные функ­ ции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы.

Тема 12 Трудовая книжка.

Правила заполнения и ведения

План:

1.Понятие «Трудовая книжка».

2.Правовая регламентация вопросов ведения, учета, хранения трудовых книжек.

3.Общие правила заполнения и ведения трудовых книжек.

4.Дубликат трудовой книжки и вкладыш в трудовую книжку: особенности оформления.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Формы трудовых книжек:

—образца 1974 г.

—образца 2004 г.

Правовая регламентация вопросов ведения, учета, хранения трудо-

вых книжек:

— Трудовой кодекс РФ;

61

—«Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 (в ред. Постановлений Правительства РФ от 06.02.2004 г. № 51 и от 01.03.2008 г. № 132) (далее по тексту — Правила);

—«Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее по тексту — Инструкция).

Пунктом 45 Правил ведения трудовых книжек установлено, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В крупной организации ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольших организациях подобную работу могут делать бухгалтеры, секретари и другие должностные лица.

Книги учета:

—Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

—Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Общие правила заполнения и ведения трудовых книжек

Даты

Согласно п. 1.1 Инструкции записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — дву­ значными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись «05.09.2003».

Цвета

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Без сокращений

Записи производятся аккуратно и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. д.

В Трудовую книжку вносятся (ст. 66 ТК РФ):

—сведения о работнике;

—сведения о выполняемой им работе;

—сведения о переводах на другую постоянную работу;

62

—сведения об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора;

—сведения о награждениях за успехи в работе.

Язык

Согласно п. 6 Правил трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Соответствие приказу

Согласно п. 10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Сроки внесения записей

Согласно п. 10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения.

Порядковый номер

Согласно п. 11 Правил все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Это общее правило.

Для некоторых случаев Инструкция не предусматривает проставление порядкового номера записи. Это специальные правила для случаев исключений (например, внесение записи об изменении наименования работодателя).

Ознакомление работника с записями

Согласно п. 12 Правил с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Согласно п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью рабо-

63

тодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил).

Некоторые образцы записей в трудовую книжку представлены в Приложении Б.

Дубликат трудовой книжки

Согласно п. 31 Правил лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Согласно п. 32 Правил при оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с правилами, в него вносятся:

—сведения об общем и (или) непрерывном стаже работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

—сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Вкладыш в трудовую книжку

—В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

—Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

—При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

64

Тема 13 Формирование дел и хранение

документов кадровой службы

План:

1. Понятие «дело». Правила формирования и оформления дел.

2. Номенклатура дел: понятие и правила оформления.

3. Номенклатура дел кадровой службы: понятие и порядок составления.

4. Особенности хранения кадровых документов.

Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Заголовок дела

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: «Документы о повышении квалификации работников (планы, списки, отчеты, сертификаты и свидетельства)».

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

65

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.

Правила формирования дела:

—документы формируются в дела строго в соответствии с номенклатурой дел организации;

—дело считается заведенным с момента подшивки в него хотя бы одного документа;

—одновременно с включением в дело документов оформляется его обложка;

—в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

—в дела включаются подлинники документов, за исключением некоторых случаев;

—некоторые виды документов необходимо группировать в дела отдельно.

Раздельно группируются:

1)документы постоянного и временного хранения;

2)разные виды распорядительных документов;

3)подлинники и копии документов;

4)годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;

5)утвержденные документы и их проекты:

—в дело помещаются документы одного календарного года;

—внутри дела документы располагаются в определенном порядке;

—документы в делах группируются по хронологическому или тематическому признаку либо их сочетанию;

—приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся; в отдельный том (часть) выделяются приложения объемом свыше 250 листов;

—приказы по основной деятельности необходимо группировать отдельно от приказов по личному составу;

—не следует формировать в одно дело документы с разными сроками хранения;

—не следует группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату;

—не следует подшивать в дело документ, который полностью не исполнен (не подписан руководителем или работником);

—дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.;

66

—при больших объемах приказов о приеме, переводе и увольнении работников их следует группировать в отдельные дела;

—основания к приказам по личному составу следует группировать отдельно от приказов.

Взависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Полное оформление дел предусматривает:

1)подшивку или переплет дела;

2)нумерацию листов дела;

3)составление листа-заверителя;

4)составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;

5)внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Частичное оформление дел:

1)дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях;

2)не проводить пересистематизацию документов в деле;

3)листы дела не нумеровать;

4)заверительные надписи не составлять.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

О номенклатуре дел

Номенклатура дел организации должна быть утверждена руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Утвержденные номенклатуры дел действуют не менее одного года и подлежат пересмотру и повторному утверждению в случае существенного изменения функций и структуры организации.

Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет.

67

Вслучае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Вноменклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.)

Если организация небольшая, в ней нет структурных подразделений, для определения структуры номенклатуры рекомендуется определять группы документов. Например, документация по бухгалтерскому учету, документация по личному составу.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку и расшифровку его подписи.

Номенклатура дел кадровой службы — систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в кадровой службе

иоформленных в установленном порядке.

Номенклатура дел кадровой службы является частью сводной номенклатуры дел организации и составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в службе кадров.

Номенклатура дел кадровой службы выполняет следующие задачи:

—распределение исполненных документов в дела;

—систематизация дел;

—закрепление индексов дел;

—установление сроков хранения дел;

—служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов на уничтожение дел;

—является учетным документом для дел временного (до 10 лет включительно) хранения и схемой справочной картотеки (при ее наличии) на исполненные документы.

Нормативные акты, необходимые для составления номенклатуры

дел кадровой службы:

1. Положение о кадровой службе (задачи и функции);

68

2. Инструкция по делопроизводству организации (при ее отсутствии — Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536);

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.;

4. Номенклатуры дел кадровой службы за прошедшие 2–3 года (если есть);

5. Основные правила работы архивов организаций.

Порядок составления номенклатуры дел кадровой службы

Номенклатура дел кадровой службы на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года работником службы кадров, ответственным за делопроизводство.

Ответственность за составление номенклатуры дел кадровой службы возлагается на руководителя кадровой службы.

Проект номенклатуры дел согласовывается с архивом организации, подписывается руководителем кадровой службы и направляется в службу делопроизводства организации.

В службе делопроизводства проект номенклатуры дел кадровой службы рассматривается, корректируется и включается в сводный проект номенклатуры дел организации.

После утверждения сводной номенклатуры дел кадровая служба получает из службы делопроизводства выписку из номенклатуры дел кадровой службы для использования в работе.

При составлении номенклатуры дел кадровой службы следует руководствоваться уставом или положением об организации, положением о кадровой службе, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями ЦЭПК Росархива об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел кадровой службы за предыдущие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Хранение кадровых документов

Различают две стадии хранения документов:

Cтадия 1. Текущее хранение (хранение в делопроизводстве); Стадия 2. Архивное хранение (хранение в архиве).

Режим хранения

1. Помещения должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, надежно запирающимися и опечатывающимися.

69

2. Дела следует размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел. Для удобства поиска на корешках дел проставляются индексы дел по номенклатуре.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе. Там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

После окончания делопроизводственного года в службе кадров, как и в других подразделениях организации, осуществляется экспертиза ценности документов.

Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь науч- но-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

70