Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Скачиваний:
463
Добавлен:
17.05.2015
Размер:
1.23 Mб
Скачать

Тема 1 История развития делопроизводства.

Понятие делопроизводства и его нормативно-правовое регулирование

План:

1.История развития системы государственного делопроизводства в России.

2.Современное делопроизводство: основные понятия и определения.

3.Нормативно-правовое обеспечение делопроизводства.

Собразованием древнерусского государства письменность стала инструментом для ведения дипломатической переписки с другими странами, заключения межгосударственных

договоров. В условиях формирования социально дифференцированного общества возникла необходимость в составлении завещаний, записей о долгах, заключении торговых контрактов и т. п. Уже в те давние времена документ служил гарантией выполнения обязательств и ему придавалось большое значение.

Наиболее значимым историческим документом является Повесть временных лет, также дошедшая до нас не в оригинале, а в более поздних списках.

Одним из древних документов — сборников норм права — является Правда Русская, или Русская правда (термин «правда» здесь означает закон). Этот документ не сохранился. До нашего времени дошли лишь многочисленные списки (копии), из которых наиболее старинные датируются XIII в. (их около 300).

Важными документами той эпохи были «княжьи уставы» и «уроки», а также церковные уставы. Княжьи уставы были направлены на дополнение или укрепление внутренних государственных норм и порядков. Под «уроками» подразумеваются постановления князей

11

преимущественно финансового характера. Церковные уставы имели цель упорядочить правовое положение церкви в государстве, а также церковных судов, и обеспечить церковь материально.

Документально закреплялись обычно три типа отношений: государственные, производственные и гражданские. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, свидетельствуют о том, что до X в. в основном документировались правовые отношения между гражданами.

Язык документов Киевской Руси — старославянский.

Писались документы на дорогостоящем пергаменте — специально тонко выделанной бараньей, козлиной или телячьей коже. С X в. пергамент стал вытесняться бумагой. Документы писались гусиными перьями.

В XI–XV вв. развиваются законодательные основы государства. Это приводит к зарождению русской системы делопроизводства. Формируется круг работников, занимавшихся созданием и обработкой документов.

Становление и централизация московского государства приводит к развитию государственного управления и делопроизводства.

До XV в. в Московском княжестве система управления имела дворцово вотчинный характер. Боярская дума была высшим государственным учреждением. Делопроизводство вели дьяки, а при наместниках — писари и подьячие.

Система государственного делопроизводства Московского княжества начинает складываться в середине XV в.

Тогда были организованы первые государственные учреждения — присутственные места, или приказы. Количество приказов как мест создания документов в XVII в. составляло от 40 до 70.

Приказами стали называть и основные документы, создаваемые там — поручения князя боярам. Смысл слова «приказ» (как распоряжение) в документоведении остался неизменным и до наших дней.

Работа с документами в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы: поступление документа на рассмотрение и его регистрация (проставление даты); подготовка дела к «докладу» (старшим дьякам); рассмотрение дела; оформление решения по делу («отпуск»), заверение документа дьяком, который ставил свою подпись. Несмотря на небольшое число видов документов, формуляр документа еще не сложился, а устойчивые формулы использовались в основном в обращениях (кому пишет — от кого). Законченные дела стали хранить отдельно от тех, с которыми еще велась работа. Появи-

12

лись первые «ведомственные архивы» — сундуки и шкафы для хранения дел.

Крупные шаги в развитии системы делопроизводства в России сделал Петр I. В канцелярии созданного им Сената действовала система регистрации входящих и исходящих документов, контроля за их прохождением по столам, а затем и исполнением в присутственных местах. Решения по делам создавались коллегиально, собранием сенаторов.

Вместо приказов были созданы 12 коллегий. Основой для работы коллегий стал изданный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент». Последний точно определял все вопросы деятельности коллегии и канцелярии как ее структурного подразделения, занимающегося делопроизводственной деятельностью.

Управляющим канцелярией являлся секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: нотариус (вел протоколы заседаний и реестр дел), регистратор (вел регистрационные книги входящих и исходящих документов), актуариус (вел общий журнал входящих документов и отвечал за сохранность бумаг и канцелярские принадлежности), канцеляристы (выдавали под расписку документы и готовили дела к докладу), копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны). Отдельно также организовывались архивы, обязанности хранения были возложены на архивариусов. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись («алфавит дел»).

Таким образом, система делопроизводства XVIII в. была основана на обширной законодательной базе, строгом закреплении обязанностей как учреждений и их структурных подразделений, так и отдельных должностных лиц.

Вначале XIX в. были созданы первые министерства. Делопроизводством министерства занималась канцелярия, решения по вопросам и документам принимал совет министра.

Вэто время появилось само понятие делопроизводства, как решение вопросов, начиная от поступления или создания документа до его архивного хранения. Основной задачей делопроизводства считалось рассмотрение вопросов, принятие управленческих решений и организация управления.

13

Система делопроизводства того времени была регламентирована Общим учреждением министерств и Сводом законов, которые четко оговаривали принципы деятельности учреждений различной подчиненности и ведение дел в них. Стали регулярно издаваться письмовики (сборники образцов документов). Появились теоретические разработки в области делопроизводства.

Вконце XIX — начале XX вв. появляются новые технические средства — пишущие машинки, телеграф, затем телефон. С ними пришла возможность ускорения процессов делопроизводства, роста документооборота при уменьшении объема документов (за счет более компактного расположения текста).

Вразвитии делопроизводства СССР в XX в. было три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства

в1920–1930 х гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 1940–1950 х гг. и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 1960–1990 х гг.

Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII в. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» обозначало не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. Делопроизводство (производство дела) определяло процесс решения дела.

Внастоящее время значение этого термина изменилось. Современное делопроизводство означает организацию информационного сопровождения дел, т. е. ведение документации по их рассмотрению.

Новое значение термина определяет главную цель делопроизводства — информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание «документационное обеспечение управления».

Рассмотрим основные понятия современного делопроизводства более подробно.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование — обеспечение своевременного и правильного создания документов. Документирование процесс создания и оформления документа, запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Этот термин определяется Госстандартом как «ор-

14

ганизация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Организация работы с документами это получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Архивное дело — отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Нормативно-правовые акты, обеспечивающие делопроизводство:

1.Конституция Российской Федерации;

2.Гражданский кодекс Российской Федерации;

3.Уголовный кодекс Российской Федерации;

4.Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;

5.Трудовой кодекс Российской Федерации.

Законы Российской Федерации в области ДОУ:

1.Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149 ФЗ;

2.Федеральный конституционный закон РФ «О государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2 ФКЗ (в ред. от 28.12.2010);

3.Закон РФ «О языках народов Российской Федерации» от 25 октября 1991 г. № 1807–1 (в ред. от 11.12.2002) и др.

Инструкция по делопроизводству и регламенты:

Приказ Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (зарегистрирована в Минюсте РФ 27.01.2006);

Постановление Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452 (в ред. от 07.11.2008) «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти»;

Постановление Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30 (в ред. от 28.03.2008) «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».

Государственные стандарты Российской Федерации в области делопроизводства представлены в табл. 1.

15

 

 

Таблица 1

 

Государственные стандарты Российской Федерации

 

 

 

Номер и название

Содержание стандарта

п/п

Государственного стандарта

 

1.

ГОСТ Р 51141–98 «Делопро-

Содержит 140 определений и понятий

изводство и архивное дело.

в области документирования, работы

 

Термины и определения»

с документами, архивного дела

 

ГОСТ Р 51511–2001 «Печати

Содержит требования к изготовлению пе-

2.

с воспроизведением Государс-

чатей:

твенного герба Российской

— форма, размер, содержание;

 

Федерации. Форма, размеры

— технические требования;

 

и технические требования»

— реквизиты печати

3.

ГОСТ 17914–72 «Обложка дел

Содержит правила оформления обложек

длительного хранения. Типы, раз-

дел длительного хранения, описание их

 

делы, технические требования»

формы, размеров, необходимых реквизитов

 

 

Содержит:

 

ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифи-

— перечень реквизитов, используемых

 

в оформлении документов;

 

цированные системы доку-

 

— порядок оформления каждого рекви-

 

ментации. Унифицированная

4.

зита;

система организационно-рас-

— схемы расположения реквизитов

 

порядительной документации.

 

Требования к оформлению

в виде конструкционной сетки;

 

— требования к оформлению бланков

 

документов»

 

документов;

 

 

 

 

— образцы бланков

 

ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007

Распространяется на управление доку-

 

ментами в государственных, коммерчес-

 

«Система стандартов по ин-

ких, общественных организациях.

5.

формации, библиотечному

Содержит руководящие указания по уп-

 

и издательскому делу. Управ-

равлению документами в рамках про-

 

ление документами. Общие

цессов управления окружающей средой

 

требования»

в соответствии с международными стан-

 

 

дартами ИСО 9001 и ИСО 14001

Общероссийские классификаторы — нормативные документы, распределяющие технико-экономическую и социальную информацию

всоответствии с ее классификацией (классами, группами, видами) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов

вмежведомственном обмене информацией.

Унифицированные системы документации (УСД) — совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности, нормативно-методических документов по их разработке, ведению и применению.

16

Нормативные документы по труду и охране труда:

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

Основные правила работы архивов организаций;

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;

Тарифно-квалификационные характеристики (требования);

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления;

Укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти;

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления и т. д.

Тема 2 Документ: общие правила оформления

План:

1.Понятие «документ».

2.Основные функции документов.

3.Виды документов.

4.Реквизиты документов и правила их оформления.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Важной функцией документа является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

17

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.

Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.

Документ несет юридическую функцию (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.

Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, характеру содержания.

 

20 мм

 

Место указания

 

номера страницы

20 мм

10 мм

 

20 мм

Рис. 1. Оформление бланка

документа

Бланк документа — лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа.

Бланки документов изготавливаются в основном на бумаге формата А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Допускаются также бланки форматов А3 и А6. Бланки изготавливают на основе углового или продольного расположения реквизитов.

Бланки документов должны иметь поля не менее (в мм): левое — 20, верхнее — 20, правое — 10 и нижнее — 20 (рис. 1).

18

Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов строго ограничено.

Реквизит — составная часть документа.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): название вида документа, адресат, текст, дата, автор, подпись и др.

Правила составления и оформления реквизитов регламентируются ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН, КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

19

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направление его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Тема 3 Кадровое делопроизводство,

его законодательное и нормативнометодическое регулирование

План:

1.Кадровое делопроизводство: понятие, цели и задачи.

2.Нормативно-правовое обеспечение кадрового делопроизводства.

Кадровое делопроизводство — это ведение документации по кадрам и управлению персоналом организации (предприятия): прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, хране-

ние и обновление документов.

Организация кадрового делопроизводства требуется предприятиям любой сферы деятельности и формы собственности, так как позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например:

оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;

20