кон.лек.рус.яз

81

Для применения мер общественного воздействия, в целях широкой гласности

работы Министерства высшего образования...

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т.е. особый функциональный стиль.

Совершенно неправы те, кто видит в стандартизации деловой речи "обеднение" и даже "порчу" литературного языка. Развитие делового языка соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например, все большей механизации труда, внедрению машинных способов обработки, передачи и хранения информации.

Отрицательным языковым явлением следует считать не стандартизацию ОД стиля, а использование в устной и письменной речи словесных штампов. Разновидностью штампа, все чаще проникающего в живую разговорную речь, является так называемый "канцеляризм" (по меткому определению К.И. Чуковского), использование не по назначению трафаретных выражений из деловых бумаг.

Окраской ОД стиля обладают, прежде всего, лексические и фразеологические единицы языка (уведомить, препроводить, истец, протокол, жилищный найм, прокурорский надзор, единовременное пособие). Употребление названия "канцеляризм" по отношению к этой лексике и фразеологии во всех случаях кажется несправедливым, так как у этого наименования обнаруживается отрицательно-эмоциональная окраска. Целесообразнее разграничить два понятия и соответственно - два термина: "лексика с окраской ОД стиля" и "канцеляризм".

Первое название отражает место соответствующего пласта лексики в системе общелитературного языка, ее функционально-стилевую окраску. Второе название, "канцеляризмы", относится к этим же лексическим единицам, но когда они употребляются в речи с иной стилистической окраской, например, в разговорной речи, или в языке художественного произведения. Если при этом они употреблены непреднамеренно, случайно, то их употребление должно быть расценено как нарушение стилистической нормы, как речевая ошибка.

81

82

Самому же ОД стилю, как и научному, чужда эмоциональноэкспрессивная oкрашенность. Ведь в языковых средствах ОД стиля нет добавочных, дополнительных оценок говорящего (пишущего), которые бы наслаивались на языковые единицы сверх их лексического, номинативного или грамматического значения. Напротив, отбираемые здесь языковые единицы, как уже говорилось, призваны к тому, чтобы максимально точно, однозначно передать соответствующие понятия, факты.

4.Документы, деловые бумаги

Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, юридическое, экономическое значение. Вся жизнь человека также связана с документами: свидетельство о рождении, паспорт, свидетельство о браке и под.отмечают основные этапы жизни человека.

Документы подразделяются на служебные и личные. К личным относятся автобиография, заявление, доверенность, расписка, письма, предложения и под. Служебные документы исходят от имени организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц. По месту составления документы могут быть внутренними и внешними. Внутренние документы создает само учреждение в процессе документирования своей деятельности. Внешняя документация приходит извне, от других организаций, предприятий и отдельных граждан. По сложности содержания документы делят на простые, в которых рассматривается один вопрос, одна тема, и сложные, в которых затронуты несколько тем. По форме документы могут быть индивидуальными, составленными произвольно, типовыми, представляющими собой текст-образец и трафаретными, когда часть документа отпечатана заранее (постоянная информация), а часть текста вписывается при его составлении (переменная информация). В зависимости от стадии создания документы делятся на оригиналы и копии. Оригинал – это документ, созданный в первый раз индивидуальным или коллективным автором. Копия – это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованного в установленном порядке. Выписка – это копия части документа, которая выдается на руки. Особый вид копий представляет дубликат, имеющий одинаковую силу с подлинником. Дубликат выдается при утере оригинала: аттестата, удостоверения, свидетельства о рождении и пр. Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию ввел единообразие в

82

83

оформление документов. Это дает возможность более эффективно использовать электронно-вычислительную и организационную технику при работе с документами. Стандартом определен максимальных состав реквизитов документа (реквизит – это информационный элемент документа). За каждым реквизитом закреплено строго обязательное место. Совокупность реквизитов определяет видовую принадлежность документа.

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания (их называют реквизитами). Это могут быть следующие данные: 1) об адресате (кому адресован документ?); 2) об адресанте (кто является автором документа — заявителем, просителем и т. д.?); 3) наименование жанра документа (в некоторых документах название обязательно, скажем: Заявление, Докладная записка, Доверенность, а в некоторых оно не ставится, например в деловых письмах); 4) опись документальных приложений (если они имеются); 5) дата; 6) подпись автора документа и др. Следовательно, под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема — их взаимосвязь, последовательность и расположение.

Таким образом, в сфере культуры деловой речи действуют — наряду с языковыми нормами или, вернее, до них — нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа.

Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа.

При этом текстовые нормы документов можно различать по степени жесткости / гибкости организации: в зависимости от того, фиксируют ли указанные нормы такие признаки, как (а) набор параметров (реквизитов), (б) их последовательность, (в) их пространственное расположение. Можно отметить по меньшей мере три степени жесткости текстовых норм.

1. Первый тип текста представляет собой образец-матрицу. Он характеризуется фиксированностью всех трех основных параметров организации текста: (а) набора содержательных элементов (реквизитов), (б) их последовательности, (в) их пространственного расположения. Здесь имеет место наиболее жесткое ограничение на все параметры, наиболее полная унификация документов, таких, как, например, справка или доверенность. Жесткость организации делает схему особенно прозрачной, ср. приведенную выше схему доверенности.

83

84

Для образца-матрицы существенной является фиксированная организация постоянных элементов содержания в таких типах текстов, как готовые бланки справки или анкеты: в них на первый план выступает роль пробелов для обозначения переменных элементов в тексте. Иначе говоря, составление таких документов пишущим резко ограничивает его свободу: ему в принципе приходится не сочинять текст документа, а отвечать на вопросы (как в анкете) или заполнять графы (как в справке или, в менее явном виде, в доверенности). И с точки зрения трудности составления документа образцы-матрицы требуют от пишущего минимума усилий, постоянно прямо указывая на то, что и где он должен писать. Такая жесткость организации текста (и соответственно перевес постоянных элементов текста над переменными) может приводить к дифференциации подобных документов по так называемым ключевым словам.

2. Второй тип текста представляет собой образец-модель. Он демонстрирует больший (по сравнению с образцом-матрицей) уровень гибкости нормы, большую свободу — при фиксированности двух основных параметров текста: (а) набора основных содержательных элементов (реквизитов) и (б) их последовательности. Но и здесь форма документа достаточно жестка, см. приведенную выше схему заявления, с единственным по существу «творческим» реквизитом: (4) формулировка просьбы (или жалобы) и ее аргументации. Эта жесткость и соответственно сила ощущения схемы позволяют пародийно обыграть форму документа, наполняя его в тексте художественного произведения совершенно не свойственным деловой речи материалом.

К текстам типа образца-модели, относится большая часть разновидностей деловых писем. Для них, в частности, характерно размещение текста письма на бланке; тем самым оказываются сообщенными такие реквизиты, как полное и краткое наименование организации-адресанта, ее почтовый адрес, номер телефона и телефакса, дата подписания и/или отправки документа

Ужесточение образца-модели может приводить к превращению текста документа в образец-матрицу. Например, принятые во многих учреждениях готовые бланки для заявления об отпуске.

3. Третий тип текста представляет собой образец-схему. Это наименее жесткий тип организации документа, характеризуемого только одним параметром (а) фиксированности набора основных элементов содержания (реквизитов), причем чаще всего имеет место употребление реквизита в качестве начального элемента, определяющего сам тип текста. Степень свободы выбора в процессе составления (построения) пишущим текста документа обратно пропорциональна степени фиксированности параметров

84

85

(реквизитов). На одном полюсе здесь предел жесткости организации текста

— фиксация переменной информации как заполнение пробела; на другом — предел степени свободы организации текста — обязательность лишь «шапки»

Деловые бумаги могут быть личными и служебными. К личным относятся заявление, характеристика, автобиография, доверенность, расписка, объяснительная записка, к служебным –протокол, выписка из протокола, различного рода деловые письма, приказ, постановление, заключение, акт.

Особым жанром официально-делового стиля речи являются деловые письма. Для делового письма характерно четкое деление на абзацы, любая избыточность информации недопустима. Письмо может быть составлено как от первого, так и от третьего лица. Выделяют такие типы деловых писем, как письмо-просьба, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмоподтверждение, письмо-претензия, письмо-отказ, письмо-извинение, циркулярное письмо. Для всех типов деловых писем характерна стандартная структура текста и стандартные речевые обороты (клише).

Структура текста делового письма содержит следующие элементы: заголовок, в котором указывается адрес отправителя, название фирмы, дата отправления письма, официальное обозначение адресата; обращение, в котором называется должность адресата, фамилия, имя, отчество, основная часть, которая излагает повод для письма, конкретные просьбы, рекомендации, предложения, заключение, где обычно выражается надежда на дальнейшее сотрудничество, на положительное решение вопроса, выражение признательности, благодарности, уверения в уважении и т. д. Существует целая отрасль знаний – делопроизводство, в которой регламентируются нормы оформления основных деловых бумаг.

5.Унификация делового языка. Интернациональные свойства деловой речи

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании ГОСТов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа – объему, структуре; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка; требования к языку документов. Стандартизация и унификация – обязательные свойства официально-деловой письменной речи – в той или

85

86

иной степени характеризуют все типы деловых бумаг. Все это предполагает единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов. Унификация языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей. Наличие их в деловой речи – следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.

Благодаря стандартизации в письменной речи существуют определенные штампы, которые придают такой речи интернациональные свойства. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул позволяет пишущему не тратить время на поиск определений. Стандартизация повышает информативность документов. Приближение русской письменной речи к мировым стандартам обеспечивают слова-интернационализмы, имеющие зачастую латинские или греческие корни, в разных языках они отличаются правилами чтения, являющимися нормой для данного языка, и произношением. К тому же в последнее время в официально-деловом стиле наметилась тенденция к приближению к стандартам оформления документов западных стран (например, резюме, анкеты). Кроме штампов, в документах существуют определенные языковые нормы. В качестве языковой нормы могут выступать такие варианты, которые наиболее удобны, уместны, целесообразны, а потому и наиболее предпочтительны в той или иной конкретной речевой ситуации. В некоторых случаях внутристилевой нормой может быть признано даже отступление от общелитературной традиции. Например, во многих видах специальной речи используются формы множественного числа отвлеченных существительных.

В официально-деловом стиле очень важно не отступать от нормы, так как это не просто письменная речь, а документ, имеющий юридическую силу. И если в обычном литературном стиле и устной речи штампы и стандартные фразы снижают уровень и художественную ценность текста, то в официально-деловой письменной речи это необходимость, которая помогает создать определенные образцы деловых бумаг.

6. Реклама в деловой речи

Реклама занимает особое место в деловой речи.

86

87

Реклама – это особая форма творчества со своими приемами. Это часть делового стиля с такими же в какой-то мере законами. Например, как и документы делового стиля, реклама должна содержать суть информации о предмете. Реклама должна быть четкой и запоминающейся. На это работают все составляющие рекламы. А они в свою очередь зависят от вида рекламы, т. е. от того, где расположена реклама – на радио, телевидении, в газете и т. д. Реклама – это понятие сугубо коммерческое, а следовательно, стиль и язык рекламы зависят от цены. Но главная ее цель – эффективность. Это в свою очередь зависит от того, какое впечатление реклама производит на потенциальных клиентов. И в выборе лексики для рекламы можно не останавливаться на строгой, ограниченной, деловой лексике. В этом реклама, а точнее ее тексты, тяготеют к публицистике. А именно: реклама должна быть призывом. Она должна влиять не только на мозги людей, но и на подсознание, на эмоции. Отсюда выбор языковых средств. Составители часто обращаются непосредственно к человеку, при этом используя местоимения второго лица единственного и множественного числа, чего не допускает строгий деловой стиль, в котором обращение идет к организации, а не к отдельной личности. К тому же в рекламных текстах в изобилии используются прилагательные, просторечия и другие стилистические средства, способствующие индивидуализации рекламы и продвижению ее на рынке. В отличие от публицистического стиля в рекламе не должен проявляться автор, так как само назначение рекламы подразумевает положительную оценку товаров или услуг, заявленных в рекламе.

Еще одна отличительная черта рекламы – это крайняя простота. В тексте рекламы не должно присутствовать сложные обороты и трудно запоминаемые слова. Составители рекламы часто используют приемы поэзии, рифмуя краткие фразы, которые в свою очередь нацелены на мгновенное запоминание.

В рекламе существует и свой этикет. Рассказывая о положительных качествах одного товара, нельзя критиковать аналогичные товары других фирм. Нельзя также использовать идентичные названия. Это является нарушением не только с этической точки зрения, но и наказуемо юридически.

В отличие от деловых документов реклама не имеет юридической силы. Она должна рассказать о том, что есть тот или иной товар, та или иная услуга, но информация, заложенная в тексте рекламы, не обязательно должна быть фактом. И если суть рекламы не соответствует действительности, то это

87

88

скорее считается коммерческим ходом, чем правонарушением. Таким образом, рекламу трудно отнести к какому-либо определенному стилю. Она вмещает в себя как черты официально-делового, так и публицистического стиля. Хотя исходя из ее назначения рекламу следует отнести именно к деловой речи. Следует также несколько слов сказать о рекламной корреспонденции. Деловое рекламное письмо должно быть нацелено на интересы, практические потребности потенциального заказчика. Стиль его языка более свободный. Хотя письменная и устная реклама – это явления разные, в своей основе они нацелены на привлечение потенциальных

клиентов. Поэтому язык в ней должен быть более открытым.

7.Телефонные переговоры

Телефон необходим, чтобы быстро войти в речевое общение с нужным собеседником. Участники телефонной коммуникации хотят получить или передать нужную информацию, договориться о встрече (назначить ее, уточнить ее детали, перенести, отменить, пригласить к себе и т.д.), попросить, приказать или потребовать сделать что-либо, узнать чье-либо мнение или сообщить свое мнение по какому-либо вопросу, поздравить или просто поддержать контакт с нужным собеседником. В зависимости от отношений между собеседниками и ситуации, в которой они находятся, телефонные разговоры подразделяются на официальные (деловые беседы между знакомыми, малознакомыми и незнакомыми людьми) и неофициальные (между знакомыми, равными по социальному статусу или возрасту) и дружеские (между хорошо знакомыми людьми).

В зависимости от целей инициатора беседы можно выделить несколько типов телефонных разговоров: наведение справок; договор о встрече; вызовы к себе на прием; передача информации; различные заказы; поздравления; поддержание контактов этикетного характера.

Специфика телефонных разговоров обусловлена дистантным расположением коммуникантов, опосредованным способом общения при помощи технических средств. Коммуниканты не видят друг друга, с чем и связан ряд требований к деловым телефонным разговорам.

Правила ведения официальных и неофициальных телефонных бесед полностью подчиняются общим правилам речевого поведения с использованием стандартизованных речевых формул.

Общие правила ведения разговора по телефону включают в себя следующие основные правила: 1. Деловые беседы ведутся по служебному

88

89

телефону. В случае необходимости позвонить домой следует извиниться, коротко изложить суть дела и договориться о деловой встрече или деловом звонке. 2. Отвечать на звонки словами ―алло‖, ―я вас слушаю‖, ―да‖ положено только у себя дома. На службе работник любого учреждения, услышав звонок, должен немедленно назвать учреждение, отдел, лаборатории, а иногда и свою фамилию и род занятий, например:

―Диспетчерская хлебокомбината, дежурный Иванов‖. 3. Звонки на квартиру после 22 часов вечера и до 9 часов утра являются нарушением элементарного этикета. Если приходится звонить в это время, нужны извинения и изложение причин, побудивших к нарушению этикета. 4. Если вы звоните домой незнакомым людям, необходимо объяснить, кто из знакомых порекомендовал это сделать, и кто дал номер телефона. 5. Разговор по телефону не должен быть долгим – не более 5 минут. Разговор должен закончить тот, кто позвонил. 6. Убедившись в правильности набранного номера, позвонивший должен немедленно представиться, назвав свою должность и имя. 7. Если на месте не оказывается того, кто вам нужен, нужно поблагодарить за оказанное внимание, попрощаться и повесить трубку. 8. Инициатору телефонного разговора непозволительно начинать беседу со слов ―Кто у телефона? Кто говорит? А кто это? Куда я попал?‖.

Такие вопросы считаются невежливыми. Считается также неудобным выяснять третьему лицу личность звонящего, если абонента нет на месте. Разрешается вопрос: ―Что передать?‖.

Телефонную коммуникацию затрудняют: – неясная цель

Важно иметь в виду, что телефонный разговор превосходно характеризует говорящего тому, кто непосредственно разговаривает с ним, и тому, кто является свидетелем разговора.

Особую значимость приобретает звуковое оформление произносимых слов и выражений. Благодаря эмоциональным возможностям голоса, в разговоре мы можем вызывать доверие, влиять на настроение собеседника, покорить его, убедить. Голос создает соответствующий климат беседы (доверие, настороженность, неприязнь). Хорошо поставленный голос тонизирует нервную систему самого говорящего, придает ему уверенность,

89

90

создает настроение, которое передается и собеседнику, а плохо звучащий – наоборот. Если внешность со временем ―прощается‖, нивелируется, то к звучанию голоса собеседника мы более критичны, не всегда даже осознавая это. Недостатки голосового оформления каждый раз ―режут ухо‖. Участвующий в телефонной беседе четко устанавливает, дают ли ему информацию с неохотой, или же партнер говорит искренне. Для того чтобы тембр голоса максимально участвовал в разговоре, необходимо говорить размеренно, в одинаковом темпе; говорить голосом нормальной высоты, не ―форсировать‖ голос, чтобы партнер не принял это за нервозность и крикливость; изменять тон голоса там, где этого требует эмоциональность информативного содержания; делать ударение на важных словах; помнить, что плохо звучащий голос снижает значимость информации. Говорить следует улыбаясь, слушающий не видит улыбки собеседника, но она окрашивает речь в теплые, мажорные тона. В момент речи нужно уметь быстро, а главное незаметно, набирать воздух (нельзя в трубку забирать воздух и сопеть при этом). Благодаря этому создается впечатление, что собеседник говорит на одном дыхании. Лучше всего делать добор воздуха в моменты естественных пауз.

Слова при телефонной коммуникации должны быть простыми, ясными, адаптированными к собеседнику, исключая слишком сложные или технические термины; яркими, живыми, образными, окрашенными эмоционально.

Необходимо подчеркнуть, что телефонная коммуникация имеет ряд преимуществ по сравнению с письменными средствами коммуникации по скорости передачи информации, что дает выигрыш во времени; по непосредственному вхождению в контакт с абонентом, что позволяет влиять на адресата; по персональности связи с абонентом, благодаря которой успех делового сотрудничества намного выше, чем путем использования для этих целей обмена деловыми письмами; по уменьшению затрат труда в связи с сокращением бумагооборота (диктовка, переписка, перепечатка, внесение исправлений, пересылка), а также с уменьшением расходов на служебные командировки для проведения персональных переговоров; по использованию автоответчика как «дополнительного секретаря», работающего без перерывов и выходных.

Контрольные вопросы

90