34.Назначение запросов. Способы создания запросов в ms Access.

Запросы в СУБД MS Access являются универсальным инструментом обработки информации в базе данных.

Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима.

В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующую запросу.

Важным свойством запросов является то, что при создании результирующей таблицы можно не только выбирать информацию из базы, но и обрабатывать ее. При работе запроса данные могут упорядочиваться (сортироваться), фильтроваться (отсеиваться), объединяться, разделяться, изменяться, и при этом никаких изменений в базовых таблицах может не происходить.

И еще одним ценным свойством запросов является их способность выполнять итоговые вычисления. Запрос может не только выдать результирующую таблицу, но и найти, например, среднее (наибольшее, наименьшее, суммарное и т. п.) значение по какому-то полю.

Наиболее часто используемым типом запросов является запрос на выборку.

Цель запроса на выборку состоит в создании результирующей таблицы, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц. Для создания запросов к базам данных существует специальный язык запросов. Он называется SQL {Structured Query Language — структурированный язык запросов}. К счастью, те, кто пользуются СУБД Access 9x, могут позволить себе не изучать этот язык. Вместо него в Access 9x есть простое средство, которое называется бланком запроса по образцу. С его помощью можно сформировать запрос простыми приемами, перетаскивая элементы запроса между окнами.

35.Назначение форм ввода данных.Способы их создания. Отличие формы от таблицы.

Форма-электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Наборщик вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы.

Существует несколько способов создания форм:

- автоформа;

- мастер форм;

- конструктор форм.

Таблицы — основные объекты базы данных. Во-первых, в них хранятся все данные, во-вторых, таблицы хранят структуру базы (поля, их типы и свойства). Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных таблиц.

36. Назначение и способы создания отчетов в ms Access,

Отчеты обеспечивают наиболее гибкий способ просмотра и распечатки информации. Они позволяют отображать и печатать информацию с любой степенью детализации и различными уровнями обобщения информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических операций, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

СУБД MS Access позволяет получить отчеты всевозможных типов. Наиболее распространенными являются отчеты табличного типа с группированием и без.

Для создания отчетов, как и для создания форм существует несколько способов:

- автоотчет;

- мастер отчетов;

- конструктор отчетов.

37.Создание отчета с помощью мастера в ms Access

Для создания отчета в режиме мастера необходимо щелкнуть кнопку <Создать> на вкладке «Отчеты» окна базы данных или щелкнуть кнопку панели инструментов «Новый объект: Отчет». Затем из списка режимов создания отчетов выбрать «Мастер отчетов» и щелкнуть кнопку <ОК>.

На первом шаге мастера отчетов выбираются таблицы и (или) запросы, служащие в качестве источников данных для отчета, а также поля, включаемые в отчет.

На втором шаге мастера, если это необходимо, можно задать уровни группирования. Всего в СУБД MS Access допускается четыре уровня вложений групп и подгрупп. Для использования поля в качестве группировочного признака необходимо его выделить в списке полей и щелкнуть кнопку >. Для исключения выбранного поля требуется нажать кнопку < . Для изменения уровней вложения групп и подгрупп существуют специальные кнопки изменения уровней.

Кроме того, для выбранных полей можно задавать интервалы группировки, отличные от обычного, т.е. по значению поля. Для этого требуется щелкнуть кнопку «Группировка» и в окне для каждого поля группировки выбрать требуемый интервал. Следует отметить, что для каждого типа поля существуют свои значения интервала группировки. Так для текстовых полей, группировка может выполняться по 1-й, 2-й, 3-й, 4-й и 4-й буквам значения поля, для полей типа «Дата/время» группировка может выполняться по годам, кварталам, месяцам, неделям, дням, часам и минутам, для числовых полей интервал группировки может составлять 10, 50, 100, 500, 1000, и т.д.

На третьем шаге мастера задается порядок сортировки выводимых в отчет записей и алгоритм формирования промежуточных и общих итогов. В СУБД MS Access предусмотрена возможность многоуровневой сортировки вплоть до 4-х уровней. Кроме выпора поля (полей) сортировки можно задать также и ее направление (по возрастанию или по убыванию). Для задания алгоритма формирования итогов требуется нажать кнопку «Итоги» и в окне «Итоги» установить поля-флажки против соответствующих полей и функций.

На четвертом шаге мастера выбирается вид макета для отчета (ступенчатый, блок, структура1, структура2 и т.д.) а также ориентация страницы (книжная или альбомная).

На пятом шаге мастера отчетов выбирается стиль отчета (компактный, формальный, черно-белый и т.д.). Для облегчения выбора макета и стиля отчета в окно мастера всегда выводится соответствующий образец.

На шестом, последнем шаге мастера задается имя отчета и режим дальнейшей работы с ним (открытие отчета для просмотра, изменение структуры отчета).

x