4. Представление данных

4.1. Формат ячеек

Данные, с которыми работает Microsoft Office Excel, могут быть разнообразными – простой текст, денежные суммы, проценты, числа, даты и многое другое. Применяя различные форматы чисел, можно изменять внешний вид числа без изменения самого числа. Формат не влияет на фактическое значение в ячейке, которое Microsoft Office Excel использует при вычислениях. Это фактическое значение отображается в строке формул.

При вводе в ячейку числовых данных программа сама пытается распознать назначение вводимой информации и присвоить ей соответствующий формат. Например, при вводе даты вида «01.03» программа автоматически преобразует формат числа в дату «1 марта».

Однако не всегда такое автоматическое преобразование бывает удачным. Иногда требуется вручную задать нужный формат числа. Для этих целей служит раздел «Число» на странице «Главная».

Поле «Числовой формат» служит для выбора формата отображения значений в ячейке. Раскройте список в этом поле.

В этом списке можно выбрать один из предложенных форматов. Например, формат «Денежный» добавляет к числу дробную часть, десятичный разделитель и денежную единицу, выбранную для данной системы по умолчанию.

Форматы «Краткая дата» и «Длинный формат даты» преобразуют число в дату, с числовым или текстовым названием месяца.

Под каждым из представленных форматов в списке дается подсказка, как будет выглядеть число данного формата.

Более тонкую настройку формата числа можно осуществить в диалоговом окне, которое вызывается выбором команды «Другие числовые форматы…».

Не всегда можно изменить формат у уже введенных данных. Например, если числу, имеющему формат «Дата», «01.03.2007», назначить формат «Денежный», то это число не будет правильно преобразовано, и в ячейке появятся неверные данные. Чтобы избежать этого, рекомендуется задавать ячейкам формат до того, как в них будут введены или скопированы данные. Изменять формат можно как у отдельных ячеек, так и у целого диапазона. Следующие кнопки служат для быстрого применения наиболее часто используемых форматов. Для примера, выделите ячейку с числовыми данными.

Нажмите кнопку «Финансовый числовой формат» для мгновенного преобразования формата числа в финансовый.

В русскоязычных версиях Microsoft Office Excel денежной единицей, принятой по умолчанию, является рубль. Нажмите стрелочку справа от кнопки «Финансовый числовой формат».

С помощью данного списка можно выбрать альтернативные денежные единицы.

Кнопка «Процентный формат» служит для изменения формата числа в процентный формат.

Кнопка «Формат с разделителями» служит для изменения формата числа на финансовый, без указания денежной единицы и с использованием разделителя тысяч.

По умолчанию в Microsoft Office Excel в ячейке отображается ограниченное количество знаков после запятой, хотя на самом деле число может иметь гораздо больше значащих чисел. Для увеличения количества отображаемых после запятой чисел нажмите кнопку «Увеличить разрядность».

Чтобы уменьшить разрядность числа, нажмите кнопку «Уменьшить разрядность».

Для расширенных настроек формата числа нажмите кнопку «Формат ячеек: число», расположенную в правом нижнем углу группы инструментов «Число».

В левой части окна можно выбрать нужный формат числа, а в правой – произвести его тонкую настройку.

Для закрытия окна нажмите кнопку «ОК».