9.2. Настройка общего доступа

Часто бывает, что с одним и тем же документом приходится работать нескольким пользователям, особенно, если он находится в сети. В Microsoft Office Excel 2007 можно настроить параметры общего доступа к документу, чтобы данные не терялись при совместном редактировании. Перейдите на страницу «ленты» «Рецензирование» и нажмите кнопку «Доступ к книге».

На закладке «Правка» поставьте флажок «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги)».

Для более тонкой настройки перейдите на закладку «Подробнее». Если журнал включен, то все исправления, вносимые пользователями в документ, будут сохраняться в журнале выбранное количество дней.

В разделе «Обновлять изменения» выбирается, когда нужно сохранять изменения в общем документе – в момент сохранения файла или автоматически через определенные промежутки времени.

В случае если несколько пользователей одновременно будут изменять одни и те же данные, может возникнуть ошибка в противоречии данных. В этих случаях можно выбрать, как поведет себя программа – выдаст запрос о том, чьи изменения имеют преимущество, либо будет считать, что ранее введенные данные правильные, и не допустит их изменений.

Некоторые параметры документа, такие как параметры печати и настроенные фильтры, можно включать в личное представление. В этом случае при открытии общего документа вы будете видеть эти элементы именно такими, какими вы их сами настроили.

Для применения изменений нажмите кнопку «ОК».

Если документ был сохранен ранее, программа предупредит о повторном сохранении. Если документ еще не был сохранен, откроется диалоговое окно, в котором нужно указать путь, где будет храниться документ, и задать его имя.

Для применения изменений нажмите кнопку «ОК».

В заголовке окна появилась надпись «Общий». Это означает, что данный документ может использоваться и корректироваться разными пользователями.

9.3. Защита документа

Иногда бывает необходимо защитить документ от изменений, особенно если он содержит важные данные, которые запрещено изменять или удалять. Для защиты листа книги перейдите на закладку «Рецензирование» и нажмите кнопку «Защитить лист».

В поле «Пароль для отключения защиты листа» можно при необходимости ввести пароль, с помощью которого защита будет отключаться. Если пароль не вводить, то защиту можно будет снять простым нажатием кнопки. Ниже нужно отметить галочками действия, которые будут разрешены всем пользователям, просматривающим книгу.

После завершения выбора нажмите кнопку «ОК».

В случае если был задан пароль, программа попросит вас подтвердить его. Это делается из соображений безопасности, так как забытый пароль восстановить нельзя.

После повторного ввода пароля нажмите кнопку «ОК».

Лист был защищен.

Попробуем изменить таблицу, например, щелкните правой кнопкой мыши на ячейке с данными и выберите команду «Очистить содержимое», чтобы удалить данные из таблицы.

Программа сообщает о том, что ячейка защищена от изменений, и ее редактирование невозможно. Нажмите кнопку «ОК».

Для снятия защиты листа нажмите на закладке «Рецензирование» кнопку «Снять защиту листа».

В открывшемся окне нужно ввести пароль, который был задан при создании защиты. Для подтверждения пароля нажмите кнопку «ОК».

Лист был разблокирован, и данные вновь стали доступны для редактирования.

0