В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»
2.5. Хранение документов
Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов, обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.
Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителя и главного бухгалтера банка, которые должны проинструктировать сотрудников банка и вневедомственной охраны по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.
Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов.
Электронные документы хранятся в виде баз данных с возможностью выведения документов на бумагу по установленным форматам документов. При этом документы в базе данных группируются по правилам бухгалтерских документов.
Бумажные банковские документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве, под который выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам.
Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.
На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст (рис. 3):
74
В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»
Рис. 3. Лицевая сторона обложки папки сброшюрованных документов.
В банке в соответствии с нормативными актами Федеральной архивной службы (Росархив с 2004 г.) может быть установлен достаточно большой перечень дел, подлежащих хранению (табл. 1).
Перечень дел банка, подлежащих хранению.
75
В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»
76
В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»
77
В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»
78
В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»
79
В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»
80
В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»
* ЭПК – экспертно-проверочная комиссия Государственного архива.
Изъятие бухгалтерских документов может производиться судом, органами прокуратуры, а также иными органами, наделенными законодательством РФ соответствующими полномочиями. При изъятии подлинного документа составляется в 2-х экземплярах акт или протокол изъятия в порядке, установленном законодательством России, за подписями руководителя банка или его заместителя, главного бухгалтера и представителя органа, производящего изъятие документа. Главный бухгалтер или по его поручению другое уполномоченное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих
81
В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»
изъятие документов снять копии с изымаемых документов с указанием на них основания и даты изъятия. На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской представителя органа, проводящего изъятие, о получении подлинного документа. Главный бухгалтер на обложке папки с документами делает за своей подписью надпись об изъятии документов. Второй экземпляр акта или протокола вручается представителю органа, проводившего изъятие.
По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению, для чего руководителем банка создается специальная комиссия из должностных лиц банка.
Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении дел к уничтожению. Документы дел просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве.
82