Косарев_Экомическая информатика

Под панелями инструментов в программном окне располага­ ется строка формул, где находится информация, которая вводит­ ся или была введена в рабочую ячейку в виде текста, числа или формулы.

Слева на строке формул показан адрес рабочей (текущей) ячей­ ки. Рабочей ячейкой считается ячейка, в которой в данный мо­ мент находится курсор; она помечена серой рамкой.

Ниже рабочего листа располагается строка, называемая ярлы­ ком рабочего листа. Здесь показаны названия всех рабочих лис­ тов данной рабочей книги. С помощью мыши можно переклю­ чаться с одного рабочего листа на другой, а с помощью группы из четырех стрелок, находящихся в левом углу ярлыка рабочего листа, можно переключиться на первый или последний рабочий лист (крайние стрелки) или перемещаться по ярлыкам рабочих листов (средние стрелки).

Самая нижняя строка экрана - панель статуса. В ней содер­ жится информация о том, что нужно сделать, чтобы довести вы­ полнение команды до конца.

Первичные операции, которые пользователь производит при работе с табличным процессором, заключаются во вводе данных

втаблицу, редактировании, копировании, перемещении и удале­ нии данных.

Поскольку Excel является программным продуктом семейства MS Office, многие действия выполняются аналогично действиям

вдругих пакетах этого семейства, таких, как MS Word, MS Access.

Кпроцедурам редактирования относятся: редактирование со­ держимого ячейки, удаление данных из ячейки, добавление в таб­ лицу столбцов, строк и др.

Для редактирования содержимого ячейки необходимо:

1) сделать эту ячейку текущей (т.е. переместить в нее указа­ тель);

2)нажать клавишу [F2];

3)внести необходимые изменения в содержимое ячейки;

4)нажать клавишу [Enter].

Для удаления данных необходимо:

1)выделить нужный диапазон;

2)нажать клавишу [Delete] (если требуется удалить только со­ держимое ячеек) или выполнить команду Правка/Очистить, ко­ торая позволяет предварительно уточнить способ удаления (с форматами или без).

232 Глава 5

Для добавления в таблицу столбца, строки или группы столб­ цов (строк) необходимо:

1) выделить количество строк или столбцов, которое нужно добавить в таблицу;

2) выполнить команду Вставка/Столбцы или Строки.

Новые столбцы будут помещены слева от выделенных, а но­ вые строки - сверху. Названия столбцов и номера строк после вы­ полнения операции добавления автоматически пересчитываются.

К группе команд редактирования также относятся команды изменения ширины столбцов, высоты строк; изменения форматов числовых данных, типов и атрибутов шрифта; подборки и уста­ новки цвета; проведения границ и рамок; выравнивания данных; использования специальных стилей. Все эти операции сгруппи­ рованы в меню под пунктом Формат.

Чтобы начать работать в Excel, необходимо создать новую таб­ лицу или рабочую книгу. Excel автоматически присваивает ей имя Книга с очередным порядковым номером, например Книга 1, и расширением XL. Каждая рабочая книга может состоять из мно­ жества листов, которые можно добавлять или удалять по ходу вы­ полнения работы. По умолчанию новая рабочая книга содержит 3 листа. Excel, как и любая электронная таблица, представляет со­ бой инструмент для вычислений. Каждая ячейка в Excel может со­ держать данные одного из трех типов: текст; число; формула.

При вводе данных они одновременно отражаются в текущей ячейке и строке формул. Чтобы подтвердить завершение опера­ ции ввода, достаточно сместить указатель в другую ячейку или нажать клавишу [Enter].

Кроме простых расчетов с использованием арифметических действий Excel позволяет обрабатывать данные с помощью более чем сотни встроенных функций. Функции можно вводить непос­ редственно в строке формул, т.е. непосредственно в ячейку, одна­ ко лучше через диалоговое окно, называемое Мастер функций. Признаком того, что в ячейку введена формула, а не текст или простое числовое значение, является знак равенства.

Окно Мастер функций организовано по тематическому прин­ ципу. В левой части окна находятся названия групп, в правой ча­ сти - функции, принадлежащие к данной группе (рис. 5.19). Ис­ пользование окна Мастер функций оказывает помощь при зада­ нии аргументов функций. В качестве аргументов функции могут использоваться другие функции и адреса ячеек.

Excel дает возможность защитить данные от случайного или намеренного изменения. Файл целиком можно защитить с помо­ щью сервисной функции Защита. Файл будет защищен паролем, не введя который, нельзя будет произвести ни одного изменения в таблице. Наряду с этим существует возможность закрыть для доступа только часть ячеек. Для этого та часть ячеек, которая ос­ тается открытой, выделяется и в диалоговом окне Формат ячеек, появившемся после выполнения последовательности действий Формат/Ячейки / Защита, щелчком мыши выключается поле Защищаемая ячейка, а затем с помощью сервисной функции Защи­ та задается пароль. Пароль состоит из набора букв и цифр, но на экране вместо них появляются символы - звездочки. Снять бло­ кировку можно, введя верный пароль в окне Снять защиту.

Одной из важных функций, заложенных в Excel, является со­ здание внутри электронной таблицы баз данных. Электронная база данных есть некоторое хранилище информации, определенным образом рассортированной и разложенной по особым категориям и признакам. С помощью функции Excel, обслуживающей базы данных, можно сохранить данные в специальной форме, выбрать из них требуемые сведения, обработать, распечатать и т.п. Работа с такими базами данных не требует специальных знаний, для этого достаточно использовать общие правила работы с электронными таблицами. Единственное, что нужно сделать, - это выделить ин­ тересующую часть таблицы, так называемый интервал базы дан­ ных, присвоить ему имя, и впоследствии при обращении к этому имени база данных будет выделена пунктиром.

Для работы с базами данных используется пункт меню Данные. Информацию базы данных можно сортировать в алфа­ витном порядке, по возрастанию или убыванию числовых значе­ ний с помощью пункта Консолидация, находить и отбирать с по­ мощью пункта Фильтр, уничтожать и распечатывать необходи­ мую информацию.

Важным инструментом при работе с базами данных является использование критериев отбора. В состав критериев отбора мо­ гут входить числа, метки, формулы, логические операторы и др.

Работая с базой данных, удобно использовать опцию формы данных Форма. В результате на экране появится диалоговое окно, позволяющее легко просматривать, редактировать и осуществлять поиск по заданному критерию.

Возможность Excel интерпретировать данные в графическом виде делает работу с таблицами более наглядной и эффективной. В Excel на экране может одновременно присутствовать как таб­ лица, так и диаграмма. После вывода диаграммы на экран пользо­ ватель имеет возможность оперативно вносить изменения в таб­ лицу, что мгновенно автоматически отражается на диаграмме.

Создается внедренная диаграмма с помощью Мастера диаг­ рамм, который представлен на стандартной панели инструментов значком ( И Н

Перед созданием диаграммы нужно отметить участок табли­ цы, информация с которого должна быть показана на диаграмме. Затем нужно щелкнуть мышью на кнопке Мастер диаграмм, в ре­ зультате чего курсор приобретет форму маленького черного крес­ та. Поместив крест на выбранное для диаграммы место, перемеще­ нием мыши надо растянуть прямоугольник, после чего программа приступает к пошаговому приглашению пользователя по построе­ нию диаграммы. Обычно построение диаграмм осуществляется в пять шагов. На каждом шаге выполняются определенные действия, и в результате получается ожидаемый результат.

Excel облегчает работу с электронными таблицами, обеспечи­ вая просмотр данных в следующих режимах:

•параллельный просмотр областей одной таблицы;

•параллельный просмотр нескольких файлов одновременно;

•просмотр с изменением масштаба;

•просмотр таблицы с прокруткой и фиксацией отдельных строк и столбцов.

Режим Параллельного просмотра областей одной таблицы по­ зволяет одновременно видеть различные (или перекрывающиеся) части одной и той же таблицы. Например, при вводе больших таблиц можно разбить экран на области, а именно в верхней час­ ти оставить названия колонок, а в нижней можно сколь угодно долго уходить вниз, и всегда можно видеть, в какой колонке ра­ ботает пользователь. Кроме того, можно зафиксировать столбец, и это позволит точно знать, какой смысл имеет то или иное число в каждой строке.

Разбиение рабочего листа на области можно выполнить дву­ мя способами: с помощью меню и с использованием мыши. В пер­ вом случае надо выбрать команды Окно/Разделить. Если устано­ вить курсор мыши на среднюю точку пересечения малых окон,

то, удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно перемещать точку разделения по экрану, изменяя размеры окон или вообще убирая их с экрана. Во втором случае необходимо установить кур­ сор мыши на маленький темный штрих выше стрелки, которая направлена вверх в правой полосе прокрутки. Курсор мыши пре­ вратится в графический символ, который имеет вид знака равен­ ства с перпендикулярной вертикальной стрелкой с двумя острия­ ми. Нажав левую кнопку мыши и удерживая ее нажатой, следует передвинуть разделитель экрана вниз. Экран поделился на два горизонтальных окна. Для разделения экрана по вертикали не­ обходимо установить курсор мыши на соответствующий штрих в правом углу нижнего поля прокрутки и передвинуть раздели­ тель экрана влево.

Переходить из окна в окно можно с помощью мыши, а также нажимая на клавишу [F6] или [Shift]+[F6].

В режиме Параллельного просмотра нескольких файлов одно­ временно все активные файлы могут быть одновременно представ­ лены на экране в отдельных окнах. Это выполняется командой

Окно/Упорядочить все.

Для фиксации части рабочего листа надо выполнить коман­ ды Окно/Фиксировать подокна.

Важный этап работы с табличным процессором - оформле­ ние полученных таблиц, которое осуществляется аналогично дру­ гим пакетам семейства MS Office, например Word.

С помощью панели инструментов Форматирование можно из­ менить шрифт, стиль, размер символов для выделенного фрагмен­ та, выполнять обрамление и изменять цвет строк и столбцов.

Те же действия можно выполнить, используя пункт меню Фор­ мат/Ячейки. Для изменения шрифта выбирается закладка Шрифт, для обрамления - Граница, для изменения цвета - Вид, для вырав­ нивания текста - Выравнивание.

После того как таблица создана и оформлена, ее можно рас­ печатать, причем предварительно целесообразно просмотреть на экране изображение напечатанной страницы. Для этого нужно воспользоваться общей для всех прикладных программ семейства MS Office кнопкой Просмотр печати на стандартной панели инст­ рументов или выполнить команду Файл/ Просмотр.

Далее необходимо выяснить, какой именно принтер подклю­ чен к компьютеру и, исходя из его технических возможностей, оп­ ределить формат печати, способ подачи бумаги, размер бумаги и др. Все эти установки можно сделать, выполнив команды Файл/ Печать или Файл/Параметры страницы (рис. 5.21).

Номер первой страницы: [Двто

Рис. 5.21. Окно для установки параметров печати

Находясь в диалоговом окне Параметры страницы, можно также выполнить следующие действия:

•изменить расположение текста относительно начала листа;

•пронумеровать страницы;

•изменить отступы от края листа до текста;

•выделить область печати;

•изменить порядок страниц при печати;

•увеличить или уменьшить размер рабочей страницы при вы­ воде на печать (изменение размеров распечатки не влияет на ре­ альный масштаб рабочего листа);

•создать верхний и нижний колонтитулы;

•поместить текущую дату и время в колонтитул;

•ввести названия строк и столбцов для печати;

•вывести на печать или убрать линии сетки;

• просмотреть список шрифтов, которые доступны в данный момент для распечатки документа, и в соответствии с ним изме­ нить шрифты заголовков в таблицах.

Следует обратить внимание на следующие возможности Excel 97. Автозамена позволяет запомнить некоторый текст под какимлибо именем. Затем, введя установленное имя, программа под­

ставит вместо него нужный текст.

Установив режим автоввода, Excel по первым буквам, введен­ ным в ячейку, предложит автоматически закончить ввод всего слова.

Функция автовычисления (автокалькулятор) позволяет увидеть результат промежуточного суммирования в строке состояния, выделив определенные ячейки таблицы и указав, какого типа ре­ зультат желательно получить - сумму, среднее арифметическое или значение счетчика, отражающего количество отмеченных эле­ ментов.

Режим автоматической фильтрации позволяет быстро произ­ водить выборки из записей таблицы по заданным критериям.

Кроме того, есть возможность работы с географической кар­ той для визуального анализа данных по географическим ре­ гионам.

Вышеперечисленные приемы работы с электронными табли­ цами можно отнести к общим, единым для всех версий Excel. Каж­ дая последующая версия дополняется новыми возможностями, вызванными необходимостью улучшить, сделать более понятным, наглядным интерфейс программы, исправить обнаруженные не­ дочеты, а также требованиями времени, связанными с возникно­ вением новых технологий. Так, в электронном процессоре Excel 97 появились дополнительные средства для использования гипер­ текстовых, мультимедийных, графических, а также сетевых тех­ нологий. Особенно актуально это в связи с тем, что развитие эко­ номики и бизнеса немыслимо'без использования современных информационных технологий, в частности сети Интернет, а элек­ тронные таблицы являются подходящим инструментом для реше­ ния подобных задач.

Появилась возможность сохранения данных, представленных в форме листа книги Microsoft Excel, в формате языка HTML (HyperText Markup Language). Для просмотра таких документов используется средство просмотра Web (например, Microsoft Internet Explorer). Чтобы иметь возможность получать ответные

240 Глава 5

сообщения от пользователей узла Web, можно создать в Microsoft Excel форму, предназначенную для сбора данных, вводимых пользователями.

Приведенные возможности получили дальнейшее развитие в версии Excel 2000, являющейся на сегодняшний день последней разработкой компании Microsoft в этой области. В ней еще боль­ ше усовершенствованы средства коллективной работы и расши­ рены возможности публикации документов в Интернете. В состав Microsoft Excel 2000 входят средства, позволяющие работать с корпоративными данными, проводить их анализ, формировать сводные таблицы и на их основе получать отчеты.

Значительное внимание в Excel 2000 уделяется работе с диаг­ раммами как средству для анализа данных. Появилось новое по­ нятие "сводная диаграмма" (Pivot Chart). Эта диаграмма позво­ ляет представить информацию сводной таблицы (Pivot Table) в удобной графической форме. При изменении сводной таблицы Pivot Chart меняется автоматически. В предыдущих версиях эта процедура была затруднена и требовала ручного вмешательства пользователя. Добавлены некоторые новые типы диаграмм - ша­ говые, трехмерные комбинированные.

Следует подчеркнуть, что Excel 2000 с помощью нового фор­ мата денежных единиц обеспечивает поддержку новой европейс­ кой валюты евро и допускает ее отображение как в виде символа евро, так и в виде трехбуквенного кода ISO (EUR). Благодаря это­ му пользователи электронных таблиц в Европе и Соединенных Штатах, которые ведут дела с европейскими компаниями или пра­ вительствами, могут обмениваться данными с самыми современ­ ными значениями валют.

К улучшениям в пользовательском интерфейсе Excel 2000 мож­ но отнести способ отображения выделенных ячеек не в инверти­ рованном виде, а лишь слегка затененными, что позволяет уви­ деть результаты вносимых изменений, а также элементы форма­ тирования ячеек, не снимая выделения. Кроме того, в некоторых ситуациях Excel 2000 изменяет вид курсора, помогая пользовате­ лю сориентироваться в дальнейших действиях.

Обращает на себя внимание и улучшенный буфер обмена при работе с Excel 2000. В предыдущих версиях буфер обмена очищался после выполнения любой операции. Теперь можно копировать данные из буфера столько раз, сколько нужно.