Косарев_Экомическая информатика

Access открывает диалоговое окно со списком всех имен по­ лей исходной таблицы, в начале которого расположен символ «*». Если в запросе должна отображаться информация из всех полей таблицы, следует отбуксировать этот символ в бланк запроса QBE. Он является символом-заменителем всех полей данных. В том слу­ чае, если запрос производится по отдельным полям, то в бланк запроса следует отбуксировать соответствующие поля данных. Затем следует выбрать пиктограмму Запуск, и Access отобразит на экране результат запроса, отображаемый в режиме таблицы.

Для избежания того, чтобы для каждого значения критерия создавать новый запрос, создается запрос с параметрами, кото­ рый позволяет более удобно задавать критерии выбора. С помо­ щью такого запроса можно отобразить на экране поставки, осу­ ществленные до определенной даты. Для этого надо открыть окно запроса и добавить в него таблицу. Далее нужно создать запрос, отбуксировав необходимые поля в бланк запроса QBE и задав условие выбора. В качестве условия следует ввести параметр, зак­ люченный в квадратные скобки. При выполнении запроса Access отображает на экране этот параметр и ожидает ввода. Ввод пара­ метра становится составной частью выполнения запроса. По умол­ чанию Access преобразует введенные в запрос параметры в тек­ стовый тип данных. Поэтому следует выбрать команду Запрос/ Параметры из меню, в результате чего Access откроет окно диа­ лога Параметры запроса. Надо ввести параметр «Дата поставки» без квадратных скобок в диалоговое окно и в качестве типа дан­ ных указать соответствующий тип. Затем нужно закрыть диало­ говое окно нажатием кнопки ОК.

Создание вычисляемого поля осуществляется путем простого ввода выражения для вычисления в пустой столбец бланка запро­ са QBE. Например, после того как ввод будет завершен, выраже­ ние будет иметь следующий вид: Выражение1:[Цена]*[Наценка] - для вычисления цены поставляемого товара. В квадратные скоб­ ки заключаются только имена полей. Имя поля «Выражение 1», установленное автоматически, можно заменить на другое имя. В результате запроса будет присутствовать новое поле, в котором отображается новая цена.

Если требуется подсчитать количество товаров, имеющихся на каждом складе, составляется итоговый запрос, позволяющий сгруппировать данные с одинаковыми значениями определенных полей и выполнить необходимые вычисления. В этих запросах

можно использовать два типа полей: поля, по которым осуществ­ ляется группировка данных, и поля, для которых проводятся вы­ числения. Для того чтобы составить итоговый запрос, находясь в режиме Конструктора запроса, следует выбрать пиктограмму

Групповые операции или воспользоваться командой Вид/Группо­ вые операции. При составлении запросов к связанным таблицам можно вводить критерии поиска, определять вычисляемые поля или вычислять итоговые значения. С помощью команды Вид/Име­ на таблиц можно включить строку для имен таблиц, что позволит определить принадлежность полей.

Отчеты. Простейший путь создания отчета состоит в исполь­ зовании интегрированных в Access мастеров отчетов. Для этого следует выбрать в окне базы данных таблицу или запрос, данные которых требуется напечатать, и задать команду Автоотчет из меню Правка. В диалоговом окне Создание отчета нажать кноп­ ку Мастер отчета. В результате Access отображает список доступ­ ных мастеров отчетов, а пользователю нужно выбрать необходи­ мый мастер отчетов и выполнить предлагаемые мастером дей­ ствия.

Как в формах, так и в отчетах, помимо информации из БД, можно отображать и дополнительную информацию. Окно фор­ мы или отчета может содержать следующие элементы: подписи, поля, поля со списком, списки, выключатели, переключатели, флажки и кнопки. Кроме того, форму или отчет можно допол­ нить иллюстрацией (рисунком или диаграммой), текстом и лини­ ями различного типа. Для оформления форм (отчетов) также мо­ жет быть использована возможность изменения цвета символов, фона и границы (команда Вид/Палитра).

Создание элементов окна осуществляется в режиме Конструк­ тор.

Для индикации инструментального окна нужно выбрать ко­ манду Вид/Панель элементов. Каждая пиктограмма этой панели предназначена для создания элемента определенного типа. Назна­ чение каждой пиктограммы однозначно определяется их наиме­ нованиями.

Для создания элемента управления: текста, поля, линии, пря­ моугольника (рамки) или маркера конца страницы нужно выб­ рать соответствующую пиктограмму и указать курсором мыши (крест с уменьшенным изображением создаваемого элемента) ме­ сто для создаваемого элемента.

Внешний вид, структура и режимы работы отдельных управ ляющих элементов определяются значениями характеристик этих объектов (команда Вид/Свойства).

Чтобы в форму или в отчет добавить вычисляемые выраже­ ния, нужно открыть соответствующий объект (форму или отчет) в режиме Конструктор и выбрать команду Вид/Панель элемен­ тов. Далее следует выбрать пиктограмму ПОЛЕ панели элемен­ тов и указать мышью пустое место в любой области формы или отчета (например, область примечаний или колонтитулов), куда будет помещено вычисляемое выражение. Для появившегося но­ вого поля с подписью нужно задать текст подписи. Для поля, рас­ положенного справа от поля с подписью в свойстве "Данные", следует ввести, начиная со знака «=», нужное выражение, выбрав из списка имена полей БД и заключив их в квадратные скобки. В качестве выражения может быть использована как встроенная функция (например, «=DATE()>> - системная дата), так и любое действие над значениями полей с использованием арифметичес­ ких или других операций. Чтобы увидеть результат вычисления, нужно перейти в режим Формы.

5.6. ПРОГРАММЫ-ОРГАНАЙЗЕРЫ

5.6.1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

Входящая в состав офисного пакета программа Microsoft Outlook предназначена для управления личной и деловой инфор­ мацией, адресными книгами, дневником и электронной почтой. Она обеспечивает эффективное планирование времени делового человека и может использоваться как в автономном режиме ра­ боты, так и в режиме совместного использования. Программа помогает осуществлять хранение, планирование и управление све­ дениями о событиях, встречах, собраниях, задачах и контактах. Для лучшего освоения возможностей Microsoft Outlook раскроем смысл употребляемых далее терминов: событие, собрание, встре­ ча, контакт, заметки, дневник.

Событие - это мероприятие, происходящее во временном ин­ тервале от суток и более. Примером служит день рождения.

Встреча - мероприятие, для которого резервируется время, но не назначаются ресурсы и лица. Пример - беседа, лекция и т.д. Встре­ чи бывают разовые и повторяющиеся (с определенным интервалом).

274 Глава 5

Собрание - это встреча, для которой назначаются ресурсы и приглашаются люди. Пример - совещание.

Контакт - организация или лицо, с которыми поддерживает­ ся связь. По контактерам обычно хранится информация типа: на­ звание должности, почтовый адрес, номер телефона и др.

Заметки - это электронный эквивалент бумажного блокнота с отрывными листами.

Дневник - это средство хранения важных документов, учета различных действий, мероприятий.

При планировании в расписание заносится указание на опо­ вещение, что позволяет не забыть о важной встрече, задаче или событии. Данные о контактных лицах можно оперативно нахо­ дить, читать и обновлять. Здесь же хранится информация, исполь­ зуемая для формирования электронного адреса любого типа. Про­ грамма Microsoft Outlook является удобным средством для рабо­ ты с электронной почтой. Пользователям программы Microsoft Outlook в режиме коллективной работы предоставляются права доступа к чужому расписанию для планирования собраний и встреч. Планирование мероприятий и оповещение о них возмож­ ны только при рабочем состоянии Outlook, поэтому целесообраз­ но запускать Outlook вместе с Windows.

Структурными единицами программы Microsoft Outlook яв­ ляются элементы разных типов: почтовые сообщения, встречи, контакты, записи в дневнике, задачи и заметки. Хранение элемен­ тов организовано по их типам: к примеру, почтовые сообщения хранятся в папке Входящие, все задачи - в папке Задачи. Папки, содержащие элементы программы Microsoft Outlook, хранятся в едином файле с расширением .pst. Программа Microsoft Outlook (рис. 5.35) предоставляет пользователю возможность выбора сле­ дующих видов и режимов работы:

•с почтовыми папками, в число которых входят папки для входящих, исходящих, отправленных и удаленных сообщений;

•с календарем в наиболее удобном для пользователя представ­ лении (просматривать расписание запланированных дел, встреч

исобытий, планировать собственное расписание);

•с адресной информацией о конкретных физических и юри­ дических лицах (быстрый поиск, сортировка);

•с дневником, в который автоматически заносится информа­ ция о реализованных контактах, собраниях, поручениях, откры­ тых файлах и др.;

•с заметками для напоминания о текущих делах;

•с использованием в качестве Проводника.

Запустить программу Microsoft Outlook можно разными спо­ собами, например, щелкнув мышью на кнопке Пуск, выбрать Программы, а затем Microsoft Outlook либо используя кнопку

Microsoft Outlook на панели MS Office.

Рис. 5.35. Окно Outlook

Окно Microsoft Outlook разделено вертикальной полосой на две части. Слева, на панели Microsoft Outlook, показаны значки элементов программы: Дневник, Календарь, Контакты, Заметки, Задачи. Справа находится рабочая область. Содержимое рабочей области меняется при щелчке на одном из значков слева. Про­ крутка левой области позволяет увидеть и другие значки. Для вывода на экран папки Входящие следует щелкнуть на значке Почта. Если щелкнуть на значке Другие папки, можно увидеть содержимое папок файловой структуры жесткого диска.

Спрятать панель Outlook можно, щелкнув на ней правой кноп­ кой мыши и выбрав из контекстного меню команду Скрыть па­ нель Outlook. Для перехода между элементами Outlook надо щел-

кнуть на стрелке справа от имени папки и из списка выбрать нуж­ ный элемент Outlook. Можно также последовательно переходить между элементами, используя кнопки Назад и Далее на панели инструментов.

5.6.2. РАБОТА С КАЛЕНДАРЕМ

Для входа в этот режим достаточно щелкнуть на кнопке Outlook, в верхней части панели Outlook, а затем на значке Кален­ дарь либо выбрать команду Переход/Календарь. Рабочая область окна примет вид, как на рис. 5.36.

Рис. 5.36. Окно Календарь

В левой части Календаря находится область назначения встреч, разделенная на часовые интервалы. В верхнем правом углу нахо­ дится Календарь, показывающий текущий и следующий месяцы. По умолчанию Outlook выводит сведения на текущий день. В пра­ вом нижнем углу расположена уменьшенная копия окна задач.

Вид Календаря меняется, если щелкнуть по кнопке Текущее представление панели инструментов. Выбрав День, Неделя, Ме­ сяц, тоже можно изменить представление Календаря. Календарь можно настроить так, чтобы он в заданное время напоминал о запланированных мероприятиях.

Чтобы запланировать Встречу, необходимо выбрать день, дваж­ ды щелкнуть мышью на ближайшем временном интервале, вызвать диалоговое окно Встреча, заполнить поля: Тема, Место, изменить время начала и окончания мероприятия. Для напоминания о встрече следует установить соответствующий флажок и определить время оповещения, сохранить и закрыть окно (рис. 5.37).

Средство Событие позволяет отслеживать специальные дни и задачи, связанные с определенными датами, а не с определенным временем. Например, это может быть праздник или юбилей, кон­ ференция или визит. Если день рождения или годовщина занесены в данные о контакте, они автоматически отображаются в Календа­ ре как Событие соответствующего дня и отображаются в верхней области окна при просмотре расписания на день или неделю.

Для ввода повторяющихся встреч следует выполнить коман­ ду Календарь/Создать повторяющуюся встречу. В открывшемся диалоговом окне установить периодичность встреч в поле Шаб­ лон повторения (по умолчанию Outlook назначает периодичность встречи каждую неделю, без даты окончания, с указанием време­ ни начала и конца встречи, цифра 2 означает раз в две недели), установить переключатель Дата окончания и ввести дату, щелк­ нуть на кнопке ОК. Сохранить и закрыть диалоговое окно. По­ вторяющаяся встреча в Календаре обозначается значком с распо­ ложенными двумя стрелками по кругу.

Для удаления Встречи выделить ее и щелкнуть на кнопке Уда­ лить панели инструментов. При удалении повторяющейся встре­ чи Outlook выводит диалоговое окно, где нужно решить, что сле­ дует сделать: удалить только выбранную встречу или удалить все аналогичные повторяющиеся встречи.

В случае, когда требуется скорректировать время встречи (пе­ ренести ее на другое время в пределах одного дня), достаточно щелкнуть мышью на записи и при нажатой левой клавише пере­ местить ее на другой час.

Если встречу надо перенести на другой день, следует устано­ вить курсор левее записи (он превратится в перекрестье) и при нажатой левой клавише мыши переместить запись.

Рис. 5.37. Создание встреч

Для печати Календаря выбрать команду Файл/Печать, уста­ новить необходимые параметры. Можно указать диапазон дат, который необходимо напечатать.

Для планирования Собраний следует щелкнуть на кнопке Назначить собрание в меню Календарь. В открывшемся диалого­ вом окне указать участников и определить, когда все участники свободны. Заполнить поля Тема и Место.

В Календаре участника, которому будет отправлено пригла­ шение, появится отметка о предстоящем собрании.

5.6.3. СОЗДАНИЕ КОНТАКТОВ

Элемент Контакты служит для хранения номеров телефонов, почтовых адресов, адресов электронной почты и т.п. Данные о кон­ тактных лицах выводятся в виде таблиц или адресной карточки, могут быть сгруппированы и отсортированы в любом порядке.

Создание адресных карточек начинается с заполнения необ­ ходимых полей в диалоговом окне Контакты и выполнения ко­ манды Создать контакт в меню Контакты. После набора данных необходимо воспользоваться кнопкой Сохранить и закрыть на панели инструментов. Внесенные данные будут сохранены, а на экране появится новая адресная карточка (рис 5.38).

5.6.4. РАБОТА С ЭЛЕМЕНТОМ ЗАДАЧИ

С помощью элемента Задачи можно следить за ходом какоголибо дела. Задачи в Outlook могут быть разовыми и повторяю­ щимися. Управлять списком задач можно либо из папки Задачи, входящей в список папок, либо из папки Календарь. Время, необ­ ходимое для выполнения задачи, отражается в Календаре. Задачи находятся в списке задач, который отображается на отдельной странице или в расписании на день (рис. 5.39).

Рис. 5.39. Окно элемента Задачи

Для добавления обычной задачи нужно щелкнуть на значке Задачи на панели Outlook и в поле со списком Текущее представ­ ление выбрать Простой список. В окне Задачи набрать текст зада­ чи, а в поле Срок выбрать слово Нет. Выбрать из Календаря нуж­ ную дату и нажать клавишу [Enter].

Для добавления срочной задачи нужно щелкнуть на кнопке Создать задачу на панели инструментов. В поле Тема вкладки За­ дача ввести текст задачи, установить уровень важности, задать срок выполнения.