Косарев_Экомическая информатика

Для добавления повторяющихся задач необходимо щелкнуть на кнопке Создать задачу и в поле Тема набрать текст. После щел­ чка на кнопке Повторение на панели инструментов откроется ди­ алоговое окно. В области Шаблон повторения установить пере­ ключатель (например) Ежемесячно и, выбрав (например) первую пятницу, щелкнуть ОК. В окне Задача установить срок оповеще­ ния (например, в 13:00) и щелкнуть на кнопке Сохранить и

закрыть.

Программа Microsoft Outlook «зачеркивает» задачу, что ука­ зывает на ее завершение. Для ее удаления нужно щелкнуть по за­ головку столбца панели Задачи, отмеченному галочкой. Выделить выполненную (зачеркнутую) задачу и щелкнуть по кнопке Уда­ лить стандартной панели инструментов.

Для упрощения систематизации задач им назначаются кате­ гории. Окно диалога Категории содержит достаточно много го­ товых категорий. Если все же в списке нет необходимого типа, новую категорию можно добавить в список, щелкнув на кнопке Главный список категорий. Можно удалить те категории, кото­ рыми не предполагается пользоваться.

Если щелкнуть на стрелке в поле Простой список и выбрать Подробный список, то можно видеть, что задача с высокой степе­ нью важности будет помечена восклицательным знаком.

Чтобы изменить категорию, нужно выделить задачу и выпол­ нить команду Правка/Категории. В открывшемся диалоговом окне установить флажок: Личные дела, Планы на будущее или др. В поле Текущее представление выбрать По категориям. Для просмот­ ра списка задач каждой категории нужно щелкнуть по знаку «плюс» в заголовке категории.

Можно производить сортировку задач по важности, катего­ рии, проценту выполнения и т.д. Для сортировки необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку выбранного стол­ бца и выбрать тип сортировки (по возрастанию или убыванию) из контекстного меню. Если необходимо сортировать задачи по нескольким категориям, следует выбрать команду меню Вид/Сор­ тировка, а в диалоговом окне Сортировка установить нужные параметры.

5.6.5. РАБОТА С ДНЕВНИКОМ

Дневник Outlook позволяет проследить за взаимодействиями с контактами, за элементами программы и другими действиями.

Для переключения в этот режим достаточно щелкнуть по знач­ ку Дневник на панели Outlook, в результате чего откроется окно (рис. 5.40).

Я!* й^ЕИвВПезх.З» О .-„

Дневник

Апрель 2000 w

:В Тип записи : Microsoft Word

+& Тип записи-: Задача. ЛА*КЛ

ftZS*-<'

Рис. 5.40. Окно Дневник

Программа Microsoft Outlook производит автоматическую запись создания документов приложениями Office, планирование собраний, прием и отправку сообщений электронной почты. Щелкнув на стрелке справа от поля Текущее представление, мож­ но выбрать, какие события будут отражаться.

Если выбрать из списка представлений Список элементов, то будет представлен перечень действий, выполненных на ПК.

Дневник бывает полезен при ведении телефонных перегово­ ров, например, он может записать их продолжительность. Для этого нужно открыть окно диалога Запись в дневнике, заполнить поля, ввести номер телефона и при соединении щелкнуть на кноп­ ке Часы. После окончания разговора щелкнуть на кнопке Оста­ новить часы, сохранить и закрыть запись.

В Дневник можно также записать любое мероприятие, в том числе не являющееся элементом программы Microsoft Outlook. Для этого надо щелкнуть по кнопке Создать запись в дневнике; откроется окно диалога Запись в дневнике; ввести соответствующие данные и завер­ шить операцию, щелкнув на кнопке Сохранить и закрыть.

Чтобы показать в рабочей области запись, занесенную в Днев­ ник, нужно щелкнуть на стрелке справа от поля Текущее представ­ ление и выбрать По контактам. (При появлении предупреждения щелкнуть на кнопке ОК, чтобы отказаться от выбранного типа представления.)

При необходимости щелкнуть на значке «плюс» в строке за­ головка контакта Иванов Иван Иванович и дважды щелкнуть на значке встреча в поле контакта. После появления окна диалога

Запись в дневнике закрыть окно.

Для ведения дневника контактов следует сделать следующее. 1. Щелкнуть на значке Контакты и затем сделать двойной щелчок на строке заголовка выбранной адресной карточки. В окне Контакт выбрать вкладку Дневник, установить флажок Автоза­ пись в дневник для этого контакта, сохранить и закрыть запись.

2.Выбрать команду меню Сервис/Параметры. В окне диалога открыть вкладку Дневник. Проверить, что в области Автозапись элементов установлен флажок Сообщение электронной почты, и щелкнуть на кнопке ОК.

3.Щелкнуть на кнопке Создать сообщение контакту. В окне

Сообщение отправить сообщение.

4.Дважы щелкнуть на адресной карточке и открыть вкладку Дневник в окне Контакт, где Outlook записал сообщение.

5.Закрыть окно Контакт.

5.6.6.РАБОТА

СЭЛЕМЕНТОМ ЗАМЕТКИ

Заметки - это элемент Outlook, куда заносятся вопросы, мыс­ ли, напоминания и т. п., что записывается в обычный блокнот. Создание заметки начинается с щелчка на значке Заметки на па­ нели Outlook. Затем необходимо щелкнуть на кнопке Создать за­ метку на панели инструментов - в результате появится пустая желтая форма. Набрав текст, например: «Без труда не выловишь и рыбку из пруда.», для его сохранения достаточно щелкнуть на кнопке Закрыть. Щелчком правой кнопки мыши можно вызвать

Для создания вложения в диалоговом окне Создать сообще­ ние следует выполнить команду меню Вставка/Файл, в поле Вста­ вить как выбрать Вложение. После получения сообщения с вло­ жением (на это укажет скрепка в заголовке строки) его можно напечатать. Для выделенного сообщения выбрать команду меню Файл/Печать, стиль печати Заметка и параметр Печатать вло­ жение. Для сохранения вложения в виде отдельного файла следу­ ет выбрать команду Файл/Сохранить вложения, задать имя фай­ лу и щелкнуть на кнопке Сохранить.

Для упорядочения сообщений служат папки: Отправленные, Исходящие и Удаленные. Сообщения можно перемещать между папками. Для систематизации почты можно создавать другие пап­ ки, в которых будут находиться сообщения по какой-то опреде­ ленной теме. Для этого в окне Входящие на панели инструментов следует выбрать команду меню Файл/ Папка/Создать, подпапку и ввести имя новой папки. Выделив нужное сообщение, его мож­ но поместить в созданную папку с помощью мыши. Вьщеленные сообщения можно удалить, нажав кнопку Удалить на панели ин­ струментов, или перетащить сообщение в папку Удаленные, где сообщение будет храниться до тех пор, пока оно окончательно не будет удалено нажатием клавиши [Delete].

5.7. ПРОГРАММЫ ПОДГОТОВКИ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

5.7.1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

ППП POWER POINT

С помощью данного программного средства пользователь может самостоятельно подготовить выступление с использовани­ ем компьютерных слайдов, которые можно представить на экра­ не или распечатать на прозрачной пленке, демонстрировать обыч­ ным образом на экране ПК либо создать конспект выступления и материал для раздачи слушателям.

ППП Power Point создает файл с расширением .ppf, содержа­ щий набор слайдов. Программа предоставляет пользователю зна­ чительное разнообразие шаблонов слайдов на различные темы. Шаблоны - это пустые слайды с размещенными в них заглушка­ ми, в которые можно вставить свой текст, рисунки, таблицы и

диаграммы. Можно изменить цветовое и художественное оформ­ ление любого шаблона презентации, выбрав дизайн по своему усмотрению и снабдив каждый слайд особыми эффектами.

После загрузки Windows, используя Главное меню, програм­ му Проводник или пиктограмму этого ППП, запускается Power Point.

Рис. 5.42. Окно программы Power Point

При этом на экране появляются Главное окно и окно програм­ мы (рис. 5.42), по которому пользователь выбирает способ пост­ роения презентации (с помощью Мастера автосодержания, по предлагаемому шаблону, пустую презентацию) либо открывает ранее созданную презентацию.

В верхней части Главного меню, как и для рассмотренных ра­ нее офисных программ, расположены строка меню, панели инст­ рументов, панель режимов работы.

Строка меню содержит стандартные пункты: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Рисунок, Окно, Справка, команды которых почти аналогичны командам меню других офисных про­ грамм.

В частности, в меню Файл содержатся следующие команды:

Создать..., Открыть..., Закрыть..., Сохранить, Сохранить как..., Упаковка..., Свойства, Параметры слайда..., Печать. В меню

Правка пользователь также видит знакомые команды: Вырезать,

Копировать, Вставить, Специальная вставка, Очистить, Выделить все, Найти, Заменить, Перейти и др.

5.7.2. СОЗДАНИЕ НОВОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Новую презентацию можно создавать, используя предлагае­ мые программой способы: Мастер автосодержания, шаблон пре­ зентации, пустая презентация.

Первый способ обеспечивает достаточно быструю технологию создания новых презентаций, предлагая некоторую стандартную структуру презентации и текст.

Для создания презентации этим способом необходимо выпол­ нить следующие операции.

1.В меню Файл.выбрать команду Создать.

2.На вкладке Презентации диалогового окна Создать презентацию_выбра.тъ «Мастер автосодержания».

3.Нажать клавишу [ОК].

4.Нажимая кнопки Далее, Назад, Отмена и Готово и выпол­ няя предписываемые действия, создавать презентацию.

При создании презентации в режиме пустой презентации пользователь после загрузки программы выбирает пункт Пустая презентация и выполняет следующую последовательность дей­ ствий:

•в открывшемся окне Создать слайд выбирает из предлагае­ мых видов авторазметки слайдов устраивающий его и нажимает клавишу [ОК];

•в появившиеся поля вставляет свой оригинальный текст или необходимые объекты;

•для заполнения следующего слайда нажимает кнопку Со­ здать слайд или выбирает команду Вставка/Создать слайд.

Создаваемая презентация будет использовать цветовую гам­ му, заголовок и стили текста презентации, установленные по умол­ чанию в Power Point, либо к ней применяется Оформление по умолчанию (оно находится в нижней части окна) одного из предла-

гаемых в окне диалога Дизайны презентаций вида оформления (на­ пример, Ленты, Метеор, Тетрадь и др.).

При желании пользователя создавать презентации с помощью шаблона дизайна для оформления ее в едином стиле после загруз­ ки программы Power Point необходимо сначала выбрать пункт меню Файл, а в нем команду Создать. После этого на вкладке Презентация выбрать шаблон дизайна (например, Финансовый отчет компании) и нажать клавишу [ОК]. Нажав затем на панели инструментов кнопку Создать слайд и выбрав нужный для пользо­ вателя слайд, он продолжает создавать презентацию по описан­ ной выше технологии.

Для создания собственного нестандартного шаблона дизайна (специального формата, цветовой схемы) и применения его к лю­ бой презентации пользователь должен выполнить следующую последовательность операций.

1. В меню Файл выбрать команду Создать.

2.В появившемся окне Создать презентацию найти вкладку Дизайны презентации и из нее выбрать устраивающий его шаб­ лон (например, Водоворот) и щелкнуть на кнопке ОК.

3.Выбрав авторазметку слайда и заполнив его необходимой информацией, можно изменить цветовую схему слайда. Для это­ го выполняется такая последовательность действий:

•в меню Формат выбирается команда Цветовая схема слайда;

•в открывшемся окне выбирается вкладка Специальная;

•в группе Цвета схемы выбирается цвет элемента (фон, текст

илинии, заголовок, заливка и т.д.), который желательно изменить, после чего нажимается кнопка Изменить цвет;

•используя вкладки Обычные или Спектр, выбирается нуж­ ный цвет, оттенок, насыщение, яркость, и нажатием кнопки ОК обеспечивается его применение к слайду.

Для добавления или изменения элемента фона слайда, исполь­ зуя образец слайда и новый образец заголовка, достаточно вы­ полнить такой набор действий:

•в меню Вид выбрать команду Образец, а затем Образец

слайдов;

•добавляем, щелкнув внутри слайда, объект, например, текст заголовка, содержательный текст или иной объект;

•для возврата к исходному слайду выбирается команда Слай­ ды из меню Вид.

Сохранить созданный шаблон можно, выполнив команду Со­ хранить как...из меню Файл, введя имя для своего шаблона ди­ зайна и щелкнув Шаблоны презентаций в окне Тип файла.

При создании презентаций пользователь может добавлять текст в созданные слайды, проводить его корректировку, вклю­ чать в слайд в различных форматах дату и время, добавлять но­ мер слайда, колонтитул, логотипы, включать готовые картинки или рисовать свои собственные, вставлять таблицы, диаграммы и редактировать их, проверять орфографию и многое другое.

Упростить включение в слайды готовых фигур (кубов, цилин­ дров, ромбов, фигурных стрелок, элементов, блок-схем, выносок, соединительных линий и др.) можно с помощью кнопки Автофи­ гуры инструментальной панели Рисование. Перемещая готовые фигуры по слайду, внося в них текст, поворачивая с помощью кнопки Свободное вращение, можно дополнительно усилить эф­ фекты.

5.7.3. СОЗДАНИЕ АНИМАЦИИ СЛАЙДОВ

Презентация может демонстрироваться, как показ некоторой очередности слайдов. Однако для повышения качества презента­ ции, придания ей большего визуального эффекта целесообразно спланировать для каждого слайда в отдельности и составляющих его элементов способы появления каждого такого маркирован­ ного пункта или графики, например полет слева, всплытие снизу, падение сверху и т.д. Текст в слайде может появляться по абза­ цам, по словам, по буквам. Можно также задавать последователь­ ное появление графических изображений и других объектов, та­ ких, как диаграммы, клипы и пр. Подобные возможности уста­ навливаются командами из меню Показ слайдов: Встроенная анимация, Настройка анимации, Переход слайда (рис. 5.43).

Рассмотрим пример, как задать порядок появления объектов

вслайде. В режиме слайдов следует выделить текст или графи­ ческий объект, который должен появиться первым. После этого

вменю Показ слайдов выбирается команда Настройка анимации,

вдиалоговом окне Настройка анимации выбирается вкладка Эф­ фекты (рис. 5.44). Далее в окнах выбора эффекта делаются нуж­ ные установки. Например, задается очередность появления в слай-