Косарев_Экомическая информатика

•Для использования в книге данных из другого файла необ­ ходимо создать связь с файлами на компьютере, в сети или на уз­ лах Интернета, к которым имеется доступ. Связи создаются, ког­ да в книге необходимо использовать внешние данные.

•Простейшим способом создать связь являются копирование

ивставка, но для создания связи с данными Excel также использу­ ются формулы.

•Для открытия еще одной книги или файла путем прямого перехода на него из книги создаются гиперссылки. Гиперссылки используются как кнопки действия для открытия файлов без за­ поминания их местонахождения.

•Для переноса данных из файла внешней базы данных или источника данных в книгу для анализа необходимо создать зап­ рос поиска данных. Запрос применяется для извлечения из базы данных строк, удовлетворяющих заданным условиям. В MS Excel 97 имеется несколько примеров запросов в WWW, которые могут быть легко запущены.

5.8.5. РАБОТА В ИНТЕРНЕТЕ

СБАЗАМИ ДАННЫХ MS ACCESS

Внастоящее время базы данных играют важную роль в разви­ тии Интернета и предназначены стать основой коммерческих тран­ закций, проводимых через Интернет (называемых электронной коммерцией или е-коммерцией). Частные корпоративные сети, ко­ торые быстро доставляют информацию внутри организации, име­ ют даже больший потенциал для эксплуатации технологии реля­ ционных баз данных. Microsoft снабдил Access 97 различными усовершенствованиями для распространения данных через част­ ные корпоративные сети и общедоступный Интернет. Access 97 также включает возможности, которые позволяют приложениям напрямую взаимодействовать"с документами, находящимися на «всемирной паутине».

Гиперссылки и корпоративные сети. Комбинация гиперссылок

свозможностью просмотра делает Web-браузеры эффективными конкурентами для настройки клиентских баз данных, созданных

сиспользованием обычных платформ разработки баз данных, таких, как Access 97 и Visual Basic. Все Web-браузеры строятся стандартно, имеют простой интерфейс с управлением, основан­ ным на кнопках. Другое преимущество, сравнимое с приложени-

ями клиентских баз данных, - это обещания независимости плат­ формы. Web-браузеры идут на смену функциям приложений, ос­ нованных на формах баз данных, таких, как Access 97 или Visual Basic 5.0, для доставки данных через сети Intranet.

Создание Web-страницы из запроса. Таблицы в Web-страни­ цах, экспортированные из полных таблиц Access, часто содержат значительно больше данных, чем необходимо пользователю. По­ этому большинство статических Web-страниц включает только множество строк и столбцов больших таблиц. Целью уменьше­ ния числа столбцов является устранение необходимости горизон­ тальной прокрутки обзора представленной информации. Опре­ делить столбцы, которые имеются на странице, позволяют запро­ сы. Использование различных критериев позволяет создавать последовательности Web-страниц, открываемых гиперсвязями на основной странице.

Экспорт отчетов в HTML. Отчет Access можно экспортиро­ вать в HTML способом, подобным тому, что используется для таблиц или результирующего множества запроса. Однако в отли­ чие от статических таблиц экспорт многостраничного отчета со­ здает несколько Web-страниц, по одной для каждой страницы отчета. Office 97 включает специальный шаблон Шабборей.Ыт (Nwindtem.htm), находящийся в папке \Office\Samples, который специально разработан для отчетов. Шабборей.Ыт включает ги­ персвязи для обеспечения сквозного замещения страниц много­ страничных отчетов.

Импорт данных из таблиц HTML. Access 97 включает возмож­ ность импортировать или связывать данные из таблицы HTML в таблицу Jet 3.5. Эта особенность включена в Access 97 для сим­ метрии HTML, если можно экспортировать данные в HTML , то должна быть возможность и импорта из HTML.

Вопросы для самоконтроля

1.Что понимается под пакетами электронного офиса?

2.В чем заключаются общие принципы работы программных про­ дуктов MS ?

3.Что понимается под контекстным меню?

4.Назовите основные функции текстового редактора WORD.

5.В чем разница между объектами типа «рисунок» и «кадр»?

6.Каковы функциональные возможности табличного процессора Excel?

7.Зачем присваиваются имена ячейкам и областям таблицы?

8.Что такое макросы и как они используются?

9.Что понимается под банком данных и под базой данных?

10.Каким требованиям должен удовлетворять банк данных?

11.Перечислите требования к организации баз данных.

12.Почему распространены реляционные модели данных?

13.Как создать базу данных средствами Access 97?

14.Каким образом обеспечивается связывание таблиц?

15.Как осуществить поиск данных в базе, созданной средствами Access 97?

16.Как создать сложный запрос?

17.Как создать форму с помощью Мастера форм?

18.Какие элементы используются для повышения наглядности форм и отчетов?

19.Расскажите о составлении отчета с помощью различных средств.

20.Назовите и охарактеризуйте структурные единицы программы

MS Outlook.

21.Каково назначение объекта Календарь и как обеспечить ввод по­ вторяющихся встреч?

22.Охарактеризуйте элемент Контакты.

23.В чем особенности работы с элементом Задачи?

24.Какова технология работы с электронной почтой в MS Outlook?

25.Перечислите способы создания новых презентаций.

26.Как создать нестандартный шаблон дизайна презентации?

27.Что такое анимация слайдов и как она создается?

28.Как создать гиперссылку в документе?

29.Объясните принципы работы с Web-страницами.

КОМПЬЮТЕРНАЯ ГРАФИКА В СФЕРЕ БИЗНЕСА

6.1. ПОНЯТИЕ БИЗНЕС-ГРАФИКИ

Компьютерная графика - область компьютерной науки, свя­ занная с созданием и использованием средств обработки графи­ ческих изображений.

Графика - это рисованное изображение (в отличие от реаль­ ного изображения, например, фотографии). Оно обычно связано с текстом, являясь иллюстрацией, или средством оформления тек­ ста. Рассмотрим сначала иллюстрации, разделив их на две груп­ пы - числовые и текстовые. Иллюстрации чисел (показателей)

характеризуют количественную сторону экономических явлений; текстовые иллюстрации - неоцифрованный качественный остаток.

Для иллюстрации показателей используются диаграммы, цвето­ вая и тоновая закраска и другие способы отображения показате­ лей на географических картах. Среди текстовых иллюстраций осо­ бо выделим иллюстрации понятий. Они используются для графи­ ческой интерпретации экономических абстракций (и не только экономических). Обычно понятия представляют в текстовом виде (вербально). Иллюстрация дополняет вербальную форму понятия, облегчает его осмысление и обсуждение, способствует выявлению новой информации. Например, пересечение понятий иллюстри­ руется наложенными друг на друга кругами.

Текст - это основной тип и средство объединения данных с помощью механизма OLE и его сетевых расширений. Текст мо­ жет быть линейным и нелинейным (например, таблица, базы дан­ ных, гипертекст).

Средства оформления текста используют графику в разной степени. По этому признаку их можно разделить на традицион­ ные и нетрадиционные. Традиционные, в свою очередь, делятся на

средства оформления символов и фона текста. Средства оформ­ ления символов образуют четыре группы - гарнитура, начерта­ ние, цвет, плотность.

Гарнитура - это индивидуальный неповторимый облик шрифта. Начертание - набор подчеркиваний, объемности, анимаций и др. Цветовая палитра - стандартная палитра из шестнадцати цве­ тов, в том числе черный и два оттенка черно-белого (серебряный

и серый).

Плотность символов - по горизонтали и вертикали. Гарнитуры по уровню использования графики делятся на три

группы:

•простые (строгой формы) - моноширинные типа Courier и два типа пропорциональных - рубленые (Arial) и с засечками (Times);

•специальные (особо оформленные) - рукописные, славянские

идр.;

•тематические наборы рисунков - шрифты Wingdings, Webdings и др.

Средства оформления фона текста включают четыре группы:

•узор - большой набор способов штриховки;

•цвет узора - стандартный набор цветов;

•цвет фона - стандартная палитра и дополнительные оттен­ ки черного;

•граница вокруг текста (рамка, неполная рамка, черта).

Возможности обрамления зависят от единицы текста (фраг­

мент строки, абзац, страница). Например, фрагмент можно огра­ ничить рамкой; абзац и страницу - рамкой и чертой. Граница аб­ заца и фрагмента образуется прямолинейными отрезками, а стра­ ницы еще и рисунками. Границу можно установить объемную, с тенью и т.д.

Нетрадиционные средства оформления используются при офор­ млении титульных листов, заголовков разделов и других корот­ ких текстов (надписей). Надпись, называемую конвертом (англ. envelop), можно деформировать, сделать объемной и с тенью. Она создается как объект Windows с двумя особенностями: а) при из­ менении ее размеров меняется кегль; б) установка границ набор­ ного поля не предусмотрена, т.е. текст переводится на новую стро­ ку принудительно. Поэтому надписи называются графическим, фигурным текстом. В MS Office 95 фигурный текст создается про­ граммой WordArt. Начиная с MS Office 97, WordArt запускается кнопкой на панели Рисование. Эта панель расширяет традицион­ ные возможности управления фоном текста и изображений. Те­ перь доступны:

• набор шаблонов градиентных (плавно меняющихся) закрасок, узоров (штриховок) и текстур (узоров с плавными границами);

•градиентное закрашивание сверху, снизу, от центра и др.;

•создание одно- и двухцветных градиентных закрасок;

•использование в качестве фона произвольного файла. Анимация - это оживление изображения, в том числе анима­

ция шрифта (фона текста), и динамические пакеты.

Анимация шрифта. Начиная с MS Office 97, текст можно анимировать, т.е. заставить его двигаться, создавая впечатление пе­ ремещения муравьев, мерцать, выглядеть, как неоновая реклама, фейерверк и т.п.

Анимация изображений. Изображения в Power Point выводят­ ся на экран постепенно, поэлементно. Например, диаграммы мо­ гут появляться на экране целиком и частями - рядами и группами категорий, отдельными значениями рядов и групп категорий. Можно указать, откуда должны появляться элементы изображе­ ния - сверху, снизу и т.п. Анимируются легенда, оси и другие эле­ менты диаграмм. Текст может появляться посимвольно, послов­ но и т.д.

Пакет - это упакованный OLE-объект Windows, внешне по­ хожий на значок. Он создается модулем Windows Упаковщик или перетаскиванием файла из Проводника в программу-при­ емник. В последнем случае пакету назначается стандартный значок по умолчанию. Упаковщик позволяет присвоить паке­ ту значок собственного производства. Динамический пакет со­ держит компьютерные программы (команды операционной системы) и действует аналогично демонстрациям во встроен­ ных справочниках.

Мультимедиа - это комбинация данных разного типа: динамическая аудиографика - это анимация, синхронизирован­

ная со звуком (музыка, речь, шумы); видео-мультимедиа - статическое или динамическое видео­

изображение (фотография, фильм). Его можно редактировать в графических редакторах;

гипермультимедиа (гипертекст с мультимедиа и динамически­ ми пакетами) - наиболее адекватная модель информации.

Таким образом, графика - это инструмент отображения и ин­ терпретации информации, форма ее существования, средство вы­ ражения содержания и оформления документов, показатель ин­ формационной культуры. Классификация графических средств представлена на рис. 6.1.

6.2.ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ГРАФИКИ

ВБИЗНЕСЕ

Особенности бизнес-графики обусловлены необходимостью графического представления и визуального планирования коммер­ ческих процессов. Очевидно, что информация в визуальной фор­ ме более наглядна. Используя графические изображения, легче осмыслить ситуацию самому и упростить ее восприятие окружа­ ющими. Кроме того, графическое представление бизнес-процес­ сов обеспечивает возможность решения плановых задач непосред­ ственно на диаграмме. Средства коммерческой графики служат для решения аналитической и психологической задач. Аналитичес­ кая задача - помочь в поиске рациональных, т.е. достаточно вы­ годных и надежных, решений. Психологическая задача - придать документу солидности, убедительности, способствовать его согла­ сованию и утверждению.

Наглядное представление коммерческих показателей. Назна­ чение основных бизнес-документов - убедить инвесторов, вклад­ чиков, спонсоров и других лиц одобрить коммерческую полити­ ку, стимулировать капитальные вложения и т.д. Однако, как по­ казывает опыт, мало уметь создавать эффективные планы и даже реализовывать их. Главное - заставить вам поверить. В связи с этим задача коммерческой графики - повышение ясности, выра­ зительности, доходчивости документов.

Таблицы. Основная информация в коммерческих документах - показатели прибыли, рентабельности, риска и др. Задача коммер­ ческой графики - их наглядное представление. Первый шаг на этом пути - объединение показателей в таблицу, способствующую со­ поставлению и обсуждению показателей.

Диаграммы. Следующий этап повышения наглядности пока­ зателей - представление их в виде диаграмм в программе деловой графики MS Graph. Показатели на диаграммах отображаются точками и другими геометрическими фигурами пропорциональ­ ного размера. Особо отметим двухсторонний Dynamic Data Exchange (DDE). Он обеспечивает автоматическое обновление: 1) диаграммы при изменении показателей и наоборот; 2) показа­ телей при изменении их отображений на диаграмме. Другими сло­ вами, таблица в MS Graph является числовым отображением ди­ аграммы.

Закраски. Коммерческие и географические факты часто свя­ заны, поэтому они лучше воспринимаются на фоне географичес­ кой карты. Для этих целей используют программу геоинформаци­ онной графики MS Map {геоинформационную систему, ГИС), пред­ лагающую, кроме диаграмм, четыре способа заполнения регионов географических карт - два типа закраски, пропорциональные сим­ волы и плотности точек.

Закраски делятся на пропорциональные и непропорциональ­ ные. При пропорциональной закраске показатели отображаются тонами одного цвета, при непропорциональной - различными цве­ тами (тоновая и цветная закраски). При этом цвет выбирается произвольно.

При использовании пропорциональных символов и плотностей точек показатели представляются соответствующего размера сим­ волами шрифтов и плотностями точек на единице поверхности.

Наряду с коммерческими показателями на карту можно нане­ сти демографические данные. Например, при планировании про­ даж акций по регионам полезно иметь под рукой данные о насе­ лении, способном их покупать. Совместное рассмотрение коммер­ ческих, демографических и географических данных создает предпосылки для получения новой информации, не доступной при их независимом рассмотрении.

Экономико-математическая графика. Наука в той степени убе­ дительна, насколько она пользуется точными методами. Многие бизнес-показатели рассчитываются по сложным формулам. Для их представления часто используется Word. Однако более нагляд­ ные результаты можно получить с помощью графического редак­ тора MS Equation (см., например, формулы 6.1 и 6.2). Когда речь идет о деньгах, нужны серьезные аргументы, чтобы убедить их владельцев расстаться с ними. Солидное математическое обосно­ вание и графическое представление прибылей производят благо­ приятное впечатление на потенциальных инвесторов, способству­ ют согласованию коммерческой документации.

Фигурное оформление коммерческих текстов. Текст делового документа должен быть ясным и выразительным. Хорошо офор­ мленная информация действует как респектабельная внешность при знакомстве (рис. 6.2). Титульные листы, заголовки разделов, колонтитулы, центральные идеи документа оформляются так, чтобы привлечь внимание читателя, обеспечить восприятие ин­ формации в нужном свете, создать чувство комфортности.

Рис. 6.2. Пример текста, подготовленного в WordArt

Панель Рисование MS Office обеспечивает следующее:

•управление контуром текста, как рисунком, создание тени или объема;

•включение текста в контур изображения и вращение текста;

•включение изображения в текст с разными вариантами обте­ кания.

Еще большие возможности у специальных графических про­ грамм и семейств 3D Studio MAX, CorelDraw, Adobe GraphicStudio.

Компоновка иллюстраций. MS Office не требует умения рисо­ вать, предлагая средства автоматизированного иллюстрирования:

•информационно-поисковую систему мультимедиа-шаблонов ClipGallery, в том числе на коммерческие темы - капитал, транс­ порт и др.;

•механизм правки изображений, обеспечивающий разборку, удаление, перекраску, переделку, добавление и сборку деталей;