Косарев_Экомическая информатика

Удобным вспомогательным средством является дополнитель­ ное меню редактирования. Для его появления следует вьщелить фрагмент текста и затем нажать правую кнопку мыши. Появляю­ щееся контекстно-зависимое меню (рис. 5.12) позволяет копиро­ вать выделенный текст (команда Копировать), вырезать его, т.е. копировать с удалением (команда Вырезать), вставлять ранее ско­ пированный текст (команда Вставить), менять размер букв и стиль их написания (команда Шрифт), а также редактировать абзац.

Рис. 5.12. Контекстно-зависимое меню

После набора и редактирования текста необходимо его сохра­ нить, для чего следует нажать соответствующую кнопку на пане­ ли инструментов или воспользоваться последовательностью дей­ ствий по меню Файл/Сохранить. Если текст сохраняется первый раз, то файлу, содержащему данный текст, необходимо присво­ ить имя. Для этого выбирается последовательность действий по меню Файл/Сохранить как. После этого необходимо выбрать имя диска, директорию и ввести имя файла. Созданный файл автома­ тически получит расширение doc.

Необходимо обратить внимание на следующее: Word 97 име­ ет кодировку символов, отличную от кодировки, принятой в бо­ лее ранних версиях. Причем возможно прочитать в Word 97 текст, набранный в Word 95/7.0/6.0. Если же текст набран в Word 97, то прочитать его средствами Word 95/7.0/6.0 невозможно.

При работе с одним текстом на машинах с разными версиями офиса целесообразно работать в кодировке Word 95/7.0/6.0, кото­ рая понятна в любой версии. Это необходимо учитывать при со­ хранении текста в Word 97. При первоначальном сохранении тек­ ста необходимо выбрать тип файла Word 6/95.

Если пользователь работает с файлом, созданным некоторое время назад, то, чтобы увидеть его на экране, выбирается после­ довательность действий Файл/Открыть. Появляется меню, ана­ логичное предыдущему, и пользователь выбирает из списка имя требуемого файла, в результате чего этот файл будет загружен.

Текстовый редактор Word обладает широкими возможностя­ ми для печати текстов на принтере. Для печати необходимо выб­ рать последовательность опций Файл/Печать.

Открывающееся меню (рис. 5.13) позволяет:

Рис. 5.13. Окно подготовки печати документа

•задать число копий текста через опцию копий;

•указать - выдать на печать все страницы, только отмечен­ ные, отдельные страницы или последовательности страниц;

•если необходимо распечатать тексты не сразу или на другой машине, то полезно выдать весь текст в специальный файл печа­ ти (Печать в файл). После этой операции можно распечатать дан­ ный файл на любом принтере.

При подключении к ПК нового принтера необходимо провес­ ти определенную работу по настройке редактора на тип этого принтера. В Windows данная работа осуществляется с помощью мастера-установщика принтера.

При печати документа могут возникнуть различные ситуации. В этом случае одно из приложений Windows - Диспетчер печати попросит помощи, выдав на экран соответствующее предупреж­ дение (рис. 5.14). Отметим, что это сообщение может быть в зави­ симости от версии Windows как на русском, так и на английском языке.

Рис. 5.14. Окно предупреждения

Возможна ситуация, когда необходимо прекратить процесс печати. В этом случае при нажатии клавиш [Ctrl]+[Esc] появится меню, как при нажатии клавиши [Пуск].

Выбрав на этом меню Настройка, а затем на появившемся под­ меню Принтеры, можно удалить задание, т. е. прекратить распе­ чатку текста. Отметим, что если не удалить задание, а выклю­ чить принтер, то при последующем его включении печать будет продолжена.

Часто перед печатью потребуется провести некоторую перво­ начальную обработку текста. Например, вставить номера стра­ ниц, дату и время печати и т.д." Такие возможности в редакторе имеются. Для вставки в текст номеров страниц выбираются оп­ ции Вставка/Номера страниц. На экране появится подменю.

Выбор местоположения номера страницы осуществляется с помощью опций Положение (вверху страницы или внизу) и Вы­ равнивание (в правом углу страницы, левом или более сложное расположение нумерации на четной и нечетной страницах). При­ чем в окне Пример видно, в каком месте на странице будет нахо­ диться номер.

224 Глава 5

Текущие дата и время устанавливаются с помощью выбора опций Вставка/Дата и время.

Текстовый редактор Word имеет развитые средства для обме­ на информацией с другими приложениями Windows. Кроме того, в этот текстовый редактор встроены средства, которые позволя­ ют рассматривать данный редактор как небольшую издательскую систему.

Редактор имеет средства для вставки в текст готовых и постав­ ляемых вместе с этим редактором рисунков. Задав последователь­ ность опций Вставка/Рисунок/Картинки (рис. 5.15), можно иметь возможность выбрать любой графический объект, рисунок, зву­ ковой или видеофайлы.

Рис. 5.15. Окно вставки графических объектов

Помимо уже готовых рисунков можно изготовить и поместить в текст любые графические образы. Для этого служит графичес­ кий редактор Paint. Для его вызова необходимо нажать кнопку Пуск на экране, затем в появившихся меню выбрать Программы/

Стандартные/Paint.

Для переноса информации из Paint в текстовый редактор можно воспользоваться буфером обмена Windows. Для этого в графическом редакторе необходимо выделить информацию, ко­ торая должна быть перенесена в текстовый редактор, и помес­ тить ее в буфер операциями Копировать или Вырезать. После этого необходимо вернуться в текстовый редактор, поставить в необходимое место на экране курсор и выбрать Правка/Вста­ вить. Созданный графический образ будет перенесен в тексто­ вый редактор.

Такую возможность - перенос информации через буфер обме­ на из одного приложения в другое имеют все приложения Windows, но надо иметь в виду, что наличие графических образов в тексте уменьшает скорость работы текстового редактора даже для дос­ таточно мощных компьютеров.

Помимо вставки графических объектов, подготовленных с помощью редактора Paint, Word позволяет вставлять в текст элек­ тронную таблицу из пакета Excel 97 и проводить расчеты. После выхода из этого режима в тексте останется таблица Excel, кото­ рая в своих ячейках будет содержать те величины, которые были введены или вычислены.

Кроме таблицы из Excel можно воспользоваться таблицей из редактора, которая представляет собой список, состоящий из строк и колонок. Эта таблица является удобным средством для форма­ тирования текста и позволяет выполнять простые расчеты для числовой информации, введенной в эту таблицу.

Для построения таблицы необходимо установить курсор в то место, где нужно поместить таблицу, и затем выбрать последова­ тельность Таблица/Добавить таблицу.

В появившемся окне надо указать необходимые характерис­ тики таблицы, т.е. число столбцов и строк, после чего на экране появится таблица с заданным числом строк и столбцов. Следую­ щий шаг - внесение информации в таблицу.

Процесс создания таблицы можно ускорить, если воспользо­ ваться кнопкой Добавить таблицу на панели инструментов. Пос­ ле нажатия кнопки появляется решетка, в которой можно задать размер таблицы с помощью мыши.

Появляющаяся таблица разделена на строки и столбцы. Часть таблицы, ограниченная отрезками решетки, называется ячейка-

226 Глава 5

ми. В каждую ячейку может вводиться любая информация. Переход от ячейки к ячейке лучше всего осуществлять клавишей [Tab|.

Все манипуляции с таблицей можно проводить, используя оп­ цию Таблица Главного меню. Изменить ширину ячейки проще всего мышью. Для этого, установив курсор на границу между ко­ лонками (курсор изменит свою форму), надо зафиксировать (на­ жать) левую кнопку мыши и перемещать курсор, увеличивая ши­ рину ячейки.

После заполнения колонки необходимо обозначить границы таблицы, линии, ограничивающие ячейки, и т.д. Для этого следу­ ет выделить часть таблицы, в которой нужны ограничительные линии, и воспользоваться кнопками, которые дают все возмож­ ные комбинации ограничений.

Более тонкую настройку таблицы необходимо проводить че­ рез опцию Таблица Главного меню. В этой опции можно зада­ вать разный размер колонок, ставить между ними разделители (опция Добавить таблицу подменю) и делать многое другое.

Полезная особенность редактора Word - возможность делать колонки. Обычно такое требование предъявляют к настольным издательским системам. По сравнению с издательскими система­ ми Word менее приспособлен для таких действий, однако имею­ щихся в нем возможностей вполне достаточно для пользователя непрофессионала-редактора.

Если текст уже набран, редактор позволит переформатировать его в колонки. Существует и возможность сразу набирать текст в колонках. Причем число колонок также может задаваться.

Чтобы разбить текст на колонки, необходимо предпринять следующие действия: нажать кнопку Колонки и на появившейся решетке мышью задать число колонок, подведя к ним курсор мыши и зафиксировав левую кнопку.

Полезные возможности предоставляет выбор последователь­ ности опций Формат/Граница и Заливка. После выбора данной последовательности опций появится подменю (рис. 5.16).

В этом подменю можно выбрать то обрамление отмечен­ ного куска текста, которое требуется. Выбрав закладку Залив­ ка, можно дать фон любой интенсивности для этого же куска текста.

Рис. 5.16. Окно для задания обрамления и заполнения

При работе с большим количеством текстов поиск конкрет­ ного текста становится проблемой. Это связано с тем, что по­ иск текста (файла) происходит по имени, а помнить большое число имен файлов трудно, однако существует удобное сред­ ство поиска требуемого файла. Для этого выбирается последо­ вательность Пуск/Найти/Файлы и папки, после чего появляется окно (рис. 5.17).

В данном окне необходимо указать известные параметры фай­ ла, который требуется найти.

Иногда при подготовке текста необходимо создавать и встав­ лять в него рисунки и схемы, подготовленные автором текста. Для

Рис. 5.17. Окно поиска

этого служит специальная панель инструментов на экране редак­ тора, которая содержит клавиши, вызывающие соответствующие функции. Если такая панель отсутствует, то необходимо набрать последовательность опций Вид/Панели инструментов и на появив­ шемся меню выбрать бокс Рисование. После этого, используя кноп­ ки-инструменты, можно формировать произвольный рисунок.

Конечно, возможности Word не ограничиваются отмеченны­ ми выше, а значительно шире. В частности, редакторы позволя­ ют оформлять текстовые фрагменты в виде списков; оформлять сноски; создавать автоматически оглавления; использовать сти­ ли и шаблоны для оформления документов; автоматически про­ верять орфографию и многое другое.

5.4. ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ

Большинство задач, решаемых в системах организационноэкономического управления, связано с обработкой больших объе­ мов информации, интеграцией данных разных форм и докумен­ тов, использованием графической интерпретации данных в виде диаграмм и графиков, необходимостью группировки и сортиров-

ки данных по разным показателям, проведением анализа данных для дальнейшего принятия решения, а также выводом на печать большого количества отчетных форм. Все эти задачи можно ус­ пешно решить, не владея при этом специальными знаниями в об­ ласти программирования, применив в работе табличные процес­ соры (электронные таблицы).

В MS Office средством для создания электронных таблиц явля­ ется табличный процессор Excel. На сегодняшний день наиболее популярны версии Excel 7.0, Excel 97 для Windows 95/98/NT), выш­ ла в свет версия Excel 2000, а также электронные таблицы Quattro Pro фирмы Novell и Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development. Все они работают в среде Windows и выполняют принципиально одни и те же функции с некоторыми различиями в их реализации.

Ниже рассматриваются русскоязычная (локализованная) вер­ сия Excel 97 и некоторые новшества, появившиеся в Excel 2000.

Для нормальной работы пакета Microsoft Excel 97 требуются: компьютер с процессором не ниже Intel 486; операционная систе­ ма Windows 95, Windows 98 или Windows NT; 6 Мбайт оператив­ ной памяти; 18 Мбайт свободного пространства на жестком дис­ ке; мышь.

В случае установки версии Excel 2000 минимальные требова­ ния к компьютеру несколько выше: процессор Pentium II/III, ОС Windows 95/98/NT, 16 Мбайт оперативной памяти, видеоадаптер SVGA, мышь, CD-ROM.

При этом чем больше объем оперативной памяти, тем выше быстродействие программы.

Excel представляет собой обычное окно в Windows, которое обладает всеми его свойствами, а именно: состоит из рамок, сис­ темного меню, заголовка окна, кнопок изменения размеров окна, строки меню, рабочего поля, курсора мыши (рис. 5.18).

Окно Excel состоит из двух вложенных друг в друга окон. Внеш­ нее - это программное окно Excel, внутреннее окно - это рабочая страница.

Рабочая страница представлена, как правило, в виде табли­ цы, разграфленной на столбцы и строки. Столбцы обозначены буквами, строки - цифрами. Клетки, из которых состоят элект­ ронные таблицы, называются ячейками, в них помещают текст, числа, формулы и функции.

Существенным элементом программного окна являются па­ нели инструментов, которые используются для ускорения вызова наиболее часто используемых процедур.