3. Проведение необходимых корректирующих мероприятий
После получения результатов контроля менеджеры могут действовать тремя способами:
ничего не предпринимать. Если система контроля показывает, что все параметры находятся в рамках допустимых отклонений, то никаких корректирующих мероприятий не требуется;
устранить отклонение. Смысл корректировки состоит в том, чтобы понять причины отклонений и добиться возвращение процесса деятельности в запланированное русло. Самые простые отклонения (обычно технического характера), которые не затрагивают базовых принципов организации, могут быть устранены чисто техническими мероприятиями. Но существуют взаимосвязанные явления, и тогда недостаточно корректировать только один или группу параметров, необходимо вносить системную корректировку;
пересмотреть стандарт. Не всегда необходимо сразу корректировать организацию по результату деятельности. Иногда требуется обратить внимание на стандарт. Иногда стандарты могут быть нереалистичными, а иногда их вообще трудно точно установить (как в случае установления плановых показателей реализации на длительный период).
При проведении процедуры контроля менеджеры не должны упускать из виду человеческий фактор. С одной стороны, неотвратимость контроля заставляет человека работать более ответственно, но, с другой стороны, могут появляться негативные последствия, особенно если система контроля ставит исполнителя в очень жесткие рамки. Это выражается в том, что подчиненные начинают делать не то, что надо, а то, что хочет видеть начальник. Такое поведение получило название ориентированного на контроль. Так, например, если работа агента по сбыту оценивается только по объему реализации, то он начнет агрессивно "всучивать" товар потребителям, не задумываясь о том, что так можно быстро насытить рынок, и дальнейшая деятельность организации может просто остановиться. Другой негативный фактор заключается в том, что сотрудники начинают манипулировать информацией в свою пользу и тем самым обесценивать всю процедуру контроля.
Рекомендации науки по осуществлению эффективного контроля:
устанавливать осмысленные, понятные для исполнителя стандарты;
не устанавливать необъективных двойных стандартов;
поддерживать взаимосвязь между начальником и подчиненным - не только говорить, но и слушать;
избегать чрезмерного контроля;
устанавливать справедливые вознаграждения за достижение стандарта.
44. Регулирование – управление по отклонениям
Управление по отклонениям получило на западных фирмах довольно широкое распространение. Суть его состоит в том, что все цели, стоящие перед организацией и ее подразделениями, отраженные в планах или существующие самостоятельно, формализуются в систему нормативов, отклонения от которых, выявленные в результате контроля, служат основой для принятия решений. Возникающие отклонения могут быть разными по масштабам и последствиям. Незначительные отклонения могут исправляться самостоятельно, не ставя в известность руководство, существенные отклонения создают опасность для функционирования и развития организации или подразделения и поэтому руководству необходимо принимать соответствующие меры. Эти меры определяются после классификации отклонений по качественным и количественным параметрам, срокам, причинам возникновения, степени опасности с определением критических значений.
Управление по отклонениям используется для обучения подчиненных, расширения их кругозора, овладения новыми направлениями деятельности, подготовки к занятию более высоких должностей в будущем.
Однако управление по отклонениям имеет и негативные стороны, а именно, оно культивирует формализованный подход к делу, оценке ситуации и принятию решений. Внедрение управления по отклонениям требует создания специальной системы учёта отклонений и оповещения о них руководителей. Это ведет к дальнейшей бюрократизации управленческого процесса, усыпляет бдительность, особенно в отношении незначительных на первый взгляд отклонений, которые в будущем могут иметь неблагоприятные последствия.
Плановый контроль является основой управления по отклонениям. При таком управлении все цели, стоящие перед организацией, содержащиеся в планах, оформлены в виде системы нормативов, отклонение от которых, выявленные в результате контроля, служит основой для принятия управленческого решения. Основные причины отклонений от нормативов – это непредвиденные ситуации, возникающие при выполнении плана; небрежность и усталость исполнителей; их некомпетентность, недобросовестность и злоупотребление. Отклонения от нормативов могут быть различными по масштабам и последствиям. Если они незначительны – подчиненный сам может исправить положение, не информируя об этом начальника. При значительных отклонениях менеджер берет ситуацию под собственный контроль. Для того, чтобы правильно определить момент для вмешательства менеджера, отклонения классифицируют по качественным и количественным параметрам, по срокам, по причинам возникновения и по степени опасности. Руководитель обычно полагается на опыт и способности исполнителя – это экономит его время и дает подчиненному простор для самостоятельного творчества. Часть своих полномочий по принятию менее важных решений он передает подчиненному, наблюдает за его действиями и, при необходимости, поправляет. Чтобы такая система была эффективной, менеджер должен доверять подчиненному, своевременно поощрять за успехи и пресекать попытки переложить ответственность на не него за ошибки. Управление по отклонениям может выдавать негативные последствия: 1. Вырабатывает у менеджера и подчиненного слишком формализованный подход к делу, к оценке ситуации и принятию решений. 2. При нехватке информации, при нестандартных ситуациях могут возникнуть серьезные проблемы в психологическом поведении персонала. Внедрение такой системы контроля требует создания специальной системы учета отклонений и информирования о них менеджера.
Рассмотрим основные компоненты управления по отклонениям:
Измерение – это оценка, часто количественная, различных видов деятельности, которой руководитель занимался в прошлом или выполняет теперь. Без подобной оценки невозможно выявление исключений, требующих вмешательств.
Прогноз – это анализ полученных при измерении оценок, основанный на понимании задач развития организации и экстраполяции выявленных тенденций на будущее.
Отбор – обеспечение знания критериев, которыми следует руководствоваться управленческому персоналу при достижении стоящих перед организацией целей.
Наблюдение – стадия оценки ситуации, которая дает руководителю сведения о текущем состоянии дел.
Сравнение – фактическое состояние дел сравнивается с плановым, выделяются отклонения от нормы, требующие внимания и доводятся до соответствующего уровня руководства.
6. Принятие решения – осуществление действий, необходимых для того, чтобы:
во-первых, восстановить контроль хода событий,
во-вторых, скорректировать нормативы оценки деловой информации в соответствии с изменившейся обстановкой,
в-третьих, использовать открывшиеся возможности.