12. Служебный документ. Общие и специфические функции

документа

Документ - зафиксированное на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Общие: - информационная (любой документ создается для сохранения информации); - социальная (документ является социально-значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью) - коммуникативная (документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры в частности между учреждениями); - культурная (документ - средство закрепления и передачи культурных традиций). Специфические: - управленческая (документ является инструментом управления) - правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе) - функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества).

13. Документирование

Процесс создания документа. Классификация документа. Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Создание документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях. Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.

Системы документирования:- административная;- статистическая;- коммерческая и др. Административная система документирования по видам документов делится на: 1. организационно-распределительную (ОРД): 1.1. положения, 1.2. уставы, 1.3. инструкции, 1.4. приказы, 1.5. решения, 1.6. протоколы; 2. справочно-информационную: 2.1. письма, 2.2. телеграммы, 2.3. телефонограммы, 2.4. докладные записки, 2.5. справки, 2.6. акты; 3. по личному составу: 3.1. приказы, 3.2. личные дела, 3.3. заявления, 3.4. трудовые книжки, 3.5. характеристики, 3.6. договоры и т.д.

14. Реквизиты, требование к их оформлению. Формуляр документа

Реквизит - обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись). Современные требования к оформлению организационной распорядительной документации (ОРД) зафиксированы в ГОСТ Р6.30-97. Формуляр - совокупность реквизитов документов и схема их расположения на документе. При составлении документов используются следующий состав реквизитов: 01 - герб РФ 02 - герб субъекта РФ 03 - эмблема организации или товарный знак 04 - код организации 05 - код формы документа 06 - наименование организации 07 - справочные данные об организации 08 - наименование вида документа 09 - дата документа 10 - регистрационный номер документа 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа 12 - место составления или издания документа 13 - гриф ограничения доступа к документу 14 - адресат 15 - гриф утверждения документа 16 - резолюция 17 - заголовок к тексту 18 - отметка о контроле 19 - текст документа 20 - отметка о наличии приложения 21 - подпись 22 - гриф согласования документа 23 - визы согласования документа 24 - печать 25 - отметка о замирении копии 26 - отметка об исполнителе 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело 28 - отметка о поступлении документа в организацию 29 - отметка для автоматического поиска документа.