Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Госы 2013.docx
Скачиваний:
36
Добавлен:
02.05.2015
Размер:
505.85 Кб
Скачать

3. Документооборот в организации: параметры, пути совершенствования,

технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами

Из отдельных документов, образующихся в процессе деятельности предприятия, складывается система документации, характерная для данного предприятия.

Документооборот включает комплекс работ с готовыми документами с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.

Документооборот включает комплекс работ с готовыми документами: прием, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, хранение и использование документации, движение документной информации по инстанциям.

Основные принципы документооборота:

  • оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени;

  • максимальное сокращение инстанций прохождения док-тов;

  • исключение или максимальное ограничение возвратных движений док-тов;

  • максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки – каждое перемещение документа должно быть оправданным;

  • возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Таким образом, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении док-тов и однократность их обработки.

Параметры документооборота:

  • разделение на документопотоки;

  • маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

  • периодичность (стадии документооборота);

  • направленность движения.

Документооборот включает несколько потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Различают по направлению:

  • горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня;

  • вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней (руководящий орган власти и подчиненные ему предприятия).

По отношению к управленческому объекту:

  • входящий – док-ты вышестоящих орг-ций, директивные док-ты, органов власти и упр-ния – указы, законы, док-ты подвед. орг-ций – отчеты, письма и др., док-ты несоподчиненных орг-ций – письма, договоры, счета, заявки и др.;

  • исходящий – док-ты, создаваемые в орг-ции и отправляемые за ее пределы (инициативные и ответные). В исх. документопотоке выделяется группа распорядит. док-тов (в подвед. орг-ции) и информационных – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры и др.;

  • внутренний – док-ты, создаваемые в орг-ции, не выходящие за ее пределы (орг. док-ты, распордит. док-ты, протоколы, акты, плановые и отчетные док-ты).

Порядок движения док-тов в орг-циях закрепляется в схемах прохождения док-тов, которые разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководством орг-ции. При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быт включены вычислительные центры и все пункты обработки док-тов с помощью средств выч. техники.

В последнее 10-летие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами. Управленческий персонал сам изготавливает док-ты, т.е. являются непосредственными участниками документооборота. Некоторые подразделения работают с собств. системами : 1С Бухгалтерия, 1С Кадры, торговые, банковские системы и т.д.

Организация документооборота в условиях применения средств ВТ должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки док-тов с возможностями этих средств.

Информационно-поисковая система по док-м орг-ции (ИПС). В орг-циях создаются ИПС ручного типа, механизированные и автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование док-тов, инф.-поиск. массивы (картотеки, массивы на машинных носителях), оперативное хранение док-тов.

Создается база данных, дающая возможность вести регистрацию, справочно-информационную работу по док-м. Совр. системы упр-ния базами данных (СУБД) позволяют составлять запросы и получать ответы по любой комбинации данных, включенных в регистр. карточку док-та. Аналогично происходит поиск док-тов: вхд. №, дата поступ-я и др. Расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных: к рег. карточке автоматически прикрепляется файл с текстом самого док-та (по факсу, сканированием, с пом-ю текстового редактора и т.д.

Системы автоматизированного делопроизводства позволяют осуществлять автоматическую регистрацию одновременно с первичным сохранением. Журнальная, карточная система регистрации сменил электронный вариант картотек – базы данных.

Осн. принципом регистрации считалась однократность. Сегодня при наличии локальной сети, объединяющее компьютеры организации, регистрация может вестись децентрализовано по месту получения (отправки) док-тов с передачей информации о регистрируемых док-тах в центральную базу данных. Регистрация проводится путем заполнения рег. карточки на компьютере и перенесения рег. номера на сам док-т в штамп с отметкой о получении док-та. В дальнейшем базы данных пополняются и корректируются. Затратив один раз время на создание эл. док-тов, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Существует целый ряд готовых программ для рег-ции док-тов и контроля исполнения, работающих в DOS, Windows. Может быть разработана в индивидуальном порядке на базе программ СУБД типа MS Access.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ, ориентированной на автоматизацию документирования и документооборота на базе новых информац. технологий (совр. текст. редакторы, Эл. почта и т.д.).

Пути совершенствования направлены на распространение технологий документооборота не только орг.-расп. док-тов, но на более широкий круг док-в (в идеале – на все док-ты орг-ции).

Введение компьютеризованных систем обеспечивает сбор и хранение данных о всех док-тах орг-ции, позволяет осуществлять контроль и вести инф-справоч. работу, составлять при необходимости опись док-тов и дел пост. хранения.

Правильная организация документооборота считается одним из важнейших критериев успешного бизнеса.

ПСИХОДИАГНОСТИКА

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Оставленные комментарии видны всем.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]