1.4 Постановка задачи.

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи.

Назначением реализации проекта “ АРМ менеджера по закупкам - продажам” является решение следующих задач:

· Хранить и оперативно отслеживать информацию о материалах поступающих на склад и выходящих от туда;

· Формирования остатка на складе;

· Расчет нормативного запаса и планирование потребностей в материалах на определенный период;

Цель разработанной системы заключается в устранении недостатков, которые были отмечены ранее. Достижение этой цели обеспечит решение следующих задач:

· Повышение оперативности в работе;

· Обеспечение простоты и удобства расчетов;

· Уменьшение ошибок при учете материалов на складе и подсчете финансовых результатов;

· Повышение степени достоверности информации;

· Уменьшение трудовых затрат на обработку информации;

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на эвм.

Использование ЭВМ для организации решения задачи позволит решить следующие задачи:

· изменения в функциях подразделения связанных с работой с входной и выходной информации. Возможность заполнения справочников товаров из внешних источников (Microsoft Excel),а так же стандартный ручной ввод. Обработка информации будет упрощена, учитывая практику работы с другими программными продуктами (возможность работы с жесткими и гибкими заказами, автоматическое формирование расходных накладных по отгруженным товарам, резервирование товара для клиента).

· источники поступления информации, основой для получения будут данные сформированные из второй части проекта, а так же внешние источники, как в бумажном, так и в электронном виде. Периодичность поступления информации для менеджера будет зависеть от пользователя.

· порядок ввода первичной информации организован следующим образом. Сначала идет заполнения справочников контрагентов, товаров, складов (возможность их заполнения в процессе создания результативных документов).

· краткая характеристика результатов, в процессе деятельности организации формируются следующие документы: расходная накладная, приходная накладная, накладная перемещения, отчет по остаткам товара на складе, отчет о продажах.

· периодичность решения задачи зависит от ее типа. Задачи формирования некоторых документов происходит автоматически.

В проектируемом приложении каждая из представленных функций реализована соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Реализация проекта на ЭВМ позволило ограничить пользователя от ошибки ввода, снабдив весь путь создания или получения документа контекстными подсказками.

Результатом будет программа с минимальным набором процедур для обслуживания АРМ менеджера по продажам.

Разработка пользовательского интерфейса состоит из проектирования панелей и диалога. Панель приложения разделена на три части: меню действий, тело панели и область функциональных клавиш.

1.5. Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования.

В настоящее практически нет такого предприятия, система обработки данных которого существовала бы без компьютерных технологий. Использование в работе ВТ дает широкие возможности для автоматизации учета и обработки первичной информации.

Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур обработки данных. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

· Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях;

· Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме;

· Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода;

· Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета;

· Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций;

По данным СМИ, не менее половины российских предприятий ведут учет с помощью компьютеров. Некоторые считают, что реальная доля автоматизированных бухгалтерий достигает 70% .

Ежедневное реформирование экономики, законы, вводимые задним числом, и прочие спартанские условия привели к тому, что бухгалтерские программы российских разработчиков стали превосходить зарубежные аналоги. В этом секторе рынка доля импортозамещения достигает 95%.

Главные преимущества российских разработок — их гибкость, приспособленность к местным особенностям учета в сочетании с высоким уровнем обслуживания.

Поэтому в большинстве городов сегодня продаются программы «1С:Торговля и склад», «Парус», «Галактика». В ходе опросов часто называют также «Олинкс», «Экософт» и некоторые другие. Количество пользователей этих программ варьирует от 15000 до 300000. Рассмотрим более подробно некоторые из этих программ.

1С: ”Торговля и cклад”

Представляет собой компоненту "Оперативный учет" системы "1С:Предприятие" с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли. Компонента "Оперативный учет" предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Она может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами "1С:Предприятия".

"1С: Торговля и склад" автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия.

Типовая конфигурация позволяет:

· Вести раздельный управленческий и финансовый учет;

· Вести учет от имени нескольких юридических лиц ;

· · Вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней) ;

· Вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;

· Оформлять закупку и продажу товаров;

· Производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;

· Вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;

· Формировать необходимые первичные документы;

· Оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок, вести количественный учет в разрезе номеров ГТД;

· Выполнять резервирование товаров и контроль оплаты ;

· Вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;

· Вести учет товарных кредитов и контроль их погашения ;

· Вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату.

"1С:Торговля и склад" обеспечивает работу с торговым оборудованием: контрольно-кассовыми машинами, чековыми принтерами, сканерами и принтерами штрих -кодов, электронными весами, терминалами сбора данных, дисплеями покупателя и другими видами оборудования. "Интеллектуальное" взаимодействие с торговым оборудованием позволяет, например, заполнять документы путем считывания штрих -кодов товаров сканером.

 ПАРУС: “Реализация и Склад”

Включает в себя следующий функционал:

· Поддержка оптовой продажи любых видов товаров и услуг;

· Поддержка мультивалютных операций;

· Автоматическое заполнение журналов;

· Работа с лицевыми счетами контрагентов;

· Формирование цен реализации;

· Ведение журнала платежей.

· Учет товаров в натуральном и стоимостном выражении с момента его поступления до продажи и списания (учет наличия, перемещения, списания, ведение сопроводительной документации) вне зависимости от его местонахождения (на складах, в торговых залах, в отделах);

· Партионный учет;

· Ведение журнала товарных запасов;

· Резервирование товара;

· Поддержка комплектования или разукомплектования товаров;

· Получение полной отчетности по складу;

· Прямая обработка складских операций в бухгалтерской подсистеме.

 В заключение следует сказать, что благодаря интеграции системы ПАРУС-Предприятие 7.20 с популярными приложениями MS Word и Excel, а также профессиональным генератором отчетов Seagate Crystal Report, вы имеете возможность готовить любую нормативную и ненормативную отчетность в положенный срок.

Система предназначена для хозрасчетных предприятий различной отраслевой принадлежности (торговли, сферы услуг, рекламы и СМИ, общественного питания, туризма, иностранных компаний и других). Это простая, удобная, но в тоже время мощная полнофункциональная система, позволяющая автоматизировать бухгалтерский, налоговый, складской учет, задачи логистики, а также управление реализацией товаров и услуг.

ГАЛАКТИКА: “Складской учет”

 Складской учет (Мат.ценности) предназначен для управления размещением и хранением материальных запасов. Его функции ориентированы, в первую очередь, на работников складского хозяйства и бухгалтерии, а отчеты будут полезны всем специалистам, решающим задачи логистики.

Модуль решает следующие задачи:

· Приемка товаров по накладным с автоматизированным распределением по складам и формированием приходных складских ордеров. Контроль соответствия накладных и ордеров;

· Распределение поступивших МЦ по ячейкам хранения, в том числе в пакетном режиме;

· Организация внутрискладского перемещения, в том числе в подразделения розничной торговли и при переводе МЦ в основные средства;

· Формирование расходных складских ордеров при отпуске МЦ;

· Проведение инвентаризации и учет выявленных несоответствий путем формирования актов о недостаче, об излишках, на пересортицу.

Модуль обеспечивает динамический пересчет складских остатков и поддерживает несколько методик списания МЦ. Для удобства отборки товаров из мест хранения и последующего формирования сопроводительных документов на отпуск предусмотрены операции комплектования (разукомплектования) и пакетирования (распакетирования).

Слежение за доставкой грузов получателю осуществляется путем формирования транзитных накладных по маршруту движения.

Акт передачи оборудования в монтаж предназначен для оформления отпуска МЦ со склада для нужд капитального строительства.

В модуле присутствует механизм передачи МЦ в ОС (основные средства). Передача в ОС осуществляется одновременно с нескольких разрезов хранения и МОЛ.

Для контроля запасов МЦ предназначены функции формирования ведомостей дефицитов и сверхнормативов. Реализованы алгоритмы расчета текущих и сезонных сверхнормативов, а также прогнозирование дефицитов с учетом динамики продаж за период.

Помимо традиционного набора отчетов, в модуль включена универсальная складская ведомость — средство для проектирования и формирования произвольных складских отчетов, а также отчет по проводкам, сформированным ко всем накладным и актам всех видов, обрабатываемых модулем.

ЭкоСофт: “Складской учет’’

Подсистема выполняет функцию организации учета материальных запасов на предприятии и автоматизации получения данных для повседневного текущего руководства и управления предприятием.

В системе можно реализовать:

· Складской учет, основанный на стандартных документах и процедурах, имеющихся в программе;

· Собственный учет любых объектов;

· Учет товарно-материальных ценностей на складах ведется в разрезе партий;

· Характеристики партии определяются администратором системы.

Функциональность подсистемы позволяет:

· Регистрировать движение (приход, реализация, перемещение, списание) и распределение материальных ценностей между складами, внутри склада между материально- ответственными лицами в разрезе элементов аналитического учета и счетов бухгалтерского учета;

· Выписывать счета на предоплату и вести учет доверенностей;

· Обеспечивать механизм подсчета и контроля остатков материальных ценностей в разрезе элементов аналитического учета и счетов бухгалтерского учета в реальном режиме времени;

· Проводить инвентаризации, формировать сличительную ведомость по итогам инвентаризации.

· Формировать ведомость наличия и ведомость движения на любую дату в разрезах: склад, МОЛ, партия материала;

· Формировать товарные отчеты на основании данных о перемещении товаров;

· Формировать отчеты о товарных запасах (по складам, по товарам, группам товаров, партиям, модификациям и т.п.);

· Cоздавать различные аналитические отчеты.

На основе первичных документов строятся динамические отчеты: карточка складского учета, анализ движения и остатков в разрезе складов и балансовых счетов и т.д., а также автоматически генерируются бухгалтерские проводки и экспортируются в подсистему "Баланс предприятия".

Подсистема управления складскими операциями тесно связана с бухгалтерским учетом. После создания всех первичных документов: приходных, расходных складских ордеров, документов на внутренне перемещение они становятся доступны бухгалтерам, которые при поступлении первичных документов к ним на обработку проверяют правильность заполнения документа, выбирают типовую хозяйственную операцию и проводки автоматически выкачиваются в книгу хозяйственных операций.

Снабжение

Представляет собой надстройку над подсистемой «Складской учет». Подсистема предназначена для оформления приходных накладных и требований на отпуск, которые совмещены с бухгалтерскими накладными. При передаче документов в бухгалтерию осуществляется проверка правильности оформления накладных, проставляются фактически отпущенное количество, бухгалтерские счета. Реализован автоматический экспорт проводок в баланс.

 Сбыт

В системе «ЭкоСофт» реализованы отраслевые решения для пищевой, нефтеперерабатывающей, газовой, строительной отрасли.

Функциональность подсистемы позволяет:

· регистрировать договора на отгрузку продукции;

· регистрировать заявки от клиентов;

· выписывать распоряжения на отгрузку продукции;

· обеспечивать ведение прайс-листа;

· обеспечивать количественный учет на складах (регистрировать приход и отпуск продукции со складов в разрезе спецификаций).

В ней отражена вся цепочка документов при реализации товаров - договора, письма, прейскуранты, распоряжения на отгрузку, отгрузки, счета-фактуры, поступления средств, акты взаимозачета.

Данные о перечислениях денежных средств, передаче ценных бумаг, взаимозачетах и других способах расчетов с покупателями вводятся по каждой счет-фактуре. Таким образом, подсистема обеспечивает учет реализации готовой продукции и расчетов с покупателями в разрезе договоров и конкретных счетов-фактур.

В подсистеме предусмотрена возможность распределения фактической себестоимости по партиям выпущенной готовой продукции.

Реализация готовой продукции

Подсистема предназначена для учета движения готовой продукции от выхода из производственного цеха до пунктов реализации. В зависимости от специфики проекта подсистема может корректироваться. Возможна передача продукции как на реализацию, так и за наличный расчет. Разработаны следующие функции:

Приход продукции из производственного цеха;

Ведение прайс-листа на основе складских остатков и новых поступлений материалов. Предусмотрены возможности ведения нескольких цен и их вычисления по формулам.;

Прием заявок в реальном режиме времени с учетом сроков, суммы дебиторской задолженности и суммой кредита покупателя с возможностью получения «Акта сверки» на текущий момент. Прием заявок ведется по договорам, заключенным договорным отделом;

Формирование накладных на основе заявок с учетом фактических остатков на складе готовой продукции;

Подготовка маршрутных листов;

Учет разовых и накопительных скидок покупателям, ведение специальных цен, как на отдельные позиции, так и группы товаров.

В некоторых проектах подсистема дополнена следующими функциями:

Приход продукции от поставщиков - В приходной накладной также указываются отпускные цены на товары, которые в дальнейшем попадают в прайс-лист;

Ведение прайс-листа - вся информация в прайс-лист загружается непосредственно с приходных документов, после определения цен экономическим отделом. Реализованы функции резервирования товара, разрешения или запрета отпуска товаров, печати прайс-листа, ведения различных цен (оптовых, розничных, цен с отсрочкой платежа и т.д.);

Переоценка товаров - под переоценкой товаров в данном контексте понимается как реальная переоценка товара, т.е. изменение учетной стоимости товара, так и разбивка или укрупнение партий, изменение отпускных цен на товары.

Учет договоров

Подсистема позволяет осуществлять учет, планирование и контроль исполнения договорных обязательств и обеспечивает:

· Ведение всех возможных типов договоров - в процессе создания все финансовые и отгрузочные документы регистрируются по договорам;

· Регистрацию договоров с контрагентами;

· Отслеживание задолженности покупателей и ведение реестра должников в разрезе договоров;

· Ведение базы данных покупателей и поставщиков.

Различные анализы позволяют отслеживать договора по срокам исполнения, видам договоров, оплате и др.

Модуль предоставляет возможность формировать отчеты:

Реестр договоров по дате , по номеру, по организации, по видам расчета, отражающий количество договоров, суммы, состояние (в разрезе подразделений, видов выполненных работ, по контрагентам и т.д.

Реестр дебиторов и кредиторов в разрезе договоров, сроков возникновения задолженности и дат возникновения задолженности.

ОЛНИКС: “Складской учет”

Подсистема “Складской учет” представляет собой универсальное автоматизированное рабочее место кладовщика, бухгалтера по учету ТМЦ, сотрудника отдела маркетинга и сбыта. Система позволяет вести учет наличия и движения товарно-материальных ценностей по местам хранения, материальноответственным лицам и в целом по организации.

Решаемые задачи:

· Обработка документов по приходу (приходный ордер, товарно-транспортная накладная);

· Ведение карточек складского учета;

· Формирование и печать счетов на оплату;

· Формирование и печать накладных на отпуск;

· Ввод документов по внутренним перемещениям;

· Формирование накладной на отпуск из счетов на оплату;

· Ведение базы данных по планируемым поставкам и счетам-заказам;

· Формирование счетов на оплату из счетов-заказов;

· Бронирование товара на складе;

· Получение остатков товарно-материальных ценностей с учетом брони и планируемых поставок;

· Гибкая настройка налоговых ставок по различным группам товаров;

· Учет специфических особенностей расфасовки готовой продукции;

· Расчет учетных цен методами FIFO, LIFO, средневзвешенной цены;

· Получение оборотной ведомости по месту хранения, материальноответственному лицу и в целом по организации;

· Формирование и печать материального отчета;

· Получение справок по приходу и расходу;

· Отнесение затрат и издержек обращения на объекты и шифры аналитического учета;

· Получение информации по остаткам товаров на складах на каждый день;

· Получение выходных форм отчетности по субсчетам и группам товарно-материальных ценностей;

· Получение выходных форм отчетности за отчетный месяц и заданный период.

· Печать прайс-листа;

· Формирование счетов на оплату и накладных на отпуск за другую организацию;

· Разделение прав доступа пользователей к функциональным разделам системы;

· Предупреждение несанкционированного доступа к закрытому отчетному периоду.

Исходя из вышеизложенных фактов можно сказать, что существующие программные продукты, либо недоступны для использования, либо малофункциональны, либо затраты на их приобретение окупятся через пару лет, что не очень эффективно для конкретной фирмы. И решение создать новую программу собственными силами, которая бы отвечала всем запросам организации, будет наилучшим вариантом для решения поставленных задач.