12.2. Организация Организация как функция управления

Организация – процесс создания таких связей в структуре предприятия, которые дают работникам возможность эффективно взаимодействовать и достигать поставленных целей.

Выделяют внутриорганизационное взаимодействие и взаимодействие с внешней средой, что предполагает ролевое функционирование предприятия, то есть выполнение определенных видов работы и распределение задач между исполнителями. В зависимости от объемов и сложности управления организацией выделяют шесть стадий этого процесса.

Первая стадия. Объем управления невелик, сложность управленческих действий невысокая, управляет тот же работник, который выполняет производственные функции (бригадир, глава семейного предприятия).

Вторая стадия. Объем управленческой работы требует внимания специального работника, освобожденного от производственных функций (например, начальника участка, мастера, руководителя малого предприятия).

Третья стадия. Объем работы по управлению возрастает настолько, что возникает необходимость координации деятельности специальных работников, возникает линейная иерархия (например, над группой мастеров появляется начальник цеха).

Четвертая стадия. Дальнейший рост объемов и сложность управленческой работы требует специализации управленческих работников на выполнении отдельных функций, в управлении появляются специалисты: плановики, учетчики, контролеры.

Пятая стадия. Объем работы по общим функциям и число сотрудников, занятых специальными работами, увеличивается и требуется координации усилий. Появляется необходимость в начальнике специалистов (например, главном бухгалтере).

Шестая стадия. Развитие управленческой деятельности приводит к необходимости объединения функциональной и линейной иерархий под общим руководством. Руководство становится специализированным видом деятельности (директор предприятия).

Все эти стадии существуют одновременно и имеют вполне определенное организационное оформление в виде различных должностей и структурных подразделений.

Получение организацией определенного результата зависит от многих факторов, где одним из ведущих является выполняемая работа, проектирование и выполнениекоторой предполагает сочетание определенныхэлементов:

1) Анализ работы:

- содержание работы представляет совокупность действий, которые должны быть выполнены и включает описание методов и используемых операций, оборудования, продукта и пр.;

- требования к работе отражают необходимые для ее выполнения качества сотрудника (навыки, способности, образование и пр.);

- контекст работы составляют внешние по отношению к работе факторы физического, социального и другого характера, описывающие условия, в которых она должны выполняться, а также права и ответственность сотрудника.

2)На основе анализа определяютсяпараметры работы:

- масштаб работы представляет количество задач или операций, которые сотрудник должен выполнить;

- сложность отражает степень самостоятельности в принятии решений и степень владения процессом. На практике сложность зависит также от личностных характеристик исполнителя и делегированных ему прав и ответственности;

- отношения по работе подразумевают установление межличностных связей между исполнителем и другими работниками как по поводу самой работы, так и в связи с другими процессами в организации.

3) Восприятие работы исполнителем – характеризуется пониманием им работы, что определяется его личными качествами, потребностями, интересами, социальной средой и пр. Основными характеристиками степени восприятия работы являются ее разнообразие, автономность, законченность, результативность и пр.

4) Технология работы – совокупность действий, знаний, методов и физических предметов, используемых для получения результата. Информирование работника о том, когда и где должна выполняться работа, определяет степень свободы в принятии им решения о начале и месте работы. Информирование о том, как должна выполняться работа, определяет степень свободы в выборе средств достижения результата.

Помимо этого технология выполнения работы определяется взаимозависимостью всех работ в организации (степень взаимодействия между работниками, обеспечивающее выполнение поставленных перед ними задач). Существует четыре типа взаимозависимости работ: складывающаяся – отсутствие взаимодействия (например, рассылка информационных писем клиентам); последовательная – предполагает, что прежде чем работник приступит к работе, другой должен выполнить ряд операций (например, сборка автомобилей); связанная – конец работы одного является началом работы другого и наоборот (например, хирург с ассистентами во время операции); групповая – одновременное участие сторон (например, принятие групповых решений).

5) Ротация работы (предполагает перемещение работника с одной работы на другую и предоставление ему возможности выполнять все более разнообразные функции) или обогащение работы (добавление к выполняемой работе функций или задач, позволяющих повысить ответственность исполнителя за процесс и результаты своей деятельности).

6) Результат работы – в конечном итоге отражается на общем состоянии системы (коллектива, подразделения, организации) и степени достижения ею поставленных целей.

Для правильной организации работ на предприятии необходимо установить прочные связи между отдельными подразделениями и лицами. Выделяют следующие типы организационных связей.

1) Вертикальные связи соединяют иерархические уровни, действуют постоянно, служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, отражают распределение полномочий. Горизонтальные устанавливаются между двумя или более равными по статусу частями организации или членами ее и способствуют взаимодействию работников, развивают их самостоятельность, инициативу, укрепляют вертикальные связи.

2) Линейные отношения, в которых руководитель реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными; направлены сверху вниз и выступают в форме приказа, распоряжения и т.п. Функциональные – совещательные, направлены снизу вверх, выступают в виде совета, рекомендации и т.д.

3) Формальные связи регулируются установленными в организации целями, политикой и процедурами; служат основой для должностных инструкций. Неформальные – основаны на личностных взаимоотношениях работников.

4) Прямые связи устанавливаются между линейным руководителем и подчиненным. Косвенные – между руководителем и не подчиненным ему работником, например, начальник цеха – контролер качества.