Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
1-Практическая работа Ком Уд.docx
Скачиваний:
36
Добавлен:
21.04.2015
Размер:
302.24 Кб
Скачать

Практическое занятие 1 «Автоматизация рабочего процесса на примере оформления и регистрации командировочных удостоверений»

Рассмотрим возможную автоматизацию рабочего процесса делопроизводства на примере оформления командировочных удостоверений, ручной труд по заполнению которых рассмотрен в следующих занятиях. В этой работе последовательно описаны все этапы создания такого приложения и сам процесс автоматизации заключается в использовании электронных таблиц Excel для заполнения бланка командировочного удостоверения и последующему выводу его на печать.

Основным элементом приложения, на основании данных которого будут генерироваться командировочные удостоверения, является журнал регистрации.

В этой главе не рассматривается задача полной автоматизации ввода данных в журнал регистрации, а уделяется внимание разработке и внедрению отдельных элементов возможного облегчения труда пользователя при его заполнении.

Для создания приложения откройте новую книгу Excel и присвойте ей имя, которое будет понятно не только создавшему ее. Например, Генератор Командировочных Удостоверений, и сохраните файл на жестком диске компьютера.

В новой книге будут находиться два рабочих листа:

  • КомандировочноеУдостоверение - с лицевой и обратной стороной командировочного удостоверения;

  • ЖурналРегистрацииКУ - с журналом регистрации командировочных удостоверений.

Журнал регистрации командировочных удостоверений

Журнал регистрации представляет обыкновенную табличную базу данных, или с позиции Excel - список. Поля базы данных расположите в любом, удобном для пользователя порядке, например, как показано на рис. 4.1. и 4.2.

Рис. 4.1. Левая область журнала регистрации командировочных удостоверений на рабочем листе ЖурналРегистрацииКУ

Рис. 4.2. Правая область журнала регистрации командировочных удостоверений на рабочем листе ЖурналРегистрацииКУ

Наименование предприятия введите в ячейку А1.

Данные по каждому командировочному удостоверению размещены горизонтально в ячейках одной строки (запись базы данных), количество ячеек которой ограничена столбцами А:М (поля базы данных). По усмотрению пользователя можно вводить дополнительные поля, в зависимости от необходимости. Количество записей в списке ограничивается размерами самого рабочего листа, то есть может содержать несколько десятков тысяч. В нашем примере заполнено только несколько строк. При проектировании зададимся условием, что разрабатываемое приложение будет содержать до 200 записей. Поэтому ограничьте вертикальное расположение таблицы 200-й строкой.

Следует заметить, что применение подобного приложения на практике представляет интерес для пользователя при количестве оформляемых документов (командировок) до двух-трех тысяч в год, когда руководство предприятия считает, что данный рабочий процесс еще не нуждается в автоматизации, но тем не менее уже занимает значительную часть рабочего времени.

Один из методов ввода записей в журнал регистрации приведен в главе 2, и предполагает метод копирования заполненных строк с наиболее подходящими данными, вставку их в конец списка и последующее редактирование находящегося в ячейках этой строки текста. Это не самый оптимальный способ, но далее в книге будут предложены и другие возможные варианты, которые читатель сможет применить в этом примере по мере освоения материала.

Для удобства в работе со списком желательно использовать некоторые сервисные возможности Excel, например, закрепление областей рабочей таблицы.

Закрепление областей позволяет видеть одновременно на экране строку заголовков и, например, два левых столбца, с расположенными в них порядковым номером и фамилией. Для закрепления областей рабочей таблицы в рассматриваемом примере поместите табличный курсор в ячейку С4 и выполните команду Окно/Закрепить области.