Система управления базами данных ms Access

1. Общие сведения 2

2. Запуск программы 2

3. Главное окно MS Access 2

4. Окно базы данных 3

5. Этапы проектирования базы данных 3

6. Создание новой (пустой) базы данных 3

7. Создание таблицы 4

7.1. Определение структуры таблицы 4

7.1.1. Присвоение имен полям и выбор типа данных 4

7.1.2. Установка первичного ключа 4

7.1.3. Установка характеристик поля 5

7. 1.4. Добавление, удаление и перемещение полей 5

7.1.5. Сохранение структуры таблицы 6

7.2. Ввод записей 6

7.2.1. Переход на нужное поле или запись 6

7.2.2. Быстрый путь ввода данных 6

7.2.3. Сохранение данных 6

7.2.5. Вставка в запись рисунка или объекта 7

8. Работа с данными таблицы 7

8.1. Просмотр данных в виде формы 7

8.2. Добавление записей с помощью формы 7

8.3. Поиск и замена данных 7

8.4. Сортировка данных 8

8.5. Фильтрация данных 8

8.6. Удаление с экрана лишних данных 8

9. Фиксация столбцов 9

10. Создание простого отчета 9

11. Завершение работы MS Access 9

12. Установление связей между таблицами 10

13. Создание и открытие запроса 10

13.1. Запрос на выборку 11

13.1.1. Сортировка блоков данных в запросе 11

13.1.2. Запрос с параметром (параметрический запрос) 11

13.1.3. Вычисляемые поля в запросах 12

13.1.4. Итоговые запросы 12

13.2. Перекрестный запрос 13

13.3. Запрос на создание таблицы 14

13.4. Запрос на обновление 14

13.5. Запрос на добавление записей 14

13.6. Запрос на удаление записей 14

14. Создание форм и отчетов 15

14.1. Создание формы 15

14.1.1. Формы для связанных таблиц 16

14.2. Создание отчета 16

14.2.1. Создание почтовых наклеек 17

14.3. Создание элементов формы или отчета 17

14.4. Добавление вычисляемых выражений в формы и отчеты 18

15. Макросы 19

15.1. Создание макросов 19

15.2. Выполнение макросов 19

16. Обмен данными 20

16.1. Экспорт данных 20

16.2. Импорт данных 21

16.3. Связь с таблицами 21

17. Вывод на печать таблиц, запросов, форм и отчетов 21

17.1. Предварительный просмотр 21

17.2. Запуск процесса печати 21

18. Использование справочной системы 21

Вопросы для самопроверки 23

Контрольные задания по теме «СУБД Microsoft Access» 24

1. Общие сведения

База данных (БД) — это интегрированная совокупность взаимосвязанных данных. Обычно база данных создается для одной конкретной предметной области, организации или прикладной задачи.

Для облегчения работы с базами данных используются системы управления базами данных (СУБД, англоязычная аббревиатура DBMS — Database Management System) — специальные пакеты программ обеспечивающие ввод, поиск, хранение, пополнение, корректировку данных, формирование отчетов и ответов на запросы пользователей баз данных. СУБД также обеспечивают сохранность и перемещение данных, а также возможность их использования другими программными средствами. В настоящее время большинство экономических и информационно-справочных программных комплексов реализовано на основе применения той или иной СУБД.

MS Access — наиболее популярная на сегодняшний день СУБД для персональных компьютеров. Она представляет собой систему обслуживания реляционных баз данных с графической оболочкой. Данные в таких базах оформляются в виде одной или нескольких таблиц, состоящих из однотипных записей. Система обслуживания включает в себя ввод данных в ЭВМ, отбор данных по каким-либо признакам (критериям или параметрам), преобразование структуры данных, вывод данных, являющихся результатом решения задач в табличном или каком-либо ином удобном для пользователя виде.

MS Access позволяет создавать связанные объекты и устанавливать ссылочную целостность данных*. MS Access поддерживает встраивание OLE-объектов (Object Linking and Embedding) в рамках среды Windows.

В состав пакета MS Access входит также ряд специализированных программ, решающих отдельные задачи (так называемых «мастеров»).