Бланки документов

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.

В любой организации используют, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и, так называемый, общий бланк (на котором создаются, в основном, документы, используемые внутри организации). Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком этого вида (например, протокола). Бланки для отдельных видов документов целесообразно создавать в тех случаях, когда в организации применяется большое количество (более 200 в год) документов определенных видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.). На бланках изготавливают только первую страницу документа, все следующие страницы изготавливаются на стандартных листах бумаги.

Для бланков используют два формата бумаги А4 (210х297 мм.) и А5 (210х148 мм.), меньший формат используется для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей: левое не менее 20 мм, правое и нижнее не менее 8 мм, верхнее не менее 10 мм. Требования международных стандартов (ИСО 3535-1977) устанавливают такие же размеры полей.

По рекомендациям государственного стандарта бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета.

При направлении документа в сторонние организации использование бланка обязательно, при этом чаще всего применяется бланк письма. На бланке для писем наименование вида документа не указывается, также не принято писать “коммерческое предложение” или “деловое письмо”. После указания наименования организации на бланке для писем размещается реквизит “индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета в банке и реквизиты банка” - это блок справочной информации об организации - авторе документа, поэтому почтовый и телеграфный адреса должны быть указаны в соответствии с Почтовыми правилами.¹ Следует указывать тот номер телефона, по которому можно получить недостающую информацию (например, канцелярия, секретариат). Здесь же может быть указан номер телефакса.

Бланк письма содержит место для размещения даты и регистрационного индекса документа той организации, где он создан (заполняются при регистрации документа), а также для даты и индекса того документа, на который дается ответ. Если письмо является инициативным, т.е. одна организация обращается в другую первый раз, то вторая дата и индекс не заполняются.

Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, все реквизиты письма повторяются в бланке дважды на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 на бланках всех документов (кроме писем) должны быть проставлены коды организации-автора документа по общероссийским классификаторам технико-экономической и социальной информации.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов, или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, контроля и др.), а также для фальцовки и подшивки.

При создании бланков коммерческих организаций изложенные требования часто не используются (или используются в неполном объеме), из-за чего информация на таких бланках воспринимается с затруднением. В современной практике есть примеры, когда бланки (по составу информации) противоречат законодательным нормам, что наносит ущерб фирме, т.к. вызывает недоверие к автору документа.

Наиболее часто в оформлении бланков встречаются следующие ошибки:

- указывается только сокращенное наименование организации-автора документа, не сообщается ведомственная принадлежность и организационно-правовая форма;

- надписи бланка сделаны на двух языках, но содержат различную информацию, что затрудняет идентификацию автора;

- бланк “украшает” рисунок, который можно принять за эмблему, но он таковой не является;

- справочные данные об авторе, его местонахождение даны в минимальном объеме (или не соответствуют данным о государственной регистрации);

- реквизиты бланка расположены произвольно;

- пестрота в оформлении: лишние линии, штрихи, вензеля, другие “художественные” украшения;

- размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.